Assistenz/Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)

NEUE HEIMAT Oberösterreich; Linz; Hybrid; EUR 38.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

Essenszuschuss

Krankenzusatzversicherung

Betriebsrentenvorsorge

Prämien

Coachingangebote

Gesundheitsangebote

Zusammenfassung

NEUE HEIMAT Oberösterreich sucht ab sofort eine Sekretär:in / Assistent:in der Geschäftsführung in Linz. Sie unterstützen die Direktionsetage durch professionelles Terminmanagement, Protokolle und Reiseorganisation.

Ein dynamisches Umfeld erwartet Sie. Sie bringen mindestens 3 Jahre Erfahrung im Führungssekretariat mit, sind diskret, strukturiert und kommunizieren sicher mit internen und externen Ansprechpartnerinnen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung (mind. 3 Jahre) im Geschäftsführungssekretariat oder in einer vergleichbaren Funktion
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld und auch in informellen Abstimmungssituationen auf kurzfristige Anforderungen und spontane Prioritätsänderungen professionell zu reagieren
• Herausragendes Organisationsvermögen und strukturierte, genaue und vorausschauende Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, Outlook) und Affinität zu modernen Tools
• Durchhaltevermögen und Teamfähigkeit

Aufgaben

• Professionelles Terminmanagement sowie Koordination von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung (Tagesmappen, Protokolle, Gästebewirtung) und die Organisation von Geschäftsreisen (ca. 75%)
• Eine souveräne und serviceorientierte Kommunikation mit Geschäftsführer:innen, politischen Vertreter:innen sowie internen und externen Ansprechpartner:innen auf allen Hierarchieebenen.
• Je nach Anzahl deiner Stunden administrative Unterstützung der Stabstellen

Kenntnisse

Geschäftsführungsekretariat

Organisationstalent

MS Office

Diskretion

Teamfähigkeit

Kommunikation

Tools

MS Outlook

Excel

Word

Meeting Tools

Jobbeschreibung

Wir sind eines der führenden gemeinnützigen Wohnbauunternehmen in Oberösterreich. Kollegialität, Offenheit und das Arbeiten auf Augenhöhe sind bei uns nicht nur Schlagworte, sondern gelebter Alltag.

Unsere Mitarbeiter:innen halten zusammen und gestalten gemeinsam die Zukunft des gemeinnützigen Wohnbaus. Zur Verstärkung der Direktion suchen wir DICH ab sofort für die Position als Sekretär:in / Assistent:in der Geschäftsführung.

Zwecks Abstimmung mit deiner Kollegin ist eine Anwesenheit zu folgenden Zeiten im Büro notwendig: Mittwochvormittag, Donnerstag ganztags und Freitagvormittag.

Unser Angebot an dich

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem krisensicheren Unternehmen
• Ein herausragendes Betriebsklima geprägt von Zusammenhalt, Offenheit und Kollegialität
• Eine verantwortungsvolle Position und eine moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage in Linz
• Zusätzliche Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten (Funktionszeitmodell) und die Möglichkeit auf Homeoffice
• Diverse Benefits wie Essenszuschuss, Krankenzusatzversicherung, Betriebspensionsvorsorge, Prämien, Coachingangebote, Gesundheitsangebote und vieles mehr

Deine Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung (mind. 3 Jahre) im Geschäftsführungssekretariat oder in einer vergleichbaren Funktion
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld und auch in informellen Abstimmungssituationen auf kurzfristige Anforderungen und spontane Prioritätsänderungen professionell zu reagieren
• Herausragendes Organisationsvermögen und strukturierte, genaue und vorausschauende Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, Outlook) und Affinität zu modernen Tools
• Durchhaltevermögen und Teamfähigkeit

Dein Aufgabenbereich

Du behältst den Überblick und hast Freude daran, das Büro der Geschäftsführung optimal zu organisieren? Dann verstärke unser Direktionsteam.

Deine Aufgaben

• Professionelles Terminmanagement sowie Koordination von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung (Tagesmappen, Protokolle, Gästebewirtung) und die Organisation von Geschäftsreisen (ca. 75%)
• Eine souveräne und serviceorientierte Kommunikation mit Geschäftsführer:innen, politischen Vertreter:innen sowie internen und externen Ansprechpartner:innen auf allen Hierarchieebenen.
• Je nach Anzahl deiner Stunden administrative Unterstützung der Stabstellen

Für Fragen steht Alessandra Ottensamer auch gerne telefonisch zur Verfügung: 0732-653301-744.