Office Management

Schatz & Stöber; Wien; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Schatz & Stöber in Wien sucht eine engagierte Office Managerin / einen Office Manager, die/der das Büro organisiert und das Team unterstützt. Du empfängst Gäste, koordinierst Meetings, besorgst Materialien und sorgst für reibungslose Abläufe im daily business.

Du bringst Erfahrung in Administration oder Office Management mit, bist strukturiert, zuverlässig und sprichst gerne mit Kolleg*innen. Das schöne Büro im zweiten Bezirk bietet viel Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege.

Responsibilities

• Du kümmerst dich um unser Office, empfängst Gäste und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Termine und die Bewirtung unserer Gäste.
• Du organisierst Bestellungen, Büromaterialien, Lieferungen und alles, was unser Office am Laufen hält.
• Du kümmerst dich um Post, Pakete, Dokumente und unsere digitale Ablage.
• Du unterstützt bei Rechnungen, Belegen und der Vorbereitung unserer Buchhaltung.
• Du koordinierst Dienstleister, Reparaturen, Zutrittsverwaltung und andere organisatorische Themen.

Job description

Wir sindSchatz&Stöber. Eine unabhängige Kreativagentur in Wien.

Wir lieben gute Ideen, mutige Konzepte und Menschen, die wissen, was sie tun.

Was wir weniger lieben? Leere Kaffeemaschinen, verschwundene Pakete und organisatorisches Chaos.

Deshalb suchen wir dich.

• Keep things running.Du kümmerst dich um unser Office, empfängst Gäste und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen.
• Meetings & more.Du koordinierst Besprechungsräume, Termine und die Bewirtung unserer Gäste.
• Order, please.Du organisierst Bestellungen, Büromaterialien, Lieferungen und alles, was unser Office am Laufen hält.
• You've got mail.Du kümmerst dich um Post, Pakete, Dokumente und unsere digitale Ablage.
• Numbers & paperwork.Du unterstützt bei Rechnungen, Belegen und der Vorbereitung unserer Buchhaltung.
• Fix it before it's broken.Du koordinierst Dienstleister, Reparaturen, Zutrittsverwaltung und andere organisatorische Themen.

Du bist strukturiert, selbstständig und denkst gerne mit. Du hast Erfahrung in der Administration oder im Office Management, bist kommunikativ, zuverlässig und hast keine Angst vor Excel, Rechnungen oder fünf Dingen gleichzeitig.

Und vor allem: Du packst an, statt lange darüber zu reden.

Ein schönes Office mitten im zweiten Bezirk. Kreative Köpfe, kurze Entscheidungswege, viel Eigenverantwortung und ein Team, das gerne zusammenarbeitet. Guter Kaffee, gute Ideen und ein Weinkühlschrank inklusive. Priorities, you know.