Office Manager:in & Projektassistenz – Event & Marketing (m/w/d)

GoLive Marketing GmbH; Wien; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Team-Events

Aus- und Weiterbildung

Hunde geduldet

Gute Anbindung

Job summary

GoLive Marketing GmbH sucht eine Organisationstalent, das Office eigenverantwortlich führt, die Geschäftsleitung unterstützt und dem Team im Agenturalltag den Rücken freihält. Sie behalten den Überblick bei mehreren Projekten und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen. In dieser Rolle arbeiten Sie flexibel in Wien, 1.

Bezirk, mit 30-38,5 Wochenstunden. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Office Management und in der

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management/Assistenz, idealerweise mindestens fünf Jahre.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen.

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für Team, Gäste und Geschäftspartner - persönlich, telefonisch und schriftlich.
• Eigenständige Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Bestellungen und administrativer Abläufe.
• Koordination von Infrastruktur, Facility Management und externen Dienstleistern.
• Unterstützung bei Fuhrpark, Versicherungen, Instandhaltung und Behördenagenden.
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung inklusive Termin- und Reisemanagement.
• Mitarbeit bei Ausschreibungen, Angeboten, Präsentationen und Zertifizierungen.
• Administrative Unterstützung unserer Event- und Marketingprojekte - von Recherchen und Bestellungen bis zur gelegentlichen Unterstützung vor Ort.

Skills

Office Management

MS Office

Führerschein Klasse B

Deutsch B2

Englisch B1

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Organisationstalent gesucht. Mit Überblick, Eigeninitiative und Freude an einem abwechslungsreichen Agenturalltag.

Wir sind LiveGroup. - the power of experience. Eine Agentur für Live-Marketing, Events und Markeninszenierungen. Wir schaffen Erlebnisse, die Menschen verbinden und Marken in Erinnerung halten.

Damit auch hinter den Kulissen alles rundläuft, suchen wir ein Organisationstalent, das unser Office eigenverantwortlich führt, die Geschäftsleitung unterstützt und unserem Team im Agenturalltag den Rücken freihält.

Du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Dann bist du bei uns richtig!

Office Manager:in & Projektassistenz - Event & Marketing (m/w/d)

30-38,5 Wochenstunden | Wien, 1. Bezirk | ab sofort

Deine Aufgaben - vielseitig und eigenverantwortlich

Office Management & Organisation

• Erste Anlaufstelle für Team, Gäste und Geschäftspartner - persönlich, telefonisch und schriftlich
• Eigenständige Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Bestellungen und administrativer Abläufe
• Koordination von Infrastruktur, Facility Management und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Fuhrpark, Versicherungen, Instandhaltung und Behördenagenden

Assistenz & Projektunterstützung

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung inklusive Termin- und Reisemanagement
• Mitarbeit bei Ausschreibungen, Angeboten, Präsentationen und Zertifizierungen
• Administrative Unterstützung unserer Event- und Marketingprojekte - von Recherchen und Bestellungen bis zur gelegentlichen Unterstützung vor Ort

Administration & Buchhaltung

• Belegorganisation, Rechnungsprüfung und Vorbereitung für die Buchhaltung
• Zuordnung von Rechnungen zu Projekten und Kostenstellen sowie strukturierte Dokumentenablage
• Übernahme der Funktion als Sicherheitsvertrauensperson nach entsprechender Schulung inklusive Betreuung der relevanten AUVA-Dokumentation

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise mindestens fünf Jahre
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
• Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
• Freude an Teamarbeit und einem lebendigen Agenturalltag
• Führerschein Klasse B

Ein Plus, aber kein Muss: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Geschäftsführungsassistenz oder im Agentur- und Eventumfeld.

Auch Wiedereinsteiger:innen mit entsprechender Erfahrung sind herzlich willkommen!

Das erwartet dich bei LiveGroup.

• Flexibilität: 30-38,5 Wochenstunden nach Vereinbarung
• Abwechslung & Eigenverantwortung: Vielseitige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Kreatives Umfeld: Spannende Projekte und Einblicke in außergewöhnliche Events
• Starkes Team: Flache Hierarchien, kurze Wege und echtes Miteinander
• Teamspirit: Gemeinsame Frühstücke, Kochsessions und Team-Events
• Weiterentwicklung: Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
• Vierbeinige Feel-Good-Manager: Unsere Bürohunde sind fester Bestandteil des Agenturalltags
• Top-Lage: Unser Office mitten in der Wiener Innenstadt

Gehalt

Für diese Position bieten wir ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.600 auf Vollzeitbasis (38,5 Wochenstunden). Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach deiner Qualifikation und Berufserfahrung. Eine entsprechende Überzahlung ist möglich.

LiveGroup. the power of experience.
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Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 2.600 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Marketing, PR

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: GoLive Marketing GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 30 - 38,25 Stunden

Dienstort

• Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)

Erforderliche Kenntnisse

• Office Management
• MS Office
• Führerschein Klasse B

Nice-To-Have Kenntnisse

• vorbereitende Buchhaltung
• Geschäftsführungsassistenz
• Erfahrung im Agentur- und Eventumfeld

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B1

Erforderliche Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
  30-38,5 Wochenstunden nach Vereinbarung
• Team-Events
  Gemeinsame Frühstücke, Kochsessions und Team-Events
• Aus- und Weiterbildung
  Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
• Hunde geduldet
  Vierbeinige Feel-Good-Manager: Unsere Bürohunde sind fester Bestandteil des Agenturalltags
• Gute Anbindung
  Unser Office mitten in der Wiener Innenstadt

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf