Office Administration Support

Sportrada; Wien; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Jahreskarte Wiener Linien

Mitgliedschaften Fitnesscenter/Vereine

Job summary

Sportrada sucht eine offene Gastgeberpersönlichkeit für unser Front Office in Wien. Sie empfängt Gäste, koordiniert Meetings, sorgt für Getränke und eine optimale Meeting-Atmosphäre und unterstützt Buchhaltung sowie Personalabteilung bei administrativen Aufgaben.

Sie bringen hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse, Organisationstalent, Flexibilität und Serviceorientierung mit. Wir bieten ein zentrales Büro, Weiterbildungsangebote und attraktive Mitarbeitervorteile in einem internationalen

Qualifications

• Offene Gastgeberpersönlichkeit mit Serviceorientierung.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert.
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Gäste vor Ort empfangen und betreuen.
• Meetings koordinieren und Verpflegung sicherstellen.
• Getränke und Bewirtung bereitstellen, Räume vorbereiten.
• Admin-Aufgaben im Office, Postbearbeitung, Terminkoordination.
• Unterstützung von Buchhaltung und Personalabteilung bei Bedarf.

Skills

Gästebetreuung

Organisation

Kommunikation

Flexibilität

Kundenorientierung

Tools

MS Office

Job description

Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – und sorgst dafür, dass sich jeder Besuch besonders anfühlt.

Gastgeber aus Leidenschaft – \"First Impression Count!\"

• Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, Kunden und Mitarbeiter und repräsentierst unser Unternehmen mit deiner offenen, herzlichen und professionellen Art.
• Du sorgst für einen positiven ersten Eindruck und schaffst eine einladende Atmosphäre, in der sich unsere Gäste vom ersten Moment an willkommen und bestens betreut fühlen.
• Du übernimmst aktiv die Betreuung unserer Gäste vor, während und nach Meetings – vom persönlichen Empfang über das Anbieten von Getränken bis hin zur aufmerksamen Bewirtung.
• Du hast ein Auge fürs Detail und sorgst dafür, dass unsere Meetingräume jederzeit einladend, ordentlich und perfekt vorbereitet sind. Dazu gehören auch eine ansprechende Präsentation von Getränken und Snacks sowie das rechtzeitige Nachfüllen während Besprechungen.
• Du gehst selbstbewusst und mit Fingerspitzengefühl auf Menschen zu, erkennst, wo Unterstützung benötigt wird, und handelst eigenständig, ohne auf Aufforderungen zu warten.
• Du koordinierst Meetingräume, organisierst Verpflegung und stellst sicher, dass unsere Besprechungen und Kundenbesuche reibungslos ablaufen.

Organisation & Office Management – du behältst den Überblick!

• Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, Terminkoordination und Taxibuchungen.
• Du bearbeitest unsere täglichen Office-E-Mails und unterstützt interne sowie externe Mitarbeiter bei ihren Anliegen.
• Du koordinierst Botendienste und kümmerst dich um die Annahme und den Versand von Paketen.
• Du verwaltest unsere Pool- und Firmenfahrzeuge.
• Du organisierst die Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln und sorgst für einen gut ausgestatteten Office-Bereich.
• Du unterstützt die Buchhaltung und Personalabteilung bei vorbereitenden administrativen Tätigkeiten, wie beispielsweise Kreditkartenabrechnungen und der Ablage und Kontrolle von Krankenständenbestätigungen.

Wir suchen keine reine Empfangskraft – wir suchen eine echte Gastgeberpersönlichkeit!

• Du bist eine offene, kommunikative und herzliche Persönlichkeit, die Freude daran hat, mit Menschen in Kontakt zu treten und ihnen ein positives Erlebnis zu bereiten.
• Du gehst aktiv und selbstbewusst auf Menschen zu, fühlst dich auch in größeren Gruppen wohl und hast keine Scheu, freundlich auf Gäste zuzugehen oder dich während eines Meetings um deren Wohl zu kümmern.
• Du besitzt ein natürliches Gespür für Gastfreundschaft, Service und die kleinen Details, die einen großen Unterschied machen.
• Du erkennst selbstständig, was gerade gebraucht wird, denkst mit und packst proaktiv an.
• Du hast Freude daran, eine angenehme und repräsentative Umgebung zu schaffen – vom perfekt vorbereiteten Meetingraum bis zum liebevoll angerichteten Kaffee.
• Du überzeugst durch ein gepflegtes, professionelles Auftreten, positive Ausstrahlung und ein sicheres, freundliches Kommunikationsverhalten.
• Du bist gut organisiert, zuverlässig, flexibel und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren.
• Idealerweise bringst du Erfahrung aus dem Front Office, der Hotellerie, Gastronomie, dem gehobenen Service oder einem vergleichbaren gastorientierten Bereich mit.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da Englisch unsere Unternehmenssprache ist.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office und bringst die Bereitschaft mit, auch administrative Aufgaben gewissenhaft zu übernehmen.
• Eine abwechslungsreiche, moderne Tätigkeit in einem agilen und internationalen Umfeld, in der du mit deiner Persönlichkeit wirklich etwas bewegen kannst.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten durch unsere eAcademy, externe Schulungen und interne Sprachkurse.
• Attraktive Benefits, wie die Übernahme der Kosten für die Wiener-Linien-Jahreskarte oder Mitgliedschaften in Vereinen und Fitnesscentern.
• Ein zentral gelegenes Office im 2. Wiener Gemeindebezirk mit Padelcourt, Darts, Tischtennis, Billard, Wuzzler und Airhockey.
• Gesundheitsangebote sowie Massagen, Yoga und Pilates.
• Frisches Obst, Gebäck, Heißgetränke und Europas größte Kantine.
• Gemeinsame Teamaktivitäten wie Happy Hours, Laufwettbewerbe und Sportturniere.

Du liebst es, Gastgeber zu sein, gehst gerne auf Menschen zu und hast Freude daran, anderen mit kleinen Aufmerksamkeiten den Tag zu verschönern? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!