Administrative Assistenz mit Veranstaltungsbezug (m/w/x) Mo-Fr, VZ/TZ

Österreichische Mensen-Betriebsges. m.b.H.; Österreich; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Flexible Arbeitsmodell

Entwicklungsperspektiven

Abwechslungsreiche Aufgaben

Eigenverantwortung

Sicheres Umfeld

Starkes Team

Mitgestaltung

Résumé du poste

Österreichische Mensen-Betriebsges. m.b.H. sucht eine Administrative Assistenz für Organisation und Service am Uni-Standort in Österreich. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Gäste, Kund:innen und Kolleg:innen und sichern reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Sie bearbeiten Anfragen, unterstützen bei Veranstaltungen und tragen mit strukturierter Arbeitsweise zur täglichen Servicequalität und Gastlichkeit bei. Flexible Arbeitszeiten und Teamwork stehen im Vordergrund.

Qualifications

• Erfahrung im administrativen Bereich bzw. Back Office oder Empfang
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Selbstständige Organisation und Priorisierung
• Professionelle, lösungsorientierte Kommunikation
• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Kundenorientierung und Servicegedanke

Responsabilités

• Administrative Abläufe koordinieren und Informationsfluss sicherstellen
• Anfragen telefonisch, per E-Mail und persönlich bearbeiten
• Rechnungen und Unterlagen erstellen und verwalten
• Feedback von Kund:innen nachverfolgen und weiterentwickeln
• Veranstaltungen planen, organisieren und unterstützen
• Interne Abstimmungen koordinieren
• Reservierungen und Serviceanfragen betreuen
• Operatives Team unterstützen

Description du poste

20-40 Wochenstunden | 5-Tage-Woche | Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Kundenkontakt und Veranstaltungsbezug

Organisation liegt dir im Blut und du behältst auch dann den Überblick, wenn viel gleichzeitig passiert?

An der TU-Wien bist du die zentrale Anlaufstelle für Gäste, Kund:innen und Kolleg:innen. Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe reibungslos funktionieren, unterstützt bei Veranstaltungen und trägst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dazu bei, dass Servicequalität und Gastlichkeit täglich erlebbar werden.

Wenn du gerne organisierst, kommunizierst und Verantwortung übernimmst, findest du hier ein vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.

Dein Verantwortungsbereich – Organisation & Service

• Administrative Drehscheibe: Du organisierst und koordinierst administrative Abläufe im Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Kundenservice mit Überblick: Du bearbeitest Anfragen telefonisch, per E-Mail und persönlich und bist erste Ansprechperson für unsere Kund:innen und Gäste.
• Rechnungen & Unterlagen: Du erstellst und verwaltest Rechnungen sowie administrative Dokumente und unterstützt damit eine verlässliche Abwicklung aller Prozesse.
• Feedbackmanagement: Du verfolgst Kundenrückmeldungen nach, bearbeitest Anliegen professionell und trägst aktiv zur Weiterentwicklung unserer Servicequalität bei.
• Veranstaltungsunterstützung: Du unterstützt bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und sorgst für einen professionellen Ablauf im Hintergrund.
• Koordination & Abstimmung: Du koordinierst interne Informationen und unterstützt bei organisatorischen Abstimmungen zwischen verschiedenen Bereichen.
• Reservierungen & Serviceanfragen: Du behältst organisatorische Aufgaben rund um Reservierungen und Kundenanfragen im Blick und sorgst für eine verlässliche Bearbeitung.
• Team-Support: Du unterstützt das operative Team bei administrativen Tätigkeiten und trägst zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit im Arbeitsalltag bei.

Das bringst du als Administrative Assistenz mit

• Erfahrung im Büroalltag: Du hast bereits im administrativen Bereich, im Back Office, am Empfang oder in vergleichbaren Tätigkeiten gearbeitet.
• Serviceorientierung: Idealerweise bringst du Erfahrung aus der Rezeption, Hotellerie oder Kundenbetreuung mit und gehst offen auf Menschen zu.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln und findest dich rasch in neue Systeme ein.
• Struktur & Genauigkeit: Du organisierst deine Aufgaben selbstständig, setzt Prioritäten sinnvoll und behältst auch in lebhaften Situationen den Überblick.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst professionell, freundlich und lösungsorientiert mit Gästen, Kund:innen und Kolleg:innen.
• Deutschkenntnisse: Du verfügst über sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die tägliche Kommunikation und administrative Aufgaben.
• Organisationstalent: Du arbeitest zuverlässig, denkst mit und erkennst, was erforderlich ist, damit Abläufe gut funktionieren.
• Teamgeist: Du schätzt Zusammenarbeit und trägst mit deiner positiven Art zu einem wertschätzenden Arbeitsumfeld bei.

Warum sich der Wechsel für dich lohnt

• Flexibles Arbeitsmodell: 5-Tage-Woche und einer guten Planbarkeit.
• Entwicklungsperspektiven: Bei entsprechender Entwicklung besteht die Möglichkeit einer Stundenaufstockung.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Dich erwartet ein vielseitiger Mix aus Administration, Kundenkontakt und Veranstaltungsorganisation.
• Eigenverantwortung: Du arbeitest selbstständig und kannst deine Ideen und dein Organisationstalent aktiv einbringen.
• Sicheres Umfeld: Du wirst Teil eines modernen Universitätsstandorts mit langfristiger Perspektive.
• Starkes Team: Ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein wertschätzender Umgang bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
• Mitgestaltung erwünscht: Deine Ideen und dein Einsatz tragen direkt zur Weiterentwicklung unserer Service- und Gastlichkeitskultur bei.

Wir uns darauf, dich kennenzulernen.