Office Management & Executive Assistant (all genders)

HS Timber Group; Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 39.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Du-Kultur

Social Benefits

Lebensmittelgutschein

Top IT-Ausstattung

Zusammenfassung

HS Timber Group sucht am Standort Wien ab sofort eine Vollzeit-Unterstützung im Office Management. Zu den Aufgaben gehören Organisation und Koordination von Terminen der Eigentümer und des Managements sowie die eigenständige Abwicklung administrativer Agenden.

Sie kommunizieren professionell auf Deutsch und Englisch, unterstützen Empfang und Gästebetreuung und wirken bei Reisen, Veranstaltungen sowie bereichsübergreifenden Abstimmungen mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS/HAK/HBLA).
• Erfahrung in Office-, Empfangs- oder Assistenzfunktionen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Professionelles Auftreten und Diskretion.
• Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise.

Aufgaben

• Organisation und Koordination von Terminen der Eigentümer und des Managements.
• Eigenständige Abwicklung administrativer Agenden im Office Management.
• Verbindliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Unterstützung im Empfangsbereich und Gästebetreuung.
• Mitwirkung bei Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bereichsübergreifenden Abstimmungen.
• Koordination von Werbemitteln – Angebotseinholung und Dokumentation.

Kenntnisse

Organisation

Koordination

Kommunikation

MS-Office

Englischkenntnisse

Empfang / Gästebetreuung

Teamfähigkeit

Stressresistenz

Eigeninitiative

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)

Tools

Office-Management-Tools

Jobbeschreibung

Bei der HS Timber Group betrachten wir unsere Arbeit aus den unterschiedlichsten Perspektiven. So entdecken wir laufend neue Wege und entwickeln innovative Lösungen für die Zukunft. Damit das so bleibt, suchen wir Menschen, die etwas bewegen wollen, sich weiterentwickeln und mit uns gemeinsam einen Beitrag für eine nachhaltige Zukunft leisten.

Was wir eigentlich tun? Mit rund 3.000 Mitarbeitenden in Österreich, Deutschland, Rumänien, Argentinien, Finnland, Lettland und Schweden verarbeiten wir Holz in höchster industrieller Perfektion und beliefern Kundinnen und Kunden auf der ganzen Welt gemäß unserer Mission \"our wood shapes the future\".

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort für unseren Standort (1040 Wien ) eine(n)

Vollzeit

DEINE Aufgaben

• Professionelle Organisation und Koordination von Terminen für die Eigentümer und das Management - inkl. vorausschauendem Kalender-, Prioritäten- und Abstimmungsmanagement sowie der Funktion als zentrale Vertrauens- und Ansprechperson
• Eigenständige Abwicklung vielfältiger administrativer und organisatorischer Agenden im Office Management mit hohem Anspruch an Servicequalität, Diskretion und Verlässlichkeit
• Verbindliche Kommunikation in Deutsch und Englisch mit internen sowie externen Ansprechpersonen, Gästen sowie Dienstleistungsunternehmen weltweit
• Unterstützung im Empfangsbereich und bei der Gästebetreuung als kompetentes Back-up in enger Abstimmung mit dem bestehenden Office-Team
• Punktuelle Mitwirkung bei der Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie bei internen Projekten, Prozessoptimierungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen
• Verantwortung für die Koordination von Werbemitteln - von Abstimmung, Angebotseinholung und Kostenübersicht bis zur laufenden Verwaltung und Dokumentation
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS / HAK / HBLA o.ä.)
• Erfahrung in einer Office-, Empfangs- Executive- oder persönlichen Assistenzfunktion
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse für eine professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld
• Gepflegtes, gewinnendes Auftreten, sehr gute Umgangsformen und Freude daran, für Menschen und Themen die passende Lösung zu finden
• Organisationstalent mit vorausschauendem Denken, genauer sowie strukturierter Arbeitsweise, dazu Stressresistenz und Verantwortungsbewusstsein
• Eigeninitiative, Umsetzungsstärke, Teamfähigkeit und Souveränität bei punktuellen Arbeitsspitzen

UNSER Angebot

• Kollegiale Atmosphäre mit \"Du-Kultur\" im gesamten Unternehmen sowie eine abwechslungsreiche Vertrauensrolle mit direktem Einblick in Management- und Eigentümeragenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit & Social Benefits (z. B. Rabatt in der firmennahen Apotheke, Zuschuss zu den Fahrtkosten der Wiener Linien)
• Pluxee-Lebensmittelgutschein im Wert von € 2,- pro Arbeitstag im Büro zur freien Verwendung
• Büro in Top-Stadtlage mit modernster IT-Ausstattung
• Nachhaltigkeit ist gelebter Unternehmenswert - ideal, wenn auch dir dieser Aspekt am Herzen liegt.
• Bruttojahresgehalt ab € 35.490,-- (All-In | Vollzeit, gemäß Einstufung KV Handel, Stufe E) mit klarer Bereitschaft zur Überzahlung, je nach Qualifikation und Berufserfahrung