Office Manager (m/w/d) AT & CH

Merz Lifecare; Wien; Vor Ort; EUR 26.359 - 39.060; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Homeoffice Regelung

Gleitzeit

Essenszuschüsse

Rabatte und Gutscheine

Krisensicherer Arbeitsplatz

Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Ein innovatives Familienunternehmen in Wien sucht einen Office Manager (m/w/d), der das Office Management organisiert und weiterentwickelt. Die ideale Person hat mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management, vorzugsweise im Vertriebs-, Marketing- oder Healthcare-Bereich. Zu den Aufgaben zählen die Koordination von Administrationsabläufen und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Attraktive Rahmenbedingungen, einschließlich Homeoffice-Möglichkeiten und Weiterbildung, werden geboten.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management, idealerweise im Vertriebs-, Marketing- oder Healthcare-Umfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; SAP Know-how ist ein Plus.
• Kenntnisse in Arbeitnehmerschutz, Compliance, Datenschutz sind ein Plus.

Aufgaben

• Organisieren und Koordinieren aller Office- und Administrationsabläufe.
• Erstkontakt für Kund:innen, Geschäftspartner:innen und interne Kolleg:innen sicherstellen.
• Übernahme der lokalen Compliance Aktivitäten in AT & CH.
• Einhaltung aller Datenschutz Vorgaben sicherstellen.
• Erstellen, Pflegen und Aktualisieren von SOPs und Schulungssystemen.
• Vertragsmanagement und Dokumentationen übernehmen.
• Koordinieren von Firmenveranstaltungen und Travel Management.
• Betreuen von lokalen Benefits und Corporate Volunteering.

Kenntnisse

Office Management

MS-Office Kenntnisse

Deutsch & Englisch

Strukturierte Arbeitsweise

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Office Manager (m/w/d) AT & CH

Let’s Care for Life! Merz Lifecare ist ein zukunftsorientiertes Familienunternehmen mit starker Innovationskraft und bekannten Marken wie tetesept®, Merz Spezial®, SOS®, Zirkulin®, t: by tetesept®, Burgit®, Savoderm®, depilan® und Brooklyn Soap Company®. Unsere Produkte stehen für Qualität, Wirksamkeit und Vertrauen – und begleiten Menschen täglich dabei, ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden aktiv zu gestalten. Sie sind in Drogerien, Supermärkten sowie im Onlinehandel erhältlich und erfreuen sich im gesamten deutschsprachigen Raum großer Beliebtheit.

Mit einer eigenen Forschungs- und Entwicklungsabteilung sowie einer klar nachhaltig orientierten Strategie entwickeln wir Produkte, die sowohl dem Menschen als auch dem Planeten zugutekommen. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Agilität, Verantwortung und einem starken Miteinander. Das Engagement unserer Mitarbeitenden ist der Schlüssel zu unserem Wachstum und unserem Erfolg.

Möchtest auch Du an unserer Erfolgsgeschichte mitschreiben? Dann bewirb' Dich jetzt als Office Manager (m/w/d) am Standort Wien!

Warum wir verstärken

Aufgrund wunderbarer Baby‑News in unserem Team suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser Office Management am Standort Wien übernimmt und weiterentwickelt.

Was uns auszeichnet

Wir bei Merz Lifecare glauben an die Kraft vielfältiger Perspektiven. Deshalb fördern wir eine inklusive Unternehmenskultur, in der sich alle Mitarbeitenden willkommen, wertgeschätzt und ermutigt fühlen, ihr Potenzial zu entfalten. Vielfalt ist für uns ein Gewinn – sie macht unser Arbeitsumfeld lebendig, kreativ und zukunftsfähig.

Vielfalt

schätzen wir nicht nur bei unseren Marken, sondern auch bei unseren Mitarbeitenden.

Wir begrüßen daher alle Bewerbungen

unabhängig von Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion, Weltanschauung sowie ethnischer und sozialer Herkunft.

Diese Aufgaben erwarten Dich

• Du organisierst und koordinierst sämtliche Office- und Administrationsabläufe – inklusive Empfang, Gästebetreuung, Post- und Materialmanagement
• Du stellst einen professionellen Erstkontakt für Kund:innen, Geschäftspartner:innen und interne Kolleg:innen sicher
• Gemeinsam mit unserem Compliance Officer in Frankfurt übernimmst du die lokalen Compliance Aktivitäten (AT & CH) und bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende
• Mit unserem Privacy Officer in Frankfurt stellst du die Einhaltung aller Datenschutz Vorgaben in AT & CH sicher und agierst als interne wie externe Kontaktstelle (inkl. OneTrust, Vorfallmeldungen, Behördenkontakt)
• Du erstellst, pflegst und aktualisierst SOPs und Schulungssysteme in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und dem Quality Management
• Du übernimmst das Vertragsmanagement und Dokumentationen und führst Compliance-relevante Unterlagen strukturiert und gewissenhaft
• Du verantwortest das innerbetriebliche Arbeitnehmerschutzsystem und koordinierst lokale Facility- und Sicherheitsprozesse (inkl. Brandschutz Onboarding)
• Du organisierst Firmenveranstaltungen, Travel Management (AT) sowie das Fleet Management (AT & CH)
• Du betreust lokale Benefits und Corporate Volunteering

Das bringst Du bereits mit

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen
• Du bringst mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management mit – idealerweise im Vertriebs-, Marketing- oder Healthcare-Umfeld
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse; SAP Know-how ist ein Plus
• Du kommunizierst sehr gut in Deutsch & Englisch, schriftlich wie mündlich
  Kenntnisse in Arbeitnehmerschutz, Compliance, Datenschutz sind ein Plus
• Du arbeitest strukturiert, genau, selbständig und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick
• Du bist organisationsstark, serviceorientiert, teamfähig und kommunikationsfreudig
• Du arbeitest gerne interdisziplinär und findest pragmatische Lösungen

Das bieten wir Dir

Neben einem, der Qualifikation und der Anforderung entsprechantes attraktiven Gehalt bieten wir eine Reihe von zusätzlichen Benefits wie u.a. eine moderne Homeoffice und Gleitzeit Regelung, Essenszuschüsse, Rabatte und Gutscheine, einen krisensicheren Arbeitsplatz und auf die Mitarbeitenden abgestimmte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, sowie eine angenehme und teamorientierte Arbeitsatmosphäre.

Für die ausgeschriebene Position (Vollzeit: 38,5 Wochenstunden) gilt ein KV Mindestgrundgehalt von monatlich EUR 2.362,00 brutto (KV- Handel, bei Vollzeitbeschäftigung mit bis zu 3 Jahren Vordienstzeiten).

Für die ausgeschriebene Position als Office Manager:in ist ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.500,00 vorgesehen. Die konkrete Höhe orientiert sich an deiner Qualifikation und Erfahrung.