Verwaltung/Administration

BIBUS AG; Germany (OH); On-site; USD 46,750 - 64,282; Full time

Benefits offered by this job

Professionelles Arbeitsumfeld

Klare Prozesse und Arbeitszeiten

Job summary

BIBUS AG sucht eine/n SachbearbeiterIn im Bereich Administration Backoffice in den USA. Verantwortlich für die administrative Unterstützung des Vertriebs und der Buchhaltung. Zu den Aufgaben gehören die Pflege von Dokumenten, Erstellung von Korrespondenz und Datenpflege im ERP-System. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung ist erforderlich. BIBUS bietet eine stabile Position in einem professionellen Umfeld mit klaren Prozessen und kurzen Entscheidungswegen.

Qualifications

• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Genauigkeit bei der Arbeit.
• Solides betriebswirtschaftliches Wissen und Verständnis für Produkte.
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung des Vertriebs und der Buchhaltung.
• Erstellung schriftlicher Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten.
• Überwachung von Liefer- und Bestellterminen.

Skills

Organisationstalent

Genauigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen

MS Office Kenntnisse

Technisches Grundverständnis

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

ERP-Systeme

MS Excel

MS Word

MS Outlook

MS OneNote

Job description

SachbearbeiterIn Administration Backoffice (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine kaufmännisch geprägte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und hoher Genauigkeit.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Vertriebs und der Buchhaltung
• Archivierung und Pflege von Dokumenten und Unterlagen
• Erstellung schriftlicher Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten nach Vorlage oder Anweisung
• Erfassung, Übertragung und Pflege von Daten im ERP-System
• Überwachung von Liefer- und Bestellterminen inkl. Eskalation bei Abweichungen
• Anlage und Pflege von Kunden-, Preis- und Vertragsdaten
• Kontrolle von Eingangsrechnungen sowie Verbuchung von Debitoren- und Kreditorenrechnungen
• Koordination von Bestellungen bei externen Dienstleistern
• Überwachung von Kaufverträgen und Angebotsstatus
• Erstellung und Vorprüfung von Spesenabrechnungen
• Prüfung von Kreditlimits und Einleitung von Maßnahmen bei Überschreitungen
• Unterstützung bei allgemeinen Vertriebstätigkeiten nach Anweisung
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare, langjährige Berufserfahrung
• Solides betriebswirtschaftliches Basiswissen
• Verständnis für Produkte und deren Einsatzmöglichkeiten im Kundenumfeld
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verbindlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen
• Kenntnisse relevanter QM-Richtlinien und Verständnis für regelkonformes Arbeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook, OneNote); PDF-Kenntnisse erforderlich
• Technisches Grundverständnis von Vorteil (z. B. CAD-/DXF-Dateien), jedoch keine Voraussetzung
• Eine stabile, langfristige Position in einem eingespielten Team
• Klare Prozesse, feste Arbeitszeiten und strukturierte Abläufe
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Verantwortung
• Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
• Ein professionelles Arbeitsumfeld mit Fokus auf Qualität und Zuverlässigkeit

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf per LinkedIn oder per E-Mail.