Executive Assistant & Office Operations Lead

SQUER; Wien; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsbudget

Leadership Academy

Meetups & Hackathons

Flexible Arbeitszeiten

EU-Workations

Kostenloses Mittagessen

MyClubs-Mitgliedschaft

JobRad

Zusammenfassung

SQUER sucht eine qualifizierte Unterstützung im Office-Management zur Verstärkung der Geschäftsführung. Sie übernehmen das Kalendermanagement, bereiten Meetings vor und nach, versenden Beschlüsse und verfolgen Actions.

Sie betreuen das Front- und Back-Office und übernehmen eigenständig Aufgaben, auch dort, wo es brennt. Der ideale Kandidat bringt IT-Affinität, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Hands-on-Mentalität mit.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer generalistischen Rolle wie Executive Assistant, Office Managerin oder Operations Managerin.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise auch unter Brennphasen; hohe Eigeninitiative.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Breite operatives Verständnis sind grundlegend.
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite sowie KI-Tools.

Aufgaben

• Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz.
• Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. Empfang.
• Erkennen von Handlungsbedarf, Entwicklung von Lösungen und Umsetzung.
• Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben.
• Anpacken, wo es gebraucht wird, auch jenseits des Jobtitels.

Kenntnisse

Executive Assistant

Office Managerin

Operations Managerin

Generalist

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Hands-on-Mentalität

Verlässlichkeit

Diskretion

Operatives Verständnis

Generalistische Kompetenz

IT-Affinität

MS Office

Google Suite

KI-Tools

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Office-Präsenz

Tools

MS Office

Google Suite

KI-Tools

Jobbeschreibung

SQUER sucht eine qualifizierte Unterstützung im Office-Management zur Verstärkung der Geschäftsführung. Sie übernehmen das Kalendermanagement, bereiten Meetings vor und nach, versenden Beschlüsse und verfolgen Actions.

Sie betreuen das Front- und Back-Office und übernehmen eigenständig Aufgaben, auch dort, wo es brennt. Der ideale Kandidat bringt IT-Affinität, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Hands-on-Mentalität mit.