Office Manager (Teilzeit, m/w/d)

SCARLETRED Holding GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Motiviertes, internationales Team

Zusammenfassung

SCARLETRED Holding GmbH sucht einen zuverlässigen Office Manager in Wien. Die Teilzeitstelle umfasst die Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen sowie die Pflege der Büroorganisation.

Die Bewerber sollten über ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation verfügen und einschlägige Berufserfahrung im Office Management mitbringen. Ein hohes Maß an Diskretion und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich. Die Anstellung erfolgt vor Ort in Wien.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung im Office Management oder in der Büroorganisation.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook).
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Beschaffung von Büromaterial und Lieferantenkoordination.
• Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen.
• Überprüfung und Pflege der Zeiterfassungsdaten.
• Koordination mit externen Dienstleistern und Behörden.
• Unterstützung bei internen Events und Meetings.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Büroorganisation

Diskretion

Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit für die Position Office Manager (Teilzeit). Sie halten den Bürobetrieb am Laufen und unterstützen die Geschäftsleitung sowie alle Abteilungen in administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Belangen.

Aufgaben

• Beschaffung von Büromaterial und betrieblichen Bedarfsartikeln inkl. Angebotsprüfung und Lieferantenkoordination
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen)
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen gemäß interner Richtlinien
• Überprüfung und Pflege der Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Abstimmung mit der Lohnverrechnung sowie Verwaltung von Urlaubsanträgen
• Prüfung, Erfassung und Kontierung eingehender Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen
• Laufende Einpflege der Belege in das Buchhaltungssystem
• Abstimmung offener Posten und Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
• Postein- und -ausgang, Ablage und Dokumentenverwaltung
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Koordination mit externen Dienstleistern und Behörden
• Unterstützung bei der Organisation von internen Events und Meetings

Anforderungen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung im Office Management oder in der Büroorganisation
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – beide Sprachen sind aufgrund unserer internationalen Ausrichtung zwingend erforderlich

Unser Angebot

• Teilzeitanstellung (20–25 Wochenstunden, nach Vereinbarung) an unserem Standort in Wien
• Motiviertes, internationales Team mit flachen Hierarchien
• Viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Moderner Arbeitsplatz im MQM 3.4, 1030 Wien
• Marktkonforme Entlohnung gemäß Kollektivvertrag, Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich

Grundvoraussetzungen

• Arbeitsort: 100 % vor Ort an unserem Hauptsitz in 1030 Wien
• Gültige EU-Arbeitsgenehmigung erforderlich

SCARLETRED ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.