Persönlicher Assistent der Geschäftsführung

Poesis Consulting GmbH; Vorarlberg; On-site; EUR 32,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Onboarding-Programm

Mentoring

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flache Hierarchien

Job summary

Poesis Consulting GmbH sucht eine persönliche Assistenz der Geschäftsführung in Vorarlberg. Du koordinierst Termine, begleitest Immobilien- und Sanierungsthemen, organisierst Reisen und übernimmst Aufgaben, die zwischen Zuständigkeiten liegen.

Du arbeitest selbstständig, bringst Vielseitigkeit mit und übernimmst Verantwortung. Du bekommst Onboarding, Mentoring und Weiterbildung, flache Hierarchien und ein dynamisches Umfeld.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium; die Studienrichtung ist für uns weniger entscheidend als deine Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen, strukturiert zu bearbeiten und eigenständig voranzubringen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Lösungsorientiertes und sorgfältiges Arbeiten, auch bei wechselnden Anforderungen.
• Verbindliche Kommunikation, freundliche Hartnäckigkeit und absolute Diskretion.
• Bereitschaft, strategische, organisatorische und praktische Aufgaben mit derselben Selbstverständlichkeit zu übernehmen.

Responsibilities

• Termine koordinieren, Geschäftsreisen und den wöchentlichen Jour fixe vorausschauend organisieren
• Geschäftliche und private Organisationsthemen selbstständig klären und zuverlässig nachhalten
• Informationen recherchieren, Angebote vergleichen, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten und Korrespondenz aufsetzen
• Dienstleister, Werkstätten, Versicherungen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe koordinieren
• Immobilien-, Bau- und Sanierungsthemen organisatorisch begleiten, von der Terminabstimmung bis zur Rechnungskontrolle
• Das Firmenfahrzeug sowie anfallende Schadens- oder Versicherungsthemen betreuen
• Im Office dort mit anpacken, wo unkomplizierte Unterstützung gefragt ist
• Unterstützung bei Veranstaltungen, Empfang der Kunden sowie die Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Selbstständigkeit

Kommunikation

MS 365

Education

Abgeschlossenes Studium

Tools

Microsoft 365

Job description

Als persönliche Assistenz unserer Geschäftsführung bewegst du dich zwischen geschäftlichen, organisatorischen und persönlichen Themen. Du koordinierst Termine, begleitest Immobilien- und Sanierungsthemen, organisierst Reisen und kümmerst dich um die Dinge, die sonst gerne zwischen zwei Zuständigkeiten liegen bleiben. Das klingt nach einer ungewöhnlichen Mischung? Ist es auch. Deshalb suchen wir eine Person, die Freude an Vielfalt hat, Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und jede Aufgabe – ob groß oder klein, strategisch oder praktisch – mit derselben Selbstverständlichkeit angeht. Kurz: Du denkst mit, klärst und machst möglich.

Als persönliche Assistenz unserer Geschäftsführung bewegst du dich zwischen geschäftlichen, organisatorischen und persönlichen Themen. Du koordinierst Termine, begleitest Immobilien- und Sanierungsthemen, organisierst Reisen und kümmerst dich um die Dinge, die sonst gerne zwischen zwei Zuständigkeiten liegen bleiben. Das klingt nach einer ungewöhnlichen Mischung? Ist es auch. Deshalb suchen wir eine Person, die Freude an Vielfalt hat, Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und jede Aufgabe – ob groß oder klein, strategisch oder praktisch – mit derselben Selbstverständlichkeit angeht. Kurz: Du denkst mit, klärst und machst möglich.

Was dich bei uns erwartet

Poesis Consulting arbeitet dort, wo es anspruchsvoll wird. Wir beraten Unternehmen aus verschiedenen Branchen in der DACH-Region und entwickeln Lösungen, die maßgeschneidert, klar strukturiert und wirksam sind.

Für dich bedeutet das ein dynamisches und flexibles Arbeitsumfeld. Neue Projekte, Ideen und Anforderungen entstehen laufend. Nicht jeder Tag ist planbar, und nicht jede Aufgabe lässt sich im Voraus in eine Stellenbeschreibung einordnen. Du bekommst kurze Entscheidungswege, viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, die Rolle aktiv mitzuprägen.

Die Nähe zur Geschäftsführung bringt Vertrauen und Verantwortung mit sich. Du arbeitest selbstständig, stimmst dich direkt ab und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere sehr unterschiedliche Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen.

Was das für deinen Arbeitsalltag bedeutet:

• Termine, Kalender, Geschäftsreisen und den wöchentlichen Jour fixe vorausschauend organisieren
• Geschäftliche und private Organisationsthemen selbstständig klären und zuverlässig nachhalten
• Informationen recherchieren, Angebote vergleichen, Entscheidungsgrundlagen vorbereiten und Korrespondenz aufsetzen
• Dienstleister, Werkstätten, Versicherungen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe und weitere externe Stellen koordinieren
• Immobilien-, Bau- und Sanierungsthemen organisatorisch begleiten, von der Terminabstimmung bis zur Rechnungskontrolle
• Das Firmenfahrzeug sowie anfallende Schadens- oder Versicherungsthemen betreuen
• Im Office dort mit anpacken, wo unkomplizierte Unterstützung gefragt ist
• Unterstützung bei Veranstaltungen, Empfang der Kunden sowie die Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten
  

Was du idealerweise im Gepäck hast

• Du bist eine ambitionierte, flexible Persönlichkeit, die sich durch Engagement, professionelles Auftreten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Ordnungssinn und Selbstständigkeit auszeichnet
• Idealerweise abgeschlossenes Studium;die Studienrichtung ist für uns weniger entscheidend als deine Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen, strukturiert zu bearbeiten und eigenständig voranzubringen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Lösungsorientiertes und sorgfältiges Arbeiten, auch bei wechselnden Anforderungen
• Verbindliche Kommunikation, freundliche Hartnäckigkeit und absolute Diskretion
• Bereitschaft, strategische, organisatorische und praktische Aufgaben mit derselben Selbstverständlichkeit zu übernehmen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie sehr gute Deutschkenntnisse auf C1-Niveau
• Führerschein B

Für deinen Start ist alles vorbereitet

• Wir unterstützen dich von Anfang an mit einem umfassenden Onboarding-Programm und persönlichem Mentoring.
• Du erhältst Zugang zu modernen Tools und kontinuierlichen Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Wir fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung und stärken deine Kompetenzen.
• Wir bieten dir ein Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer guten Mischung aus Eigenständigkeit und Teamarbeit

Für diese Position bieten wir ein Bruttomonatsgehalt ab 3.200 € auf Vollzeitbasis. Je nach Qualifikation und positionsrelevanter Berufserfahrung ist eine entsprechende Überzahlung vorgesehen. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Langfristiges Engagement und deinen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg honorieren wir darüber hinaus zusätzlich.