Assistenz im Bereich Legal & Corporate Governance

smaXtec animal care GmbH; Graz; Hybrid; EUR 35,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Öffi-Zuschuss

Essenszuschuss

Firmenradl

Team-Events

Ownership-Programm

Gesundheitsangebote

Sportangebote

Job summary

Die smaXtec animal care GmbH in Graz sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung und des Head of Legal. Sie pflegen Fristen, koordinieren Termine und verantworten eine reibungslose Organisation teils rechtlicher Themen.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, managen Dokumentationen, Register, Vollmachten und koordinieren externe Partner, Behörden und Kanzleien. Anspruchsvoll, abwechslungsreich und mit Gestaltungsspielraum.

Qualifications

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbare Koordinationsrolle.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise trotz Mehrthemen.
• Ordnung in komplexe Abläufe, frühzeitiges Ansprechen von Risiken.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und des Head of Legal im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen.
• Sorgfältige und systematische Pflege gesellschaftsrechtlicher Dokumentationen, Register, Vollmachten und Nachweise.
• Organisation bereichsübergreifender Vorhaben, z. B. bei Standorten oder Weiterentwicklung der Unternehmensstruktur.
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen sowie Koordination von Kanzleien, Notariaten, Banken, Behörden und externen Partnern.
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Unterlagen, offener Punkte und Umsetzung von Entscheidungen.
• Verbesserung von Checklisten, Ablagen und wiederkehrenden Legal-/Verwaltungsprozessen: hands-on, pragmatisch und mit Nutzenblick.

Skills

Assistenz Führung

Koordination

Organisationsfähigkeit

Risikomanagement

MS Office & Tools

Englischkenntnisse

Tools

KI-Anwendungen

Digitale Tools

Job description

Du organisierst gerne, denkst mit und bringst Dinge zuverlässig zu Ende? Dann bist Du bei uns richtig.
In dieser Rolle arbeitest Du eng mit dem Head of Legal und der Geschäftsführung zusammen.
Du hältst Dokumente, Fristen und Abstimmungen auf Kurs und hilfst dabei, unsere Prozesse pragmatisch und mit Weitsicht zu entwickeln.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und des Head of Legal im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen
• Sorgfältige und systematische Pflege gesellschaftsrechtlicher Dokumentationen, Register, Vollmachten und Nachweise
• Organisation bereichsübergreifender Vorhaben, zum Beispiel im Zusammenhang mit neuen Standorten oder der Weiterentwicklung unserer Unternehmensstruktur
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen sowie Koordination von Kanzleien, Notariaten, Banken, Behörden und weitere externe Partner
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Unterlagen, offener Punkte und du sorgst dafür, dass Entscheidungen umgesetzt werden
• Verbesserung von Checklisten, Ablagen und wiederkehrende Legal- und Verwaltungsprozessen: hands-on, pragmatisch und mit Blick auf den tatsächlichen Nutzen

Was Du mitbringst

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Rechtsanwaltssekretariat, Notariat oder in einer vergleichbaren koordinierenden Rolle.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, strukturiert und zuverlässig, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Du hast Freude daran, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, Abhängigkeiten zu erkennen und Aufgaben konsequent abzuschließen.
• Du übernimmst Verantwortung, fragst nach, wenn etwas unklar ist, und sprichst Risiken oder Verzögerungen frühzeitig an.
• Du verfügst über ein gutes rechtliches und wirtschaftliches Verständnis sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Du arbeitest sicher mit MS Office und digitalen Kommunikations-, Dokumentations- und Organisationstools sowie KI-Anwendungen.
• Das ist ein Plus:Erfahrung mit Gesellschaftsrecht, Corporate Housekeeping, Notariaten/Registerstellen oder der Standardisierung und Digitalisierung von Abläufen.

Das erwartet Dich

• Eine verantwortungsvolle Rolle in Graz mit direkter Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Head of Legal sowie echtem Gestaltungsspielraum.
• Eine sinnvolle Aufgabe für Tiergesundheit und nachhaltige Landwirtschaft in einem wachsenden, internationalen Technologieunternehmen.
• Flexible Arbeitszeiten, Öffi- und Essenszuschüsse, FirmenRadl, Sport- und Gesundheitsangebote, Team-Events, uvm.
• Langfristige Perspektive durch die Beteiligung am Erfolg von smaXtec durch unser Broad Based Ownership Programm.
• Bruttomonatsgehalt ab EUR 3.400,- bei Vollzeitmit Bereitschaft zur Überzahlung je nach relevanten Erfahrung und Verantwortungsumfang.