Admin Analyst & Recepcionist Venezuela

Damco Spain SL; Caracas; Híbrido; VES 13.511.000 - 21.617.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Maersk Venezuela busca un Admin Analyst and Receptionist para liderar la operación administrativa de la oficina, asegurando el funcionamiento eficiente y el soporte a múltiples áreas. La posición ofrece interacción constante con equipos y stakeholders locales e internacionales, con responsabilidad sobre gastos, inventarios y organización de eventos.

Se requiere experiencia en funciones administrativas, gestión de proveedores y procesos P2P, manejo de información sensible y dominio de Microsoft

Formación

• Experiencia en funciones administrativas y atención a clientes internos.
• Conocimiento práctico de procesos Procure-to-Pay (P2P).
• Gestión y relacionamiento con proveedores.
• Facturación, administración de presupuestos y compras.
• Capacidad para coordinar múltiples actividades y áreas.
• Toma de decisiones proactiva y gestión de prioridades.
• Organización de eventos corporativos y actividades internas.
• Manejo de información confidencial con criterio profesional.
• Excelente comunicación, orientación al servicio y trabajo en equipo.
• Dominio de MS Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint) y Canva.
• Experiencia con SAP y ServiceNow.
• Inglés intermedio deseable.

Responsabilidades

• Gestionar procesos administrativos, financieros y de compras.
• Coordinar procesamiento de facturas, pagos a proveedores y documentación.
• Administrar proveedores, contratos, activos e inventarios.
• Supervisar gastos administrativos y apoyar el presupuesto de la estación.
• Coordinar viajes, hospedajes y logística para visitantes.
• Organizar reuniones y eventos corporativos y reconocimientos.
• Brindar soporte administrativo transversal a las áreas en Venezuela.
• Gestionar y proteger información confidencial y cumplimiento de políticas.
• Supervisar servicios generales e infraestructura de oficina.
• Administrar activos fijos y apoyar auditoría y control documental.
• Elaborar reportes e indicadores para la toma de decisiones.
• Recibir y orientar visitantes, proveedores y clientes.
• Colaborar con equipos regionales y funciones corporativas para ejecutar procesos.

Conocimientos

Administrative support

Procure-to-Pay (P2P)

Vendor management

Budgeting

Event organization

Confidential information handling

MS Office

Canva

SAP

ServiceNow

English (intermediate)

Herramientas

SAP

ServiceNow

Descripción del empleo

Tenemos una visión que va más allá del océano: integrar la logística de contenedores, conectando y simplificando la cadena de suministro de nuestros clientes. ¡Contamos con nuestras personas para hacer esto realidad!

Buscamos un(a)Admin Analyst and Receptionist para desempeñar un papel fundamental en la operación administrativa de Maersk en Venezuela. Esta posición será responsable de garantizar el funcionamiento eficiente de la oficina, brindar soporte a múltiples áreas del negocio y contribuir a una experiencia positiva para colaboradores, clientes, proveedores y visitantes.

Se trata de una posición de alta visibilidad e impacto local, con interacción constante con diferentes equipos y stakeholders. Buscamos una persona que combine capacidad organizativa, autonomía para la toma de decisiones, orientación al servicio y habilidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico e internacional.

Principales responsabilidades:

• Gestionar procesos administrativos, financieros y de compras de la organización.
• Coordinar el procesamiento de facturas, pagos a proveedores y documentación administrativa.
• Administrar proveedores, contratos, activos e inventarios, garantizando el control y la eficiencia operativa.
• Supervisar gastos administrativos y apoyar la gestión presupuestaria de la estación.
• Coordinar viajes corporativos, hospedajes, transporte y logística para visitantes locales e internacionales.
• Organizar reuniones, eventos corporativos, celebraciones internas, iniciativas de bienestar y actividades de reconocimiento.
• Brindar soporte administrativo transversal a las diferentes áreas de la organización en Venezuela.
• Gestionar y proteger información confidencial, asegurando el cumplimiento de políticas corporativas.
• Supervisar servicios generales e infraestructura de oficina para garantizar la continuidad operativa.
• Administrar activos fijos y apoyar procesos de auditoría y control documental.
• Elaborar reportes, análisis e indicadores para respaldar la toma de decisiones.
• Recibir y orientar visitantes, proveedores y clientes, contribuyendo a una experiencia profesional y alineada con los estándares de servicio de Maersk.
• Colaborar con equipos regionales y funciones corporativas para asegurar la correcta ejecución de procesos administrativos y operativos.

Si cuentas con los siguientes requisitos, esta es tu oportunidad de formar parte de un equipo de alto desempeño y contribuir a un momento clave de nuestra organización.

• Experiencia en funciones administrativas, atención a clientes internos, coordinación operativa o roles similares.
• Conocimiento práctico de procesos Procure-to-Pay (P2P).
• Experiencia en gestión y relacionamiento con proveedores.
• Conocimientos de facturación, administración de presupuestos y procesos de compras.
• Capacidad para coordinar múltiples actividades simultáneamente y trabajar con diferentes áreas de negocio.
• Habilidad para tomar decisiones, resolver situaciones de forma proactiva y gestionar prioridades con autonomía.
• Experiencia en organización de eventos corporativos y actividades internas.
• Capacidad para manejar información sensible y confidencial con criterio profesional.
• Excelente comunicación interpersonal, orientación al servicio y trabajo colaborativo.
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word y PowerPoint) y Canva.
• Experiencia con sistemas corporativos como SAP y ServiceNow.
• Inglés intermedio deseable.

Si estás buscando una oportunidad para generar impacto, colaborar con equipos diversos y desarrollar tu carrera en un entorno dinámico e internacional, ¡nos encantaría conocerte!