Mitarbeiter*in Personaladministration

Diplomatische Akademie Wien; Breitenfurt bei Wien; Vor Ort; EUR 36.000 - 41.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kantine

Gute Anbindung

Zusammenfassung

Die Diplomatische Akademie Wien sucht eine/n Mitarbeiter/in Personaladministration in Vollzeit für das Büro in Wien 4. Sie betreuen den gesamten Employee Life Cycle, pflegen Stammdaten und Akten, verwalten Zeiterfassungssysteme und erstellen Reports.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit Matura, mehrjährige Erfahrung in der Administration sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Gehalt beträgt 3.444,96 EUR brutto/Monat bei 40 Wochenstunden, Arbeitsmodell vor Ort.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung mit Matura.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle oder in der Assistenz.
• Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.
• Kenntnisse in der Personalverrechnung von Vorteil.
• Kenntnisse in BMD NTCS.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Genaue und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Loyalität und Diskretion.

Aufgaben

• Assistenz bei sämtlichen administrativen Belangen des Employee Life Cycle – vom Eintritt bis zum Austritt.
• Anlage und Pflege der Personalstammdaten sowie Verwaltung der Personalakten.
• Verwaltung des Zeiterfassungssystems.
• Erstellung von Auswertungen, Personalstatistiken und Reports.
• Erstellung diverser Ad-hoc-Aufstellungen.
• Erstellung und Ablage personalrelevanter Dokumente.
• Assistenz im Personalcontrolling.
• Assistenz bei Jahresabschluss und Forecast.
• Abrechnung von Forschungsprojekten gegenüber Fördergebern.
• An- und Abmeldung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (vertretungsweise).

Kenntnisse

Personaladministration

Datenmanagement

Arbeitsrecht

Sozialversicherung

MS Office

Englischkenntnisse

Ausbildung

Wirtschaftliche Ausbildung mit Matura

HR/Personalverrechner Studium

Tools

BMD NTCS

Zeiterfassungssysteme

Personalverrechnung

Jobbeschreibung

Die Diplomatische Akademie Wien ist eine postgraduale Bildungseinrichtung, die Absolventinnen und Absolventen von Universitäten und Fachhochschulen auf eine internationale Karriere im öffentlichen Dienst und in der Wirtschaft sowie auf Führungspositionen in internationalen Organisationen und der EU vorbereitet. Die zentralen Ausbildungsinhalte betreffen internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Völker- und Europarecht, Wirtschaft, Geschichte und Sprachen.

MITARBEITER*IN PERSONALADMINISTRATION (VOLLZEIT)

IHRE AUFGABEN

• Assistenz bei sämtlichen administrativen Belangen des gesamten Employee Life Cycle - vom Eintritt bis zum Austritt
• Anlage und Pflege der Personalstammdaten sowie Verwaltung der Personalakten
• Verwaltung des Zeiterfassungssystems
• Erstellung von Auswertungen, Personalstatistiken und Reports
• Erstellung diverser Ad-hoc-Aufstellungen
• Erstellung und Ablage personalrelevanter Dokumente
• Assistenz im Personalcontrolling
• Assistenz bei Jahresabschluss und Forecast
• Abrechnung von Forschungsprojekten gegenüber Fördergebern
• An- und Abmeldung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer bei der Österreichischen Gesundheitskasse (vertretungsweise)

IHR PROFIL

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Matura, einschlägiges Studium von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle oder in der Assistenz
• Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
• Kenntnisse in der Personalverrechnung von Vorteil
• BMD-NTCS-Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Loyalität und Diskretion

UNSER ANGEBOT

• Herausforderndes und vielfältiges Aufgabengebiet
• Flache Hierarchien, offene Kommunikation
• Hauseigene Kantine
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1-Station Taubstummengasse)

Gehalt

Das Gehalt liegt bei 3.444,96 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis).

Überstunden

Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.

DIENSTANTRITT: Zum ehestmöglichen Zeitpunkt

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: 3.444,96 EUR monatlich

Positionsebene: Berufseinstieg, Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien 4. Bezirk (Wieden)

Berufsfelder: Personalwesen

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Diplomatische Akademie Wien

Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Dienstort

• Wien 4. Bezirk (Wieden)

Erforderliche Kenntnisse

• Personaladministration
• MS Office
• Personaldatenmanagement
• Zeiterfassungssysteme
• BMD NTCS
• Kenntnisse im Bereich Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
• Kenntnisse in der Personalverrechnung von Vorteil
• Erfolgreich abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung mit Matura
• einschlägiges Studium (HR oder Personalverrechner*in)

Nice-To-Have Kenntnisse

• Lohnabrechnung

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C1
• Englisch C1

Benefits

• Kantine
• Gute Anbindung

Ansprechperson

Ewelina Pokrywa