Assistenz Gebäudemanagement – Flexible Zeiten & Entwicklung

IVM Technical Consultants

Graz

On-site

EUR 35,000 - 42,000

Full time

6 days ago

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Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Gesundheitsangebote

Kostenlose Parkplätze

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

IVM Technical Consultants sucht eine Assistenz im Gebäudemanagement in Graz Umgebung-Ost. Die Vollzeitstelle unterstützt die Leitung Infrastruktur, koordiniert Termine und Behördenkontakte, übernimmt kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung und Budgetkontrolle und wirkt beim Dokumentenmanagement mit.

Sie verfügen über eine technische oder kaufmännische Ausbildung, erste Berufserfahrung und gute Deutsch-/Englischkenntnisse.

Qualifications

Abgeschlossene technische oder kaufmännische Ausbildung (HTL, HAK) oder eine vergleichbare Qualifikation.
Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
Ausgeprägtes technisches und kaufmännisches Verständnis sowie Interesse an Infrastruktur-, Gebäude- und Facility-Themen.
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
SAP-Kenntnisse wünschenswert.
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
Hohe Teamorientierung, Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

Unterstützung der Leitung Infrastruktur und des Gebäudemanagements bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
Koordination von Terminen, Behördenkontakten und erforderlichen Bewilligungsverfahren.
Durchführung kaufmännischer Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Budgetkontrolle und Dokumentation.
Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung eines zentralen Dokumentenmanagements.
Überwachung und Auswertung von Kostenstellen sowie Erstellung von Berichten und Controlling-Auswertungen.
Aufbereitung von Präsentationen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für das Reporting.
Unterstützung bei der Organisation und Betreuung verschiedener Facility Services, etwa Reinigung, Werkssicherheit, Außenanlagen und laufender Schriftverkehr.
Abwicklung des Bestellwesens über interne Bestellplattformen und SAP ME sowie Erstellung von Bedarfsanforderungen.
Administrative Betreuung des Fahrzeugmanagements, insbesondere Organisation und Verwaltung von Leihautos und Poolfahrzeugen.