Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

FOREUS; Wien; On-site; EUR 31,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsfü

Internationales Umfeld

Moderne Arbeitsmittel

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Foreus GmbH in Wien sucht eine erfahrene Executive Assistant, die die Geschäftsführung im operativen Alltag unterstützt. Du koordinierst Kalender, bereitest Meetings vor und treibst die Organisation der internationalen Geschäftsbeziehungen voran.

Du kommunizierst souverän auf Deutsch und Englisch, betreust Reisen, Korrespondenz und Präsentationen, managst Fristen und schaffst strukturierte Abläufe in einem sensiblen Umfeld.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Position.
• Idealerweise Kenntnisse in Intelligence, Security oder Risk Management.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Diskretion.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation des Kalenders der Geschäftsführung.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Meetings.
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Flügen, Hotels und Reiseabläufen.
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Besprechungsunterlagen und Dokumenten.
• Verwaltung von Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und offenen Themen.
• Zentrale Ansprechperson für interne Teams und externe Kontakte.

Skills

Executive Assistant

Internationale Erfahrung

Organisationstalent

Technische Affinität

Deutsch/Englisch Kommunikation

Tools

Office-Software

KI-Tools

Job description

FOREUS ist ein international agierender Private Intelligence Service, der Unternehmen, Rechtsanwaltskanzleien, Finanzinstitutionen und Entscheidungsträgern Zugang zu professioneller nachrichtendienstlicher Expertise, modernsten Technologien und globalen Informationsnetzwerken bietet.

Wir verbinden menschliche Expertise mit technologischer Intelligenz, um komplexe Zusammenhänge sichtbar zu machen, verborgene Risiken zu erkennen und eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen zu schaffen.

Unser Anspruch ist es, Private Intelligence neu zu definieren und als unabhängige, international führende Intelligence-Organisation neue Maßstäbe in der Informationsbeschaffung und -analyse zu setzen.

Deine Position

Wir suchen eine engagierte, diskrete und international erfahrene Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft unterstützt.

Als Executive Assistant bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, unseren internen Abteilungen, internationalen Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern.

Du sorgst für strukturierte Abläufe, koordinierst Termine, übernimmst administrative Aufgaben und hältst der Geschäftsführung im anspruchsvollen internationalen Tagesgeschäft den Rücken frei.

Da du in einem besonderen Unternehmensumfeld tätig bist, bringst du idealerweise bereits Kenntnisse aus den Bereichen Intelligence, Security, Risk Management oder internationalen Ermittlungen mit.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Terminkalenders der Geschäftsführung.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Meetings.
• Organisation von Geschäftsreisen, Flügen, Hotels und Reiseabläufen.
• Bearbeitung und Koordination der geschäftlichen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Besprechungsunterlagen und Dokumenten.
• Verwaltung von Wiedervorlagen, Fristen, Aufgaben und offenen Themen.
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Backoffice-Tätigkeiten.
• Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Geschäftspartner und externe Kontakte im Auftrag der Geschäftsführung.
• Koordination des Informationsflusses zwischen der Geschäftsführung und unseren operativen Abteilungen.
• Einholung und strukturierte Aufbereitung von Statusmeldungen zu laufenden Projekten und Mandaten.
• Organisation und Nachverfolgung interner Aufgaben und Besprechungsergebnisse.
• Unterstützung bei der Kommunikation mit internationalen Kanzleien, Unternehmen, Institutionen und Geschäftspartnern.
• Professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Durchführung allgemeiner geschäftlicher Recherchen und Informationsaufbereitung.
• Erstellung kurzer Zusammenfassungen und Briefings für die Geschäftsführung.
• Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation internationaler Projekte.
• Pflege von Kontaktdaten, internen Systemen und geschäftsrelevanten Unterlagen.
• Nutzung moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen zur effizienten Gestaltung administrativer Prozesse.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Position.
• Idealerweise berufliche Erfahrung oder fundierte Kenntnisse in den Bereichen Intelligence, Security, Corporate Investigations, Risk Management oder internationale Unternehmensberatung.
• Internationale Erfahrung und ein gutes Verständnis für wirtschaftliche, politische und sicherheitsrelevante Zusammenhänge.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
• Hohe technische Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen, Office-Software und KI-gestützten Tools.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professionelles, souveränes Auftreten und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Absolute Diskretion, Integrität, Zuverlässigkeit und Loyalität.
• Flexibilität und Bereitschaft zu gelegentlichen internationalen Dienstreisen.

Was wir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung eines international expandierenden Private-Intelligence-Unternehmens.
• Ein außergewöhnliches berufliches Umfeld an der Schnittstelle von Wirtschaft, Sicherheit, Technologie und internationalen Beziehungen.
• Abwechslungsreiche Aufgaben und Einblicke in anspruchsvolle internationale Projekte.
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege.
• Moderne digitale Arbeitsmittel und ein technologisch orientiertes Unternehmensumfeld.
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb einer wachsenden internationalen Organisation.
• Ein professionelles, dynamisches und vertrauensvolles Arbeitsumfeld.
• Attraktive Vergütung entsprechend Qualifikation und Erfahrung.

Werde Teil von FOREUS

Wir suchen eine Persönlichkeit, die vorausschauend denkt, selbstständig handelt und auch in einem anspruchsvollen internationalen Umfeld den Überblick behält.

Du verstehst, dass Vertrauen, Diskretion, Präzision und Verlässlichkeit die Grundlage einer erfolgreichen Zusammenarbeit bilden.

Vergütung

Für diese Position gilt ein Gehaltsrahmen von EUR 2,800-3,800 per month.