Assistenz Gebäudemanagement & Infrastruktur

Mental Health Group; Graz; Hybrid; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Gleitzeit und HO möglich

Gesundheitsangebote

Parkplätze und gute Erreichbarkeit

Job summary

Mental Health Group in Graz Umgebung sucht Assistenz Gebäudemanagement (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen Leitung Infrastruktur, koordinieren Termine, Behördenkontakte und Bewilligungsverfahren; übernehmen kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Budgetkontrolle und Dokumentation.

Zu den Aufgaben gehören die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagements, Kostenstellen-Reporting, Erstellung von Präsentationen und Analysen für das Reporting.

Qualifications

• Abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung (HTL/HAK) oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Ausgeprägtes technisches und kaufmännisches Verständnis sowie Interesse an Infrastruktur-, Gebäude- und Facility-Themen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung Infrastruktur und Gebäudemanagement bei organisatorischen Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Behördenkontakten und Bewilligungsverfahren.
• Kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Budgetkontrolle und Dokumentation.
• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung eines zentralen Dokumentenmanagements.
• Überwachung und Auswertung von Kostenstellen sowie Erstellung von Berichten und Controlling-Auswertungen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für das Reporting.
• Unterstützung bei der Organisation und Betreuung verschiedener Facility Services (Reinigung, Sicherheit, Außenanlagen).
• Abwicklung des Bestellwesens über interne Bestellplattformen und SAP ME; Erstellung von Bedarfsanforderungen.
• Administrative Betreuung des Fahrzeugmanagements (Leihautos und Poolfahrzeuge).

Skills

Technische Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Organisationsfähigkeit

Teamorientierung

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Education

HTL/HAK-Abschluss

Tools

SAP

MS Office

Job description

Mental Health Group in Graz Umgebung sucht Assistenz Gebäudemanagement (m/w/d) in Vollzeit. Sie unterstützen Leitung Infrastruktur, koordinieren Termine, Behördenkontakte und Bewilligungsverfahren; übernehmen kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Budgetkontrolle und Dokumentation.

Zu den Aufgaben gehören die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagements, Kostenstellen-Reporting, Erstellung von Präsentationen und Analysen für das Reporting.