EXECUTIVE ASSISTANT & OFFICE MANAGEMENT

BRILLIANT Communications; Salzburg; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmeneigener Parkplatz

Kurze Entscheidungswege

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Moderne Arbeitsumgebung

Job summary

BRILLIANT Communications in Salzburg sucht eine/n Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) ab 1.11.2026 in Vollzeit (38 Std.). Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, koordinieren Termine, Abläufe und interne Organisation und sorgen dafür, dass Projekte reibungslos laufen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie eine Hands-on-Mentalität mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Koordinationsfreude.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen Belangen.
• Office- und Back-Office-Management sowie Organisation des Agenturalltags.
• Termin-, Kalender- und Besprechungskoordination.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Empfang und Gästebetreuung.
• Kommunikation mit Kund:innen, Partner:innen, Lieferant:innen.
• Angebote einholen, koordinieren und vergleichen.
• Inhalte auf internen Medien, Websites und Blogs pflegen.
• Bürobedarf verwalten und Abrechnungsvorbereitung unterstützen.
• Buchhaltungsvorbereitung, Belegmanagement und Kassaführung.
• Unterstützung beim IT-Infrastrukturthema in Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigenverantwortung

Teamfähigkeit

Deutsch sicher

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

ChatGPT

Microsoft Copilot

Job description

m/w/d Salzburg.Eintritt ab 1.11.2026. 38 Std.

Organisation ist deine Superkraft? Dann sollten wir uns kennenlernen!

BRILLIANT Communications zählt zu den etablierten PR-, Kommunikations- und Eventagenturen Salzburgs. Wir entwickeln Strategien, erzählen Geschichten, schaffen Aufmerksamkeit und realisierenaußergewöhnliche Projekte für nationale und internationale Unternehmen und Brands.

Damit unser Team kreativ arbeiten und sich auf unsere Kund:innen und Projekte konzentrieren kann, braucht es im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält, Strukturen schafft und dafür sorgt,dass die vielen kleinen und großen Dinge des Agenturalltags funktionieren.

Genau dafür suchen wir dich.

Deine brill(i)ante Rolle

Als Executive Assistant & Office Manager bist du die organisatorische Drehscheibe unserer Agentur. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und unserem brill(i)anten Team zusammen und sorgstdafür, dass Termine, Abläufe, Administration und interne Organisation professionell ineinandergreifen. Du bist dabei weit mehr als klassische Assistenz: Du denkst voraus, koordinierst, erinnerst,fragst nach und bringst Dinge zuverlässig zum Abschluss. Auch wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, behältst du den Überblick – und weißt im Idealfall schon, was gebraucht wird, bevor jemanddanach fragt.

Deine brill(i)antenAufgaben

Der Schwerpunkt deiner Position liegt auf Organisation, Administration und Koordination:

• Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Office- und Back-Office-Management sowie Organisation des laufenden Agenturalltags
• Termin-, Kalender- und Besprechungskoordination
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Lieferant:innen und Dienstleister:innen
• Einholung, Koordination und Vergleich von Angeboten
• Einpflegen und Bearbeiten von Inhalten auf internen Medien, Websites und Blogs
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Drucksorten, Werbemitteln und sonstigen Agenturbedarfen
• Vorbereitung der Buchhaltung inklusive Belegmanagement, Kassaführung und Abstimmung mit unserer Steuerberatung
• Ablage, Dokumentation und Pflege interner Unterlagen und digitaler Systeme
• Unterstützung bei der Organisation unserer Hard- und Software bzw. IT-Infrastruktur in Zusammenarbeit mit externen Partner
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams
• Koordination der Medienbeobachtung bzw. des Clippingservices

Das bringst du mit

Wir suchen ausdrücklich eine Persönlichkeit, die bereits Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen und organisatorischen Positiongesammelt hat. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und genau. Du kannst priorisieren, behältst offene Aufgaben im Blick und bist es gewohnt, Dinge eigenverantwortlich nachzuverfolgen undzuverlässig abzuschließen.

Außerdem wünschen wir uns:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Freude am Koordinieren
• kaufmännisches Grundverständnis und idealerweise Grundkenntnisse in Buchhaltung und Administration
• sehr gute Deutschkenntnisse und einen sicheren schriftlichen Ausdruck
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• hohe digitale Kompetenz und Interesse an neuen Technologien
• einen selbstverständlichen Umgang mit modernen KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbaren Anwendungen
• freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftretenausgezeichnete Umgangsformen und Freude am Kontakt mit Menschen
• Diskretion, Verlässlichkeit und Eigenverantwortung
• eine echte Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, dort anzupacken, wo gerade Unterstützung gebraucht wird
• Wenn du bereits in einer PR-, Kommunikations-, Werbe- oder Eventagentur gearbeitet hast und Agenturabläufe kennst, ist das ein großes Plus – aber keine Voraussetzung.
• Gute Umgangsformen und eine kommunikative Art
• Führerschein B

Das erwartet dich bei BRILLIANT

Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz mitten in der Kommunikations- und Eventbranche, spannende Kund:innen und Projektesowie ein brill(i)antes Team, in dem kurze Wege und Eigenverantwortungsowie Wertschätzung und Teamgeist gelebt werden.

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung und unserem Team zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in unterschiedlichste Projekte und Branchen.

• eine vielseitige Position mit viel Eigenverantwortung
• direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung und Team
• spannende Projekte aus PR, Kommunikation und Events
• ein modernes, digitales Arbeitsumfeld
• den selbstverständlichen Einsatz neuer Technologien und KI-Anwendungen
• kurze Entscheidungswege
• Raum für fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• ein wertschätzendes, engagiertes Team
• Firmeneigener Parkplatz bzw. beste Anbindung an den öffentlichen Verkehr
• Bruttomonatsgehalt ab € 2.800,- auf Vollzeit-/38 Stunden-Basis, abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung. Eine entsprechende Überzahlung ist möglich.