Veranstaltungskoordinator*in

Univie; Wien; Hybrid; EUR 29,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Präsenz und Homeoffice

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute öffentliche Anbindung

Vertrauen und Verantwortung

Faires Gehalt

Inspirierendes Arbeitsklima

Job summary

Universität Wien sucht eine*n Veranstaltungskoordinator*in zur Planung und Durchführung lokaler, nationaler und internationaler Veranstaltungen. Sie arbeiten eng mit Auftraggeber*innen zusammen und betreuen Workshops sowie Großveranstaltungen mit mehreren tausend Gästen.

Die Stelle ist unbefristet. Erwartet werden Kenntnisse in Veranstaltungsmanagement, Projektmanagement sowie gute Englisch- und Deutschkenntnisse; flexible Arbeitszeiten und eine hybride Arbeitsregelung werden geboten.

Qualifications

• Matura oder gleichwertiger Abschluss sowie erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung im Projektmanagement
• Sehr gute Englisch- sowie Deutsch-Kenntnisse
• Gute EDV-Kenntnisse
• Erfahrung mit Videokonferenzsystemen und/oder Online-Event-Tools

Responsibilities

• Telefonische und schriftliche Kundenanfragen serviceorientiert bearbeiten
• Kundenberatung zu Raumanforderungen, Raumsetting, technischer Ausstattung und Catering
• Verantwortung über das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement
• Komplette Abwicklung von Angeboten, Verträgen, Vor-Ort-Betreuung bis Abrechnung
• Operative Betreuung von digitalen/hybriden und Präsenz-Veranstaltungen
• Schnittstelle zwischen Universitätsleitung, Lieferanten, Technikern
• Zusammenarbeit mit Auftraggeber*innen
• Zeitliche Flexibilität und Teamfähigkeit

Skills

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Kundenberatung

Projektmanagement

Education

Matura oder gleichwertiger Abschluss

Tools

Videokonferenzsysteme

Online-Event-Tools

Job description

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Veranstaltungskoordinator*in

176 Veranstaltungsmanagement

Besetzung ab: 01.12.2026 | Stundenausmaß: 40,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Stellen ID: 6269

Die Universität Wien ist mit derzeit fast 100.000 Studierenden und ca. 10.400 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber im Wiener Raum und die größte Forschung und Bildungsinstitution Österreichs.

Ihr persönlicher Spielraum:

Das Veranstaltungsmanagement ist die zentrale Drehscheibe für den Event- und Kongressbereich der Universität Wien. Jährlich finden in den Räumen der Universität Wien, zusätzlich zum regulären Lehrbetrieb, über 1.300 Veranstaltungen statt.

In der Dienstleistungseinrichtung Veranstaltungsmanagement erwartet Sie ein attraktives, vielseitiges Betätigungsfeld mit eigenverantwortlichen Aufgabenbereichen und guten Voraussetzungen für Ihre berufliche Weiterentwicklung. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir mit Beginndatum 01.12.2026 eine*n engagierte*n

Veranstaltungskoordinator*in

Der Schwerpunkt Ihrer Aufgaben liegt in der Koordination, Planung und Durchführung von lokalen, nationalen und internationalen Veranstaltungen. Das Tätigkeitsfeld reicht von der Organisation und Durchführung von Workshops bis hin zur Umsetzung von Großveranstaltungen mit mehreren tausend Gästen. Sie arbeiten mit dem/der Auftraggeber*in zusammen und tragen durch Ihren persönlichen Einsatz zum Veranstaltungserfolg bei.

Die Stelle ist unbefristet.

Ihre Aufgaben:

• Serviceorientierte Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen
• Intensive Kundenberatung hinsichtlich Raumanforderung, Raumsetting, technischer Ausstattung sowie Cateringanforderungen
• Verantwortung über das veranstaltungsspezifische Event- bzw. Projektmanagement
• Komplette Abwicklung der Veranstaltungen von der Angebotslegung über die Vertragserstellung und vor Ort-Betruung bis hin zur Abrechnung der Veranstaltungen
• Operative Betreuung von digitalen/hybriden und Präsenz-Veranstaltungen
• Koordinative Schnittstelle zwischen den beteiligten Ansprechpartner*innen (Universitätsleitung, Lieferant*innen, Techniker*innen...)
• Matura oder gleichwertiger Abschluss sowie erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung (Veranstaltungsmanagement, Bankett, Hotellerie, Location-Management, o.ä. wünschenswert)
• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung mit Veranstaltungen an Universitäten sowie Kenntnis universitärer Strukturen
• Sehr gute Englisch- sowie Deutsch-Kenntnisse
• Gute EDV-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit Videokonferenzsystemen und/oder Online-Event-Tools sowie deren Einsatz im Zuge von hybriden oder digitalen Events
• Verlässliche Persönlichkeit mit überdurchschnittlicher Kunden- sowie Serviceorientierung, hohes Engagement, genauer Arbeitsstil, Organisationstalent, Eigeninitiative, hohe Belastbarkeit sowie zeitliche Flexibilität
• Lernbereitschaft, freundliches Auftreten, Teamfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

• Flexible Präsenz und Homeoffice Regelung: Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten in Absprache mit Ihrem Team flexibel zu gestalten und bis zu 50% remote zu arbeiten.
• Möglichkeiten zur Weiterbildung: Wir unterstützen aktiv Ihre persönliche und berufliche Entwicklung, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Fähigkeiten auszubauen und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wählen Sie aus einem umfangreichen, für Sie kostenfreien Kursangebot.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Vertrauen und Verantwortung: Wir setzen auf ein Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert. Sie haben die Möglichkeit und den Freiraum, Ihre Ideen einzubringen und eigenständig an Projekten zu arbeiten.
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Inspirierendes Arbeitsklima und Wertschätzung: Sie sind Teil eines engagierten, facettenreichen Teams mit flachen Hierarchien, das einen wertschätzenden Umgang miteinander pflegt und die Leistung des jeweils anderen anerkennt.
• Ein Umfeld, das die ökologische, ökonomische und soziale Verantwortung für eine nachhaltige Gegenwart und Zukunft wahrnimmt: Sie arbeiten an der größten deutschsprachigen Universität, die Klimaneutralität bis 2030 anstrebt, seit Herbst 2021 Mitglied in der "Allianz Nachhaltige Universitäten" ist und neben der Intensivierung des Themas Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre auch den eigenen Betrieb klimagerecht umgestaltet. In der DLE Veranstaltungsmanagement arbeiten Expert*innen für Green Meetings und Green Events, um auch hier Verantwortung zu übernehmen.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien.Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.