Leadership Office & Event Management (w/m/d)

Hervis Sport - und Modegesellschaft m.b.H.; Wals-Siezenheim; Hybrid; EUR 32,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Aus- und Weiterbildung

Sport- & Firmenevents

Mitarbeiter- Rabatte

Home Office & flexibles Arbeiten

Unterstützung für mentales Wohlbefinde

Essenszuschuss

Job summary

Hervis Zentrale in Wals-Siezenheim sucht eine engagierte Führungsebene-Office- und Eventmanagerin bzw. -manager in Vollzeit. Du planst Termine, koordinierst zwei Geschäftsführer und gestaltest Meetings sowie Events mit Blick fürs Detail und Budget.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit und besitzt idealerweise 3+ Jahre Erfahrung im Assistenzbereich oder Eventmanagement. Diskretion, Organisationstalent, MS 365-Know-how und Englischkenntnisse runden dein Profil ab.

Qualifications

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung oder eines Studiums inklusive mindestens 3 Jahren Erfahrung in Assistenz auf Geschäftsführungsebene bzw. Eventmanagement.
• Absolutes Diskretionsverständnis und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Strukturiertes, vorausschauendes Arbeiten mit Priorisierung und zwei Schritte Vorausdenken.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Reisebereitschaft.

Responsibilities

• Termine & Dokumentation: Terminmanagement für zwei Geschäftsführer, Protokollführung und To-do-Tracking.
• Reiseorganisation: Geschäftsreisen in AT, DE und CEE; vollständige Reisekostenabrechnung.
• Meetings: Koordination interner und externer Meetings, z. B. Aufsichtsratssitzungen.
• Events & Veranstaltungen: Organisation von Townhalls, Sales-Konferenzen, Offsites und Mitarbeitenden-Events; Budgetsteuerung.
• Schnittstellen & Kommunikation: zentrale Ansprechperson für Bereichsleitungen, Stores, Partner und Berater.

Skills

Diskretion

Strukturierte Arbeitsweise

Vorausschauendes Denken

Hands-on

MS 365

Englisch (Wort/Schrift)

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS 365

Job description

Leadership Office & Event Management (w/m/d)

Hervis Zentrale Wals / Vollzeit

Du organisierst, bevor jemand fragt, hältst zwei Geschäftsführern den Rücken frei und sorgst dafür, dass Termine, Meetings und Events reibungslos laufen. Du gestaltest Struktur, die Tempo möglich macht, denkst voraus und machst aus Terminen echte Erlebnisse. Dich erwartet ein Handelsunternehmen in Transformation, mitten in der Sportbranche, mit einem Team im Aufbruch, kurzen Entscheidungswegen und echtem Gestaltungsspielraum. Dabei zählen absolute Diskretion, Eigenverantwortung und der Wille, Dinge aktiv voranzutreiben.

WAS DICH AUSMACHT

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, Lehre) oder ein Studium abgeschlossen und bringst idealerweise 3 oder mehr Jahre Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene und/oder im Eventmanagement mit.
• Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich – du gehst souverän und vertrauensvoll mit sensiblen Informationen und Themen um.
• Du arbeitest strukturiert, genau und vorausschauend, setzt schnell die richtigen Prioritäten und denkst gerne zwei Schritte weiter.
• Du bist hands-on, proaktiv und kreativ, bringst eigene Ideen ein und setzt diese eigenständig und effizient um – auch wenn es turbulent wird..´
• Du bist digital versiert, sicher in MS 365 und Collaboration-Tools und nutzt KI-Tools souverän. Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Freude daran, Menschen zusammenzubringen, sowie Reisebereitschaft runden dein Profil ab.
• Nice to have: Erfahrung in Handel, Sport oder einem Unternehmen in Transformation sowie Kenntnisse in Event-, Einladungs- oder Reisekosten-Tools und Führerschein B.

DEINE NEUE AUFGABE

• Termine & Dokumentation: Du verantwortest das Terminmanagement für zwei Geschäftsführer, koordinierst Prioritäten und sorgst für eine optimale Vorbereitung. Dafür bereitest du Präsentationen im Corporate Design auf, sorgst für eine strukturierte, digitale Ablage und eine Nachbereitung – vom Protokoll bis zum To-do-Tracking
• Reiseorganisation: Du planst Geschäftsreisen in AT, DE und CEE und kümmerst dich um die vollständige und fristgerechte Reisekostenabrechnung.
• Meetings: Du koordinierst interne und externe Meetings wie Aufsichtsratssitzungen und Partnertermine.
• Events & Veranstaltungen: Du übernimmst, in Abstimmung mit Marketing und HR, die Organisation von Townhalls, Sales-Konferenzen, Führungskräfte-Offsites und Mitarbeitenden-Events (zB Weihnachtsfeier) – von der Konzeption über Location und Dienstleister bis zur Durchführung und Budgetsteuerung.
  Außerdem unterstützt du bei Store-Openings und Partnerveranstaltungen.
• Schnittstellen & Kommunikation: Du bist zentrale Ansprechperson für Bereichsleitungen, Stores, Partner sowie externe Berater und stellst eine professionelle und absolut diskrete Zusammenarbeit sicher.

Deine Benefits

• Aus- und Weiterbildung
• Sport- & Firmenevents
• Mitarbeiter- Rabatte
• Home Office & flexible Arbeitszeiten
• Unterstützung für mentales Wohlbefinden
• Essenszuschuss

Aus gesetzlichen Gründen sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position bei jährlich EUR 35.490,– brutto liegt. Wir legen jedoch großen Wert auf deine Potenziale und Stärken. Daher passen wir dein tatsächliches Gehalt entsprechend deiner beruflichen Erfahrung und Qualifikation individuell an.