Management Coordination

Erste Asset Management GmbH; Wien; Hybrid; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Essenszuschüsse

Weiterbildung

Rabatte

Vielfalt & Teamgeist

Job summary

s ServiceCenter GmbH in Wien sucht eine/n Management Coordinator zur Organisation und Koordination zentraler Management- und Führungsagenden. Sie koordinieren Termine, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor und sorgen für Transparenz über laufende Themen; Sie arbeiten eng mit Führungskräften, Supporteinheiten und Bereichen zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Kalenderorganisation der Geschäftsführung, die Erstellung von Briefings, Präsentationen und Agenda-Formaten, die Nachverfolgung von

Qualifications

• Nachweisbare Erfahrung in einer Management-, Assistenz- oder Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Priorisierung
• Klare, professionelle Kommunikation auf allen Hierarchieebenen
• Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen
• Erfahrung in bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Gute Kenntnisse von MS Office, Outlook, Teams

Responsibilities

• Drehscheibe für das Managementumfeld: Kalender der Geschäftsführung organisieren, Termine vorbereiten und nachbereiten
• Informationsbeschaffung aus unterschiedlichen Bereichen, Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen, Briefings und Präsentationen
• Führung organisieren: Agenda-Erstellung unterstützen und Informationen rechtzeitig bereitstellen
• Verbindlichkeit schaffen: Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine im Blick behalten
• Bereichsübergreifende Abstimmungen koordinieren und Zusammenarbeit fördern
• Unterstützung bei Projekten und bereichsübergreifenden Initiativen

Skills

Organisationstalent

Koordinationsstärke

Kommunikationsgeschick

Analytisches Denken

Diskretion & Verlässlichkeit

Management-Support-Erfahrung

Digitale Kompetenz

Education

MS Office/Outlook/Teams

Tools

Jira

Confluence

MS Office

Outlook

Teams

Job description

• Dienstort: Vienna
• Arbeitszeitausmaß: Vollzeit
• Berufsfeld: Administration, Project management/Consulting
• Unternehmen: s ServiceCenter GmbH

Als Management Coordinator unterstützt du bei der Organisation und Koordination zentraler Management- und Führungsagenden. Du koordinierst Termine, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf, sorgst für Transparenz über laufende Themen und stellst sicher, dass Vereinbarungen verbindlich nachverfolgt werden. Dabei arbeitest du eng mit Führungskräften, Supporteinheiten und unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammen.

Was deine Rolle ausmacht:

• Drehscheibe für Managementumfeld: Du organisierst und koordinierst den Kalender der Geschäftsführung, bereitest Termine und Besprechungen vor und sorgst für eine professionelle Nachbereitung.
• Komplexes einfach machen: Du holst Informationen aus unterschiedlichen Bereichen ein, strukturierst diese und bereitest Entscheidungsunterlagen, Briefings und Präsentationen verständlich auf.
• Führung organisieren: Du koordinierst Führungs- und Steuerungsformate, unterstützt bei der Agenda-Erstellung und stellst sicher, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig vorliegen.
• Verbindlichkeit schaffen: Du behältst Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine im Blick, verfolgst Vereinbarungen nach und sorgst für Transparenz über den Umsetzungsstand.
• Zusammenarbeit fördern: Du koordinierst bereichsübergreifende Abstimmungen und unterstützt die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams, Standorten und Stakeholdern.
• Vorhaben voranbringen: Du unterstützt bei ausgewählten Projekten und bereichsübergreifenden Initiativen, koordinierst Arbeitspakete und bereitest Fortschritte sowie Entscheidungsgrundlagen auf.

Was es dazu braucht:

• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest selbstständig und strukturiert.
• Ausgeprägte Koordinationsstärke: Du verstehst es, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen und Themen zuverlässig voranzutreiben.
• Kommunikationsgeschick: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – auf allen Hierarchieebenen.
• Analytisches Denken: Du kannst komplexe Informationen strukturieren, Wesentliches herausarbeiten und adressatengerecht aufbereiten.
• Diskretion & Verlässlichkeit: Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich.
• Erfahrung im Management-Support: Du bringst idealerweise mehrere Jahre Erfahrung in einer Management-, Assistenz- oder Koordinationsfunktion mit und bewegst dich sicher in komplexen Organisationsstrukturen.
• Digitale Kompetenz: Du bist versiert im Umgang mit MS Office, Outlook, Teams und idealerweise auch mit Jira und Confluence.

Was du davon hast:

• Gehalt, eines der wichtigsten Sachen:Wir garantieren ein wettbewerbsfähiges und leistungsgerechtes Gehalt in Abhängigkeit von deiner fachlichen und persönlichen Qualifikation. Das Mindestentgelt für diese Vollzeitposition (40 h) beträgt nach dem geltenden Kollektivvertrag 50.218 Euro brutto pro Jahr bei vollständiger Erfüllung des Funktionsprofils. Diese Angabe ist reine Formalität – über dein tatsächliches Gehalt sprechen wir gerne mit dir persönlich!
• Spannende Einblicke: Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in strategische und operative Entscheidungen.
• Verantwortung mit Gestaltungsspielraum: Du übernimmst eine zentrale Rolle in der Koordination und Weiterentwicklung unserer Führungs- und Zusammenarbeitsformate.
• Benefits, die zählen: Essenszuschüsse, Weiterbildung, Rabatte und ein Arbeitsumfeld, in dem Vielfalt und Teamgeist großgeschrieben werden.
• Top-Arbeitsplatz: Moderne Infrastruktur am Erste Campus in Wien und flexible Arbeitsmöglichkeiten, die zu deinem Leben passen.