Institutskoordinator: Personal, Raum & Projektmanagement

Universit; Wien; Hybrid; EUR 33,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote-Arbeit 50%

Inspirierendes Arbeitsklima

Team-Kultur

ÖV-Anbindung

Interne Weiterbildung

Job summary

Universität Wien sucht eine/n Institutskoordinator/in am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft. Sie verantworten Personal- und Raumkoordination, koordinieren Einstellungsverfahren und unterstützen Budgetplanung sowie interne/externe Kommunikation.

Sie arbeiten eng mit Institutsleitung, Dekanat und Dienstleistungseinrichtungen zusammen und fördern internen Wissensaustausch. Erwartet wird ein Bachelor-Abschluss bzw.

Qualifications

• Bachelor-Abschluss oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. Koordinationstätigkeit wird erwartet, idealerweise im universitären Umfeld.
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse; Arbeitssprache Deutsch/Englisch.
• Profunde IT-Kenntnisse und exzellente MS Office-Kenntnisse.
• Erfahrung mit SAP und Content-Management-Systemen (z.B. TYPO3).

Responsibilities

• Sie koordinieren Personalagenden und unterstützen die Institutsleitung bei vorausschauender Personalplanung.
• Verantwortlich für Raumplanung an Institutsstandorten in Absprache mit der Institutsleitung.
• Sie organisieren den Auswahlprozess sowie Recruiting- und Onboardingprozesse in Absprache mit der Institutsleitung bzw. Lehrstühlen.
• Koordinieren den allgemeinen Personalbereich, Anleitung von Mitarbeitenden, Einarbeitung und Personalentwicklung.
• Übernehmen Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte*r des Instituts.

Skills

Organisationsfähigkeit

Selbständig arbeiten

Teamfähigkeit

Englische Kenntnisse

Education

Bachelor-Abschluss, alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung

Tools

SAP

TYPO3

MS Office

Job description

Universität Wien sucht eine/n Institutskoordinator/in am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft. Sie verantworten Personal- und Raumkoordination, koordinieren Einstellungsverfahren und unterstützen Budgetplanung sowie interne/externe Kommunikation.

Sie arbeiten eng mit Institutsleitung, Dekanat und Dienstleistungseinrichtungen zusammen und fördern internen Wissensaustausch. Erwartet wird ein Bachelor-Abschluss bzw.