Assistenz der Geschäftsleitung

Stranzendorf Liegenschaftsverwaltung; Wien; On-site; EUR 36,000 - 43,000; Full time

Job summary

Die Stranzendorf Liegenschaftsverwaltungs- und Vermietungs GmbH sucht eine erfahrene rechte Hand der Geschäftsführung in Wien, die zentrale Anlaufstelle im Büro wird und den Tagesablauf planvoll steuert.

Sie übernehmen klassische Sekretariats- und Assistenzaufgaben, betreiben Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, unterstützen bei der Buchhaltung, Vertragsverwaltung und Organisation, arbeiten im direkten Kontakt mit Gästen, Behörden und Partnern. Vollzeitstelle ab sofort in 1210 Wien.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HASCH, Lehre) oder vergleichbar.
• Idealerweise 10 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat/Assistenz – idealerweise im Immobilien-, Hotel- oder vergleichbarem Umfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse für Korrespondenz mit internationalen Gästen.
• Diskretion, Loyalität und verlässliche Arbeitsweise.

Responsibilities

• Klassische Sekretariats- und Assistenztätigkeiten für die Geschäftsführung
• Selbständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch (Briefe, E-Mails)
• Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, Prüfung und Aufbereitung für den Steuerberater
• Verwaltung von Verträgen, Ablage, Dokumentenmanagement
• Terminkoordination und Kalenderführung für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Verwaltung der Liegenschaften und allgemeine Büroorganisation

Skills

Sekretariat

Assistenz

Korrespondenz DE/EN

Terminkoordination

Buchhaltung

Vertragsverwaltung

Office-Anwendungen

Diskretion

Verlässlichkeit

Loyalität

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HASCH/Lehre)

Tools

Windows

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Job description

Die Stranzendorf Liegenschaftsverwaltungs- und Vermietungs GmbH ist ein eigentümergeführtes Wiener Unternehmen mit einem vielfältigen Portfolio: Wir verwalten Liegenschaften und betreiben in Wien das GrandPods Hotel sowie die Vienna GrandApartments. Bei uns ist immer etwas los – Gäste, Mieter, Handwerker, Behörden – und genau das macht die Arbeit so abwechslungsreich. Was bei uns zählt: Verlässlichkeit, Sorgfalt und ein gepflegter Umgang miteinander.

Ihre Aufgaben

Als rechte Hand der Geschäftsführung sind Sie die zentrale Anlaufstelle im Büro und sorgen mit Ihrer Erfahrung und Umsicht für einen reibungslosen Tagesablauf:

• Klassische Sekretariats- und Assistenztätigkeiten für die Geschäftsführung
• Selbständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (Briefe, E-Mails, Schriftverkehr

mit Behörden, Geschäftspartnern und Gästen)

• Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, -prüfung und -aufbereitung für den Steuerberater,

Rechnungslegung, Mahnwesen

• Verwaltung von Verträgen, Ablage, Dokumentenmanagement (digital und in Papierform)
• Telefondienst, Empfang von Gästen und Geschäftspartnern, allgemeine Büroorganisation
• Terminkoordination und Kalenderführung für die Gesch.ftsführung
• Unterstützung bei der Verwaltung der Liegenschaften (Mieterkorrespondenz,
• Allgemeine administrative Tätigkeiten, die in einem lebendigen Unternehmen anfallen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HASCH, Lehre mit einschlägiger Berufserfahrung

oder vergleichbar)

• Idealerweise 10 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat / in der Assistenz – idealerweise im Immobilien-,

Hotel- oder vergleichbarem Umfeld

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Stilsicherheit, einwandfreie Rechtschreibung)
• Gute Englischkenntnisse für die Korrespondenz mit internationalen Gästen und Geschäftspartnern
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Windows und Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Gepflegtes Auftreten, gute Umgangsformen und Freude am persönlichen Kontakt
• Belastbarkeit und ein kühler Kopf, auch wenn es einmal hektischer wird

Wir bieten Ihnen

• Eine langfristige, sichere Anstellung in einem traditionsreichen Wiener Unternehmen
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit direktem Draht zur Geschäftsführung
• Ein kleines, familiäres Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in 1210 Wien (Floridsdorf), gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Vollzeitanstellung (38,5 Std./Woche), Anwesenheit am Standort erforderlich;
• Ein marktkonformes Bruttomonatsgehalt ab € 3.500,– brutto pro Monat auf Vollzeitbasis. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist selbstverständlich vorgesehen.
• Eintritt: ab sofort