Executive Assistant zur Geschäftsführung – Organisation & HR

Beta Wellness HandelsgmbH; Graz; On-site; EUR 32,000 - 39,000; Full time

Job summary

Beta Wellness HandelsgmbH in Graz sucht eine verlässliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Entlastung der Geschäftsleitung und zur Organisation des Alltags am Headquarter.

Sie übernehmen HR-Administration, Onboarding/Offboarding, Dokumentenmanagement und unterstützen Versicherungen sowie Organisationsprojekte. Deutsch und Englisch sichern die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung.
• Mehrjährige Assistenz-/HR-Administration-/Office-Erfahrung.
• Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion, Prioritäten setzen.
• Gutes Deutsch, gutes Englisch für internationales Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Ablagen.
• Organisationstalent, Verlässlichkeit, eigenständiges Arbeiten.

Responsibilities

• Geschäftsführungsassistenz: Termine koordinieren, Unterlagen vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren.
• HR Administration: Personalunterlagen pflegen, Recruitingtermine organisieren, Lohnverrechnung-Schnittstelle.
• Onboarding/Offboarding koordinieren, Checklisten anwenden.
• Interne Kommunikation und Schnittstellenkoordination zwischen Headquarter, Abteilungen und Standorten.
• Dokumentenorganisation: digitale Ablage pflegen, Fristen verfolgen.
• Verbindliche Umsetzung: Unterlagen einfordern, Verzögerungen eskalieren.
• Optionaler Schwerpunkt Versicherungen: Unterlagen aktuell halten, Schadensmeldungen koordinieren.
• Organisationsprojekte: Abläufe vereinfachen, Checklisten erstellen.

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Prioritäten setzen

Freundliches Auftreten

Englischkenntnisse

Microsoft 365

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Digitale Ablagen

KI-Unterstützung

Job description

Beta Wellness HandelsgmbH in Graz sucht eine verlässliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Entlastung der Geschäftsleitung und zur Organisation des Alltags am Headquarter.

Sie übernehmen HR-Administration, Onboarding/Offboarding, Dokumentenmanagement und unterstützen Versicherungen sowie Organisationsprojekte. Deutsch und Englisch sichern die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.