Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Schulmeister Management Consulting; St. Pölten; Hybrid; EUR 50,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice-Option

Gleitzeit

Flexible Arbeitszeiten

Langfristige Perspektive

Job summary

Schulmeister Management Consulting in St. Pölten sucht eine/n rechte Hand der Geschäftsführung, die/der das operative Tagesgeschäft steuert und als zentrale Schnittstelle fungiert.

Sie unterstützen den Geschäftsführer bei Agenden, planen Termine, bereiten Meetings vor und dokumentieren Ergebnisse. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mindestens fünf Jahre Assistenz­erfahrung, sichere MS-Office-Kompetenzen sowie Organisationstalent mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens fünf Jahre praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Sicherer Umgang mit MS-Tools und Excel
• Strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikatives und professionelles Auftreten gegenüber Führungsebene
• Hohes Maß an Diskretion und Loyalität

Responsibilities

• Sie agieren als zentrale Schnittstelle der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und unterstützen den Geschäftsführer bei unterschiedlichsten anstehenden Agenden.
• Eingehende Anliegen aus dem Unternehmen und von Seiten der Mitarbeiter:innen werden strukturiert gebündelt, bewertet und für weitere Entscheidungsprozesse aufbereitet.
• In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung übernehmen Sie die vorausschauende Termin- und Wochenplanung und stellen eine effiziente Zeitauslastung sicher.
• Sie bereiten (Strategie-)Meetings mittels passender Präsentationen und Unterlagen umfassend vor und nach und sorgen für eine strukturierte Dokumentation und Nachverfolgung.
• Analysen und Entscheidungsunterlagen für das Management erstellen Sie eigenständig und nachvollziehbar.
• Sie priorisieren Aufgaben eigenständig, arbeiten proaktiv im Tagesgeschäft mit und übernehmen bei Bedarf organisatorische sowie serviceorientierte Aufgaben.
• Als Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Stakeholdern und externen Partnern gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss.

Skills

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK)

Tools

MS-Office

Excel

Job description

Rechte Hand der Geschäftsführung | Steuerung im Tagesgeschäft | Organisation & Koordination

St. Pölten

Vollzeit

56000

Auftr.-Nr. 13103-ST

Dieses Aufgabengebiet erwartet Sie:

• Sie agieren als zentrale Schnittstelle der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und unterstützen den Geschäftsführer bei unterschiedlichsten anstehenden Agenden.
• Eingehende Anliegen aus dem Unternehmen und von Seiten der Mitarbeiter:innen werden von Ihnen strukturiert gebündelt, bewertet und für weitere Entscheidungsprozesse aufbereitet.
• In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung übernehmen Sie die vorausschauende Termin- und Wochenplanung und stellen eine effiziente Zeitauslastung sicher.
• Sie bereiten (Strategie-)Meetings mittels passender Präsentationen und Unterlagen umfassend vor und nach und sorgen für eine strukturierte Dokumentation und Nachverfolgung.
• Analysen und Entscheidungsunterlagen für das Management erstellen Sie eigenständig und für andere nachvollziehbar.
• Sie priorisieren Aufgaben eigenständig, arbeiten proaktiv im Tagesgeschäft mit und übernehmen bei Bedarf organisatorische sowie serviceorientierte Aufgaben.
• Als Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Stakeholdern und externen Partnern gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss.

Durch folgende Erfahrungen überzeugen Sie:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) oder eine vergleichbare Qualifikation; ein akademischer Hintergrund ist nicht zwingend erforderlich, wird aber gerne gesehen.
• Mindestens fünf Jahre praktischer Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion bildet die Grundlage Ihres Profils, um die beschriebenen Aufgabenbereiche selbstsicher und effizient ausführen zu können.
• Durch ihre Praxiserfahrung verfügen Sie über einen sicheren Umgang mit MS-Tools und Excel.
• Organisation ist Ihre Stärke: Sie arbeiten strukturiert, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und sind gut darin, Dringlichkeiten und Prioritäten von eingehenden Anfragen richtig einzuschätzen.
• Im Auftreten sind Sie kommunikativ, klar und gleichzeitig professionell – der Umgang mit Führungsebene und internen Stakeholdern ist Ihnen vertraut.
• Ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein prägt Ihre tägliche Arbeit im Umgang mit sensiblen Informationen.

Was Sie erwartet:

• Mitarbeit in einem in seinem Bereich führenden und erfolgreichen Unternehmen mit Stabilität.
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer mit dem Vorteil kurzer Entscheidungswege.
• Flexibles Arbeitsmodell mit Homeoffice-Option sowie Gleitzeit, wodurch sich die Arbeitszeit je nach Auslastung flexibel gestalten lässt.
• Es wird Ihnen eine langfristige Perspektive in einer stabilen und zukunftsweisenden Branche angeboten.
• Das gebotene Bruttojahresgehalt liegt mindestens bei € 56.000,--, wobei eine (auch deutliche) Überbezahlung abhängig von Qualifikationen und Erfahrung selbstverständlich ist.

Ihr zukünftiger Arbeitgeber

Unser Auftraggeber ist ein in seinem Bereich hervorragend etabliertes Unternehmen mit Unternehmenssitz nahe St. Pölten. Die vielfältigen Projekte des Unternehmens sind inzwischen nicht nur auf Österreich und Europa beschränkt, sondern finden internationale und globale Ausrichtung.