Leadership Office & Event Management (w/m/d)

HERVIS Sport- und Modegesellschaft mbH; Wals-Siezenheim; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Aus- und Weiterbildung

Sport- & Firmenevents

Mitarbeiter- Rabatte

Home Office & flexible Arbeitszeiten

Unterstützung für mentales Wohlbefinde

Essenszuschuss

Job summary

HERVIS Sport- und Modegesellschaft mbH in Salzburg sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur proaktiven Unterstützung zweier Geschäftsführer. Du strukturierst Termine, koordinierst Reisen und bringst Organisation, Diskretion und proaktives Handeln in den Arbeitsalltag ein.

Du übernimmst Meeting-Vorbereitung, Budgetübersicht und Zusammenarbeit mit Marketing, HR sowie externen Partnern. Voraussetzung: kaufmännische Ausbildung oder Studium, mehrjährige Erfahrung auf

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium abgeschlossen, idealerweise 3+ Jahre Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im Eventmanagement.
• Absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Themen und Informationen.
• Strukturiertes, vorausschauendes Arbeiten, Prioritäten setzen, zwei Schritte vorausdenken.

Responsibilities

• Terminmanagement für zwei Geschäftsführer, Prioritäten koordinieren, Vorbereitung und Protokolle.
• Reiseorganisation für AT, DE und CEE; Reisekostenabrechnung erstellen.
• Koordination interner/externer Meetings (Aufsichtsrat, Partnertermine).
• Organisation von Townhalls, Sales-Konferenzen, Führungskräfte-Offsites und Mitarbeitenden-Events; Budgetsteuerung.
• Schnittstelle zu Bereichsleitungen, Stores, Partnern und externen Beratern; diskrete Zusammenarbeit sicherstellen.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Terminmanagement

Teamkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS 365

Collaboration-Tools

KI-Tools

Job description

Du organisierst, bevor jemand fragt, hältst zwei Geschäftsführern den Rücken frei und sorgst dafür, dass Termine, Meetings und Events reibungslos laufen. Du gestaltest Struktur, die Tempo möglich macht, denkst voraus und machst aus Terminen echte Erlebnisse. Dich erwartet ein Handelsunternehmen in Transformation, mitten in der Sportbranche, mit einem Team im Aufbruch, kurzen Entscheidungswegen und echtem Gestaltungsspielraum.Dabei zählen absolute Diskretion, Eigenverantwortung und der Wille, Dinge aktiv voranzutreiben.

WAS DICH AUSMACHT

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, Lehre) oder ein Studium abgeschlossen und bringst idealerweise 3 oder mehr Jahre Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene und/oder im Eventmanagement mit.
• Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich – du gehst souverän und vertrauensvoll mit sensiblen Informationen und Themen um.
• Du arbeitest strukturiert, genau und vorausschauend, setzt schnell die richtigen Prioritäten und denkst gerne zwei Schritte weiter.
• Du bist hands-on, proaktiv und kreativ, bringst eigene Ideen ein und setzt diese eigenständig und effizient um – auch wenn es turbulent wird..´
• Du bist digital versiert, sicher in MS 365 und Collaboration-Tools und nutzt KI-Tools souverän. Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Freude daran, Menschen zusammenzubringen, sowie Reisebereitschaft runden dein Profil ab.
• Nice to have: Erfahrung in Handel, Sport oder einem Unternehmen in Transformation sowie Kenntnisse in Event-, Einladungs- oder Reisekosten-Tools und Führerschein B.

DEINE NEUE AUFGABE

• Termine & Dokumentation: Du verantwortest das Terminmanagement für zwei Geschäftsführer, koordinierst Prioritäten und sorgst für eine optimale Vorbereitung. Dafür bereitest du Präsentationen im Corporate Design auf, sorgst für eine strukturierte, digitale Ablage und eine Nachbereitung – vom Protokoll bis zum To-do-Tracking
• Reiseorganisation: Du planst Geschäftsreisen in AT, DE und CEE und kümmerst dich um die vollständige und fristgerechte Reisekostenabrechnung.
• Meetings: Du koordinierst interne und externe Meetings wie Aufsichtsratssitzungen und Partnertermine.
• Events & Veranstaltungen: Du übernimmst, in Abstimmung mit Marketing und HR, die Organisation von Townhalls, Sales-Konferenzen, Führungskräfte-Offsites und Mitarbeitenden-Events (zB Weihnachtsfeier) – von der Konzeption über Location und Dienstleister bis zur Durchführung und Budgetsteuerung. Außerdem unterstützt du bei Store-Openings und Partnerveranstaltungen.
• Schnittstellen & Kommunikation: Du bist zentrale Ansprechperson für Bereichsleitungen, Stores, Partner sowie externe Berater und stellst eine professionelle und absolut diskrete Zusammenarbeit sicher.

DEINE BENEFITS

• Aus- und Weiterbildung
• Sport- & Firmenevents
• Mitarbeiter- Rabatte
• Home Office & flexible Arbeitszeiten
• Unterstützung für mentales Wohlbefinden
• Essenszuschuss