Institutskoordinator*in

Universit; Wien; Hybrid; EUR 33,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote-Arbeit 50%

Inspirierendes Arbeitsklima

Team-Kultur

ÖV-Anbindung

Interne Weiterbildung

Job summary

Universität Wien sucht eine/n Institutskoordinator/in am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft. Sie verantworten Personal- und Raumkoordination, koordinieren Einstellungsverfahren und unterstützen Budgetplanung sowie interne/externe Kommunikation.

Sie arbeiten eng mit Institutsleitung, Dekanat und Dienstleistungseinrichtungen zusammen und fördern internen Wissensaustausch. Erwartet wird ein Bachelor-Abschluss bzw.

Qualifications

• Bachelor-Abschluss oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. Koordinationstätigkeit wird erwartet, idealerweise im universitären Umfeld.
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse; Arbeitssprache Deutsch/Englisch.
• Profunde IT-Kenntnisse und exzellente MS Office-Kenntnisse.
• Erfahrung mit SAP und Content-Management-Systemen (z.B. TYPO3).

Responsibilities

• Sie koordinieren Personalagenden und unterstützen die Institutsleitung bei vorausschauender Personalplanung.
• Verantwortlich für Raumplanung an Institutsstandorten in Absprache mit der Institutsleitung.
• Sie organisieren den Auswahlprozess sowie Recruiting- und Onboardingprozesse in Absprache mit der Institutsleitung bzw. Lehrstühlen.
• Koordinieren den allgemeinen Personalbereich, Anleitung von Mitarbeitenden, Einarbeitung und Personalentwicklung.
• Übernehmen Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte*r des Instituts.

Skills

Organisationsfähigkeit

Selbständig arbeiten

Teamfähigkeit

Englische Kenntnisse

Education

Bachelor-Abschluss, alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung

Tools

SAP

TYPO3

MS Office

Job description

Suchen Sie nach passenden Jobs mittels Stichwort, das Sie am Ende mit einem Sternchen versehen.
Z.B. "Organ*" für Organisationsassistent*in oder "Univ*" für Universitätsassistent*in

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr leben gern? Wir suchen einen*eine

49 Fakultät für Sozialwissenschaften

Besetzung ab:01.12.2026 | Stundenausmaß:40,00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIb

Befristung bis:

Stellen ID:6259

Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft!

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Das Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft , eine Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften der Universität Wien, zählt zu den größten und forschungsstärksten kommunikationswissenschaftlichen Instituten weltweit. Hier gelangt eine Stelle als Institutskoordinator*in zur Ausschreibung. Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten operativen Bereich am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft und bilden die Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal, zur Institutsleitung, dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie den Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien.

Das machen Sie konkret

Schwerpunkt Personal und Raumkoordination

• Sie koordinieren alle Personalagenden und unterstützen die Institutsleitung bei einer vorausschauenden Personalplanung.
• Sie sind in Absprache mit der Institutsleitung maßgeblich für die Raumplanung an den Institutsstandorten verantwortlich.
• Sie organisieren und begleiten den Auswahlprozess sowie in weiterer Folge den Recruiting- und Onboardingprozess bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen in Absprache mit der Institutsleitung bzw. den jeweils zuständigen Professuren.
• Sie koordinieren die Arbeit des allgemeinen Personals am Institut und übernehmen die fachliche Anleitung (u.a. Personaleinsatz, Auslastung, Vertretungsregelungen), die Einschulung neuer Kolleg*innen sowie Planung von Schulungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen für das allgemeine Universitätspersonal.
• Sie übernehmen die Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte*r für das Institut.

Schwerpunkt Institutsorganisation

• Sie arbeiten laufend an der Optimierung der administrativen Geschäftsprozesse am Institut.
• Sie unterstützen die Institutsleitung bei der strategischen Planung/Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, interne und externe Kommunikation sowie internationale Vernetzung) und sind für die Organisation der Erhebung der für die Entscheidungen der Leitung erforderlichen Informationen und des Berichtswesens zuständig.
• Sie unterstützen die Planung und das Controlling des Institutsbudgets, eruieren den Bedarf an und budgetieren Investitionsvorhaben für das Institut und koordinieren deren Umsetzung sowie die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel.

Schwerpunkt wissenschaftliches Projektmanagement und Kommunikation

• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für die Drittmittelverwaltung auf der Ebene der Subeinheit und sind die Schnittstelle zum Drittmittelsupport der Fakultät sowie der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung.
• Sie kümmern sich eigenverantwortlich darum, dass aktuelle Informationen zu Fördergebern, Drittmittelanträgen, (nationalen wie internationalen) Calls und Ausschreibungen systematisch für alle Mitarbeiter*innen des Instituts aufbereitet werden.
• Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf der internen Kommunikation (Schnittstelle zum Dekanat und Dienstleistungseinrichtungen der Universität) und sind für die Organisation und Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts zuständig.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Bachelor-Abschluss, alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. Koordinationstätigkeit wird erwartet, wobei Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil ist
• Hervorragende Deutsch- und Englisch-Kenntnisse werden vorausgesetzt, da die Arbeitssprachen des Instituts Deutsch und Englisch sind
• Profunde IT-Kenntnisse
• Exzellente MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit SAP und Content Management-Systemen (z.B. TYPO 3)
• Selbständiger, strukturierter und proaktiver Arbeitsstil
• Sie sind ein*e „mitdenkende*r“ Teamplayer*in: Da das Administrationsteam aus rund zehn Personen besteht, ist interne Koordination essentiell.
• Eigenverantwortung: Wir freuen uns auf Persönlichkeiten mit Weitblick, die serviceorientiert und verlässlich sind, Probleme frühzeitig erkennen, gerne nach Lösungen suchen, über eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz verfügen und idealerweise Interesse an einer längerfristigen Zusammenarbeit haben.
• Bereitschaft, die internen Weiterbildungsmöglichkeiten der Universität zu nützen

Was wir bieten

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeit nach Vereinbarung auch remote (maximal 50% der Arbeitszeit) zu verrichten.

Inspirierendes Arbeitsklima

Ein erfahrenes, konstantes Team im administrativen Bereich und international ausgerichtetes Institut mit exzellenter Infrastruktur und angenehmer Arbeitsatmosphäre.

Wertschätzende Team-Kultur

Als Team treffen wir uns regelmäßig zum Austausch für Team-Meetings und diverse Aktivitäten (Team-Ausflug, Weihnachtsfeier, etc.).

Exzellente öffentliche Anbindung

Einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Wien, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar ist.

Interne Weiterbildung und Coaching

Die Universität Wien bietet eine große Auswahl an Möglichkeiten zur internen Weiterbildung und persönlichen Kompetenzerweiterung.

Vertrag und faires Gehalt: Das Brutto-Grundgehalt für die ausgeschriebene Position im Ausmaß von 100% beträgt derzeit (2026) in der Verwendungsgruppe IIIb des Gehaltsschemas für das allgemeine Universitätspersonal monatlich € 3.131,30 (basierend auf Vollzeit) und wird 14x pro Jahr ausbezahlt. Das Grundgehalt kann sich erhöhen, wenn wir tätigkeitsbezogene Vorerfahrungen anrechnen können.

Der Vertrag im Ausmaß von 40h/Woche ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird ausdrücklich angestrebt.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.