Office Manager, m/w/d

Jobtailor; Wien; Vor Ort; EUR 38.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in Wien sucht eine/n Office Manager/in zur Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs, Schaffung einer professionellen Arbeitsumgebung und effizienter Alltagsprozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseplanung, Meetings und interne Events, Koordination von Lieferanten, Unterstützung von HR und Management, Empfang und Gastbetreuung; Sie bringen Ideen zur Optimierung unserer Abläufe ein.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS oder vergleichbar).
• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder Assistenz vorteilhaft.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Siche[r]tellung eines reibungslosen Office-Betriebs und einer professionellen Arbeitsumgebung.
• Organisation des Büroalltags mit effizienten Abläufen und angenehmer Arbeitsatmosphäre.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und internen Events.
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern und Bestellungen.
• Unterstützung von HR und Management bei organisatorischen Themen.
• Betreuung von Gästen und erster Ansprechpartner für Kolleg:innen in Office-Angelegenheiten.
• Einbringen eigener Ideen zur Weiterentwicklung interner Abläufe.

Kenntnisse

Office Management

Organisationsfähigkeit

Kommunikation (Deutsch/Englisch)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HAS o. Vergleichbares)

Tools

Microsoft Office (PowerPoint, Outlook)

Jobbeschreibung

• Verantwortung für den reibungslosen Office-Betrieb und ein professionelles Arbeitsumfeld
• Organisation des Büroalltags mit Blick für effiziente Abläufe und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und internen Events
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern und Bestellungen
• Unterstützung von HR und Management bei organisatorischen und administrativen Themen
• Betreuung von Gästen sowie erste Anlaufstelle für Kolleg:innen in allen Office-Angelegenheiten
• Einbringen eigener Ideen zur Weiterentwicklung und Optimierung unserer internen Abläufe

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS oder eine vergleichbare Ausbildung)
• Idealerweise mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen sowie Aufgaben eigenverantwortlich umzusetzen
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint und Outlook, sowie eine hohe Affinität für digitale Arbeitsweisen
• Sehr gute Englischkenntnisse (Englisch ist unsere Unternehmenssprache) sowie sehr gute Deutschkenntnisse für die Kommunikation mit externen Partnern.

Core Competencies

Demonstrates strong organizational skills and a proactive approach to office management, ensuring efficient operations and a positive work environment. Proficient in coordinating business travel, meetings, and events while providing excellent service and support to colleagues and guests.