Assistent:in

Parlamentsdirektion; Wien; Vor Ort; EUR 27.000 - 32.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Monatsentgelt Mindestens 2.620,60 € br

Zusammenfassung

Parlamentsdirektion in Österreich sucht eine Assistenz (m./w./d.) mit Schwerpunkt Protokoll & Organisation sowie EU-Angelegenheiten. Sie arbeiten im Team an der Vorbereitung internationaler bzw. EU-Termine, erstellen Akten und Dokumente, verwalten Listen in MS Office und kommunizieren auch auf Englisch.

Vorzugsweise verfügen Sie über eine abgeschlossene Büroausbildung, Berufserfahrung im Assistenzbereich und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse (mind. B2). Die Stelle ist unbefristet?

Qualifikationen

• Allgemeine Voraussetzungen, siehe Parlamentsseite
• Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Englischkenntnisse B2 in Wort und Schrift
• Sehr gute IT-Kenntnisse (Word, Excel)
• Ausdrucksweise und Rechtschreibkenntnisse

Aufgaben

• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und operativen Durchführung von EU- und internationalen Terminen im österreichischen Parlament
• Administrative Unterstützung durch Erstellung von Akten und Dokumentenmanagement
• Selbstständiges Verwalten von Listen in MS Office sowie in parlamentseigenen Programmen und Datenbanken
• Eigenständige Erfassung und Dokumentation von Reisekilometern; Recherche und Datenintegrität
• Terminmanagement

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationskompetenz

Belastbarkeit

Verlässlichkeit

Ausbildung

Lehre als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Verwaltungsassistentin/Verwaltungsassistent oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistentin bzw. Assistent in den Abteilungen Protokoll & Organisation sowie EU-Angelegenheiten

Die Parlamentsdirektion versteht sich als leistungsfähige, professionelle und zukunftsorientierte Organisation zur Schaffung bestmöglicher Rahmenbedingungen für Parlamentarismus und repräsentative Demokratie. Dabei verbindet uns unsere Überzeugung für eine starke Demokratie.

Der Dienst 6 - EU und Internationales vernetzt das Parlament weltweit mit anderen politischen Institutionen und Akteuren.

Die Abteilung 6.5 - Protokoll & Organisation ist zuständig für die organisatorische Betreuung internationaler Termine der Präsidien des National- und Bundesrates, von Parlamentarierinnen und Parlamentariern sowie Beamtinnen und Beamten im In- und Ausland.

Die Abteilung 6.2 – EU-Angelegenheiten ist zuständig für die inhaltliche Betreuung der interparlamentarischen Beziehungen im Rahmen der Europäischen Union und des Hauptausschusses des Nationalrates und dessen Ständigen Unterausschusses in Angelegenheiten der Europäischen Union sowie des EU-Ausschusses des Bundesrates.

Für die Abteilung 6.5 - Protokoll und Organisation (80%) sowie für die Mitarbeit im Assistenzteam der Abteilung 6.2 – EU Angelegenheiten (20%) besetzen wir eine Stelle als

„ASSISTENTIN bzw. ASSISTENT“

im Ausmaß von 40 Wochenstunden (Vollzeit) als Arbeitskräfteüberlassung befristet bis 31. März 2028 mit ehestmöglicher Wirksamkeit.

Sie arbeiten im Team der Abteilungen an der erfolgreichen Vorbereitung und Durchführung von EU und internationalen Terminen. Außerdem übernehmen Sie klassische Assistenzaufgaben, wie die Erstellung von Akten und Dokumenten, und in der Außenkommunikation treten Sie mit diversen Stellen, wie Ministerien oder Botschaften in Kontakt. Die Erledigung dieser Aufgaben auch in englischer Sprache ist für Sie selbstverständlich.

Für diese Aufgaben verfügen Sie über (erste) berufliche Erfahrungen. Sie haben sehr gute IT-Kenntnisse und können sich sowohl in Deutsch, als auch in Englisch (B2 Minimum) sehr gut ausdrücken. Jede weitere Sprachkenntnis ist von Vorteil. Persönlich sind Sie kommunikativ, arbeiten gut im Team, sind belastbar sowie stressresilient und haben eine lösungsorientierte Hands-on-Einstellung.

Ihre Hauptaufgaben:

• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und operativen Durchführung von EU- und internationalen Terminen im österreichischen Parlament


• Administrative Unterstützung in der Form von Erstellung von Akten und Dokumentenmanagement


• Selbstständiges Verwalten von diversen Listen in MS Office sowie in parlamentseigenen Programmen und Datenbanken


• Eigenständige Erfassung und Dokumentation von Reisekilometern (Eigenständige Recherche sowie Verantwortung für die Datenintegrität)


• Terminmanagement

Erfordernisse:

Sie bringen mit:

• Allgemeine Voraussetzungen, siehe https://www.parlament.gv.at/services/jobs-karriere


• abgeschlossene Lehre als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Verwaltungsassistentin/Verwaltungsassistent oder berufsbildender mittlerer Schulabschluss oder gleichwertige Ausbildung


• Berufserfahrung im Assistenzbereich


• sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache (B2) in Wort und Schrift


• sehr gute IT-Kenntnisse (u.a. Word, Excel)


• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und Rechtschreibkenntnisse

von Vorteil:

• jede weitere Sprachkenntnis


• Berufserfahrung im öffentlichen Dienst


• Erfahrung im Kontakt mit Botschaften oder internationalen Organisationen

Ihr Profil:

• Teamfähigkeit, Kommunikationskompetenz und Belastbarkeit sind Merkmale Ihrer Persönlichkeit.


• Sie arbeiten gerne und gut im Team, sowohl als Mitglied des Abteilungsteams (bei Wahrnehmung unterschiedlicher Aufgaben), als auch des Assistenzteams (bei Wahrnehmung gleicher Aufgaben).


• Sie sind stressresilient sowie flexibel und übernehmen, wenn nötig, mehrere unterschiedliche Aufgabenstellungen gleichzeitig.


• Sie denken vernetzt, interdisziplinär und bringen die Fähigkeit zu selbständigem und lösungsorientiertem Arbeiten mit.


• Sie bringen außerdem Lernbereitschaft sowie Interesse an Außenpolitik mit.


• Ein hohes Maß an Serviceorientierung zeichnet Sie aus.


• Äquidistanz und Objektivität sind Ihnen eine Priorität.

Unser Angebot:

• Verantwortungsvolle Position mit einem spannenden und vielfältigen Aufgabengebiet


• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten und professionellen Team mit wertschätzendem Umfeld


• Ein Team, das Ihre Erfahrung und Ihren Input schätzt


• Das Monatsentgelt beträgt mindestens € € 2.620,60 brutto

Sonstige Hinweise:

Voraussetzung für den Dienstantritt ist die Bereitschaft zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung gemäß §§ 55 ff Sicherheitspolizeigesetz (SPG) bzw. eine vor Dienstantritt abgeschlossene Sicherheitsüberprüfung.

Wir weisen darauf hin, dass die Parlamentsdirektion die bekannt gegebenen sowie die in einem Auswahlverfahren entstehenden Daten zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeitet und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 280a BDG; § 88a Ausschreibungsgesetz 1989) aufbewahrt. Weitere Informationen zum Datenschutz: siehe Datenschutzhinweis.

Für den Präsidenten des Nationalrates:

MMag.a Magdalena Greiner

Leiterin des Dienstes Präsidialdienst & Services