Executive Assistant (m/w/d)

SQUER; Wien; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsbudget

Leadership Academy

Meetups & Hackathons

Flexible Arbeitszeiten

EU-Workations

Kostenloses Mittagessen

MyClubs-Mitgliedschaft

JobRad

Zusammenfassung

SQUER sucht eine qualifizierte Unterstützung im Office-Management zur Verstärkung der Geschäftsführung. Sie übernehmen das Kalendermanagement, bereiten Meetings vor und nach, versenden Beschlüsse und verfolgen Actions.

Sie betreuen das Front- und Back-Office und übernehmen eigenständig Aufgaben, auch dort, wo es brennt. Der ideale Kandidat bringt IT-Affinität, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Hands-on-Mentalität mit.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer generalistischen Rolle wie Executive Assistant, Office Managerin oder Operations Managerin.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise auch unter Brennphasen; hohe Eigeninitiative.
• Diskretion, Verlässlichkeit und Breite operatives Verständnis sind grundlegend.
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite sowie KI-Tools.

Aufgaben

• Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz.
• Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. Empfang.
• Erkennen von Handlungsbedarf, Entwicklung von Lösungen und Umsetzung.
• Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben.
• Anpacken, wo es gebraucht wird, auch jenseits des Jobtitels.

Kenntnisse

Executive Assistant

Office Managerin

Operations Managerin

Generalist

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Hands-on-Mentalität

Verlässlichkeit

Diskretion

Operatives Verständnis

Generalistische Kompetenz

IT-Affinität

MS Office

Google Suite

KI-Tools

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Office-Präsenz

Tools

MS Office

Google Suite

KI-Tools

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Du bist das operative Rückgrat unserer Geschäftsführung. Du hältst den Laden am Laufen, siehst Probleme bevor sie entstehen. Du liebst Struktur – und kannst auch dann Ordnung schaffen, wenn es rund um dich gerade brennt. Gleichzeitig bist du die erste Anlaufstelle im Office und prägst damit maßgeblich, wie sich SQUER für Mitarbeiter*innen und Besucher*innen anfühlt.

Deine Aufgaben

• Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz
• Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. professionellem Empfang von Gästen, Partnern und Kunden
• Erkennen von Handlungsbedarf, Entwickeln von Lösungen und eigenständige Umsetzung – ohne lange Anlaufzeit
• Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessoptimierung
• Anpacken, wo es gebraucht wird – auch wenn es mal quer zum Jobtitel liegt

Deine Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin, Operations Managerin oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch wenn es gleichzeitig von mehreren Seiten brennt
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Diskretion
• Breites operatives Verständnis, generalistische Kompetenz und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten
• Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite und KI-Tools – neue Tools lernst du dir selbstständig an
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an Office-Präsenz und persönlichem Kontakt

Deine Benefits

• Verantwortung & Eigeninitiative: Bei SQUER setzen wir auf die Eigenverantwortung unseres Teams. In unseren flachen Hierarchien zählen deine Ideen und Handlungen mehr als Titel. Übernimm Verantwortung, gestalte mit, und wachse mit uns.
• Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 € für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung.
• Spannende Herausforderungen & echter Impact: Arbeite an vielfältigen Projekten, bei denen dein Beitrag wirklich einen Unterschied macht.
• Flexibilität für Höchstleistungen: Profitiere flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen – so kannst du deine beste Leistung erbringen.
• Individuelle Ausstattung für deinen Erfolg: Wähle die Hardware, die am besten zu deinem Arbeitsstil passt und nutze unsere Auswahl an KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI, oder andere).
• Wir schätzen dich: Neben zahlreichen Benefits bieten wir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, um deinen außergewöhnlichen Einsatz zu honorieren.
• Teil einer starken Teamkultur: Zusammenarbeit und Verbindungen stehen bei uns im Mittelpunkt. Durch offene Kommunikation, gemeinsame Erfolge und inspirierende Team-Events – wie unser jährliches SQUER-Offsite – schaffen wir eine Kultur, in der sich jede:r geschätzt fühlt und gerne wächst.
• Ein Arbeitsplatz voller Extras: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großzügiger Terrasse und BBQ-Bereich, genieße ein kostenloses Mittagessen im Büro, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und wähle zwischen einem kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket. Darüber hinaus profitierst du von kostenlosen Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Mitarbeitergeschenke und ein monatliches Teamfrühstück runden dein Arbeitserlebnis ab.

Das überkollektivvertragliche Jahresbruttogehalt für diese Position bewegt sich zwischen € 55.000,– und € 75.000,– auf Vollzeitbasis (All-In). Das tatsächliche Angebot richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung.