Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Beta Wellness; Graz; Sur place; EUR 32 000 - 39 000; Plein temps

Résumé du poste

Beta Wellness sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Graz, Steiermark. Die Stelle ist flexibel zwischen Teilzeit und Vollzeit, Eintritt ab sofort.

Sie entlasten die Geschäftsführung, koordinieren Termine, pflegen Unterlagen und unterstützen HR-Prozesse sowie Onboarding/Offboarding. Sie arbeiten eng mit der Unternehmensleitung zusammen, kommunizieren abteilungsübergreifend und organisieren digitale Ablagen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, HR Administration oder Office Management.
• Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und Priorisierung.
• Sehr gutes Deutsch sowie gutes Englisch für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.

Responsabilités

• Geschäftsführungsassistenz: Termine koordnieren, Unterlagen vorbereiten und Entscheidungen dokumentieren.
• HR Administration: Personalunterlagen pflegen, Recruitingtermine organisieren und Informationsfluss sicherstellen.
• Onboarding/Offboarding: Ein- und Austritte koordinieren sowie Checklisten nutzen.
• Interne Kommunikation: Informationen bündeln, Abteilungen und Standorte abstimmen.
• Dokumentenorganisation: digitale Ablage pflegen, Fristen überwachen und Berechtigungen klären.
• Verbindliche Umsetzung: Aufgaben nachverfolgen und Eskalationen vornehmen.
• Optional: Versicherungen koordinieren und Versicherungsfälle vorbereiten.

Connaissances

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Kommunikation

Teamfähigkeit

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Graz, Steiermark | Teilzeit, Vollzeit | Eintritt: ab sofort

BETA Wellness steht für hochwertige Whirlpools, Swim Spas und Saunen. Von Graz aus organisieren wir die Zusammenarbeit unserer Standorte und entwickeln unser Geschäft weiter. Dafür suchen wir eine verlässliche, eigenständige Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im Alltag entlastet und organisatorische Themen verbindlich voranbringt.

Deine Aufgaben

• Geschäftsführungsassistenz: Termine und Besprechungen koordinieren, Unterlagen und Korrespondenz vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Aufgaben bis zur Erledigung nachhalten. Termin- und Reisekoordination einschließlich Hotelbuchungen für Mitarbeitende und Besuche aus anderen Standorten übernehmen.
• HR Administration: Personalunterlagen pflegen, Recruitingtermine organisieren und als Schnittstelle zu Führungskräften und Lohnverrechnung vollständige Informationen sicherstellen.
• Onboarding und Offboarding: Ein- und Austritte anhand klarer Checklisten koordinieren, Einarbeitungstermine abstimmen sowie Ausstattung, Zugänge und Rückgaben mit den zuständigen Stellen organisieren.
• Interne Kommunikation und Schnittstellenkoordination: als abteilungsübergreifende Anlaufstelle Informationen bündeln, organisatorische Änderungen verständlich aufbereiten und die Abstimmung zwischen Headquarter, Abteilungen und Standorten sicherstellen.
• Dokumentenorganisation: eine nachvollziehbare digitale Ablage pflegen, Versionen und Berechtigungen mit den Zuständigen abstimmen sowie Fristen und fehlende Unterlagen verfolgen.
• Verbindliche Umsetzung: Unterlagen aktiv einfordern, Zuständigkeiten klären, bei Verzögerungen nachfassen und offene Punkte rechtzeitig an die Geschäftsführung eskalieren.
• Optionaler Schwerpunkt Versicherungen: Versicherungsunterlagen aktuell halten, Schadensmeldungen vorbereiten und mit Versicherern, Maklern und internen Fachbereichen die Abwicklung samt Follow-ups koordinieren.
• Organisationsprojekte: wiederkehrende Abläufe vereinfachen, Checklisten erstellen und freigegebene digitale Werkzeuge sinnvoll einsetzen.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung; mehrjährige Erfahrung in Assistenz, HR Administration oder Office Management.
• Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und die Fähigkeit, bei mehreren parallelen Themen klare Prioritäten zu setzen.
• Freundliches, verbindliches Auftreten und die Sicherheit, auch bei Führungskräften und externen Partnern konsequent nachzufassen.
• Sehr gutes Deutsch sowie gutes Englisch für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Ablagen; Interesse an Prozessverbesserung und KI-gestützten Arbeitshilfen.
• Erfahrung mit Versicherungsfällen oder vorbereitender Personalverrechnung ist hilfreich. Entscheidend sind Organisationstalent, Verlässlichkeit und eigenständiges Arbeiten.

Was dich bei uns erwartet

• Du arbeitest direkt mit der Unternehmensleitung zusammen und übernimmst einen klaren organisatorischen Verantwortungsbereich.
• Du gestaltest Abläufe mit und siehst unmittelbar, wie deine Arbeit die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. Dein Arbeitsort ist unser Headquarter in Graz.

Gehalt & Benefits

Wir bieten ab 3.200 Euro brutto monatlich auf Vollzeitbasis mit 38,5 Wochenstunden, 14-mal jährlich; bei Teilzeit aliquot. Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine Überzahlung möglich. Ein höheres kollektivvertragliches Mindestgehalt aufgrund der Einstufung oder anrechenbarer Vordienstzeiten bleibt gewahrt.