HR & Facility Coordinator (m/f/d)

Joinimagine; Wien; Hybrid; EUR 36.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office-Möglichkeit

Internationale Karrierechancen

Gratis Öffi-Ticket

Sozialleistungen

Zusammenfassung

Beiersdorf Gesellschaft mbH in Wien sucht eine erfahrene Kraft für Facility Management und HR, die Arbeitsschutzmaßnahmen koordiniert und administrative HR-Aufgaben übernimmt.

Sie arbeiten eng mit der Betriebsärztin zusammen, planen CSR-Aktivitäten, organisieren Trainings und Meetings, übernehmen Rezeption und Postbearbeitung und kommunizieren auf Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung im Facility Management und HR ideal, im Konzernumfeld.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, Bachelor oder Master).
• Hohe Verantwortungsbereitschaft, strukturierte Arbeitsweise.
• Diskretion bei personenbezogenen Themen; flexibel beim Arbeitsort.
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse; sicherer Umgang mit Büroanwendungen.

Aufgaben

• Facility Management Aufgaben, Sicherheitskoordination und Rezeption.
• Gesundheitsmaßnahmen planen und Betriebsärztin abstimmen.
• Dienstwagen/Parkplätze koordinieren, Verträge/Übersichten vorbereiten.
• HR-Prozesse implementieren und lokales Onboarding unterstützen.
• Logistik von HR-Veranstaltungen und Schulungen organisieren.
• Administrative HR-Tätigkeiten und Mitarbeiterskommunikation (DE/EN).

Kenntnisse

Facility Management

HR

Flexibilität

Deutsch/Englisch

MS Office SAP

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/Bachelor/Master)

Tools

SAP

MS Office/Google Sheets

Jobbeschreibung

Job Details

• Contract Type: Unlimited / Full-Time
• Country / City: Austria / Wien
• Company: Beiersdorf Gesellschaft mbH
• Job Function: Human Resources

Your Tasks

• Facility Management & Arbeitsschutz

  • Du setzt erforderliche Arbeitsschutzmaßnahmen in Zusammenarbeit mit der externen Sicherheitsfachkraft selbstständig um
  • Du bist dafür verantwortlich Weiterbildungen für Ersthelfer oder Sicherheitsvertrauenspersonen zu organisieren.
  • Du kümmerst dich um die Bestellabwicklung von Büromaterialien inkl. der korrekten Abwicklung in unseren Systemen
  • Du steuerst Reinigungsdienstleistungen an unserem Standort und organisierst bedarfsabhängige Maßnahmen
  • Du kümmerst dich um Reports, zB Inventur von Verbrauchsmaterialien oder das Sustainability Reporting
  • Du unterstützt bei der Koordination von Eingangs- als auch Ausgangspost
  • Du verantwortest alle weiteren Facility Management Aufgaben, wie zB Haustechnicker anfordern oder Meetingräume vorbereiten
  • Du besetzt bei Bedarf die Rezeption und wickelst eingehende Telefonate ab

  Gesundheitsmaßnahmen & HR

  • Du planst Gesundheitsmaßnahmen, stimmst dich dazu mit unserer Betriebsärztin ab und kümmerst dich um die entsprechende Organisation
  • Du koordinierst unsere Dienstwagen und Firmenparkplätze, stimmst dich mit FahrerInnen und der Leasingfirma ab, kümmerst dich um Bestellungen und bereitest Übersichten, Bewilligungen, Reportings oder Verträge vor
  • Du unterstützt bei der Umsetzung und Implementierung von HR-Prozessen und Maßnahmen
  • Du kümmerst dich um das lokale HR-Onboarding von neuen MitarbeiterInnen
  • Du planst CSR-Initiativen wie zB Care Beyond Skin Days
  • Du kümmerst dich um die Logistik von Trainings oder HR-Veranstaltungen
  • Du unterstützt bei allen administrativen HR-Tätigkeiten, wie zB Nass-Unterschriften, die Erstellung von SLAs, POs oder Templates
  • Du übernimmst die allgemeine Mitarbeiterkommunikation (in Deutsch und Englisch) und bist erste, lokale Ansprechperson zu HR-Themen
  • Du stehst im engen Austausch mit dem regionalen HR-Service Team in Polen
  • Du koordinierst Jubiläumstermine und die dazugehörige Jubiläumsfeier

Your Profile

• Erste Berufserfahrung im Bereich Facility Management und HR erforderlich, im Idealfall im Konzernumfeld
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, Bachelor oder Master)
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, strukturierte und organisierte Arbeitsweise
• Absolute Diskretion zu personalrelevanten Themen, sowohl beruflich als auch privat
• Hohes Maß an Flexibilität, sowohl zu Arbeitsthemen als auch zum Arbeitsstandort (Office oder Home-Office)
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl in Wort und Schrift
• Sehr gute Anwenderkenntnisse im Umgang mit gängigen Büroapplikationen (MS Office/Google: Excel/Sheets, PowerPoint/Slides, SAP)

Unser Angebot

• Eine spannende und vielfältige Position im regionalen Headquarter in Wien in einem motivierten und humorvollen Team
• Flexible Arbeitszeiten, Home-Office Möglichkeit und internationale Karrierechancen
• Sehr gute öffentliche Anbindung, gratis Öffi-Ticket, sowie viele andere Sozialleistungen
• Die Bezahlung richtet sich nach der Position und Ihren Qualifikationen und startet bei Brutto € 3.463,06 (Vollzeit) monatlich, eine Überzahlung ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung möglich