Office & Facility Manager – Organisationstalent

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jahresticket Wiener Linien

Pluxee Gutscheine

Zusammenfassung

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH in Wien sucht eine engagierte Empfangs- und Office-Managerin/-Manager (Vollzeit). Sie betreuen Besucher, koordinieren den Empfang, Anrufe und die Bürokommunikation, organisieren Post und unterstützen Onboarding sowie die Einrichtung neuer Arbeitsplätze.

Sie arbeiten eng mit externen Dienstleistern und dem Einkauf zusammen, pflegen Datenbanken, optimieren Abläufe und tragen so zu einer professionellen Arbeitsumgebung bei.

Qualifikationen

• Erfahrung im Front Office, Office Management, Administration, Hotellerie, im Kundenservice oder in einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Eine serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit
• Eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse
• Eine Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung gefragt ist
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination, Workplace Management oder Office Administration ist von Vorteil
• eine unbefristete Vollzeitanstellung, 5-Tage-Woche
• ein Jahresticket der Wiener Linien und Pluxee Gutscheine
• die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, denen das Wohl von Mensch und Tier gleichermaßen am Herzen liegt
• ein Ambiente, in dem du mitwirkst, Fragen stellst und deine Ideen einbringst
• eine Atmosphäre, in der nach Prinzipien der Nachhaltigkeit, Gleichheit, Diversität, Inklusion und gegenseitigen Respekts gelebt und gearbeitet wird

Aufgaben

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Bewerbende, neue Mitarbeitende, Partner:innen und Lieferant:innen als erste Ansprechperson vor Ort.
• Du organisierst und betreust den Empfangsbereich, nimmst eingehende Anrufe entgegen und kümmerst dich um die allgemeine Bürokommunikation.
• Du koordinierst die Ein- und Ausgangspost, Lieferungen sowie die interne Verteilung von Korrespondenz.
• Du pflegst administrative Prozesse, Datenbanken und Bürounterlagen.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und koordinierst die Einrichtung neuer Arbeitsplätze.
• Du koordinierst Facility-Themen und bist die zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, Hausverwaltungen, Lieferanten und Wartungstechniker:innen.
• Du unterstützt im Workplace Management und trägst zu einer professionellen, angenehmen und gut organisierten Arbeitsumgebung bei.
• Du hilfst bei der Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Du behältst die Bürobestände im Blick und koordinierst Nachbestellungen gemeinsam mit dem Einkauf.

Kenntnisse

Front Office

Office Management

Administration

Kundenservice

Organisation

Kommunikation

Deutschkenntnisse (C1)

Englischkenntnisse

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH in Wien sucht eine engagierte Empfangs- und Office-Managerin/-Manager (Vollzeit). Sie betreuen Besucher, koordinieren den Empfang, Anrufe und die Bürokommunikation, organisieren Post und unterstützen Onboarding sowie die Einrichtung neuer Arbeitsplätze.

Sie arbeiten eng mit externen Dienstleistern und dem Einkauf zusammen, pflegen Datenbanken, optimieren Abläufe und tragen so zu einer professionellen Arbeitsumgebung bei.