Travel Desk & Administrative Officer

TSMG; Town of Poland (NY); On-site; USD 50,000 - 75,000; Full time

Job summary

Міжнародна компанія шукає Travel Desk & Administrative Officer, який буде підтримувати організацію поїздок та виконувати адміністративні завдання. Основні обов'язки охоплюють планування бізнес-поїздок, підготовку звітності та виконання адміністративних завдань, що включає моніторинг показників ефективності. Ідеальний кандидат повинен мати володіння англійською на рівні B2, організаційні навички та впевнене користування Google Sheets або Excel.

Qualifications

• Володіння англійською мовою на рівні B2 (усно та письмово).
• Впевнене користування Google Sheets та/або Microsoft Excel.
• Сильні комунікативні та міжособистісні навички.
• Сильні комунікативні та міжособистісні навички.
• Аналітичне мислення та орієнтація на клієнта.

Responsibilities

• Планування, координація та супровід бізнес-поїздок.
• Підготовка та ведення звітів щодо витрат на поїздки.
• Виконання адміністративних завдань, пов’язаних з організацією поїздок.
• Ведення точної документації в внутрішніх системах і таблицях, моніторинг відповідності правилам.

Skills

Володіння англійською мовою на рівні B2

Впевнене користування Google Sheets та/або Microsoft Excel

Організаційні навички

Комунікативні та міжособистісні навички

Аналітичне мислення

Орієнтація на клієнта

Customer orientation

Tools

Google Sheets

Microsoft Excel

Job description

Міжнародна компанія Terry Soot MG шукає Travel Desk & Administrative Officer, який/яка буде підтримувати процеси організації поїздок та адміністративні процеси для наших проєктів і клієнтів. Ця роль поєднує координацію корпоративних поїздок та адміністративну підтримку, забезпечуючи ефективну логістику, точну звітність і безперебійну щоденну роботу.

Основні обов’язки:

• Travel Desk:
• Планування, координація та супровід бізнес-поїздок відповідно до вимог клієнтів і проєктів
• Бронсолювання авіаквитків, проживання, навчальних залів та наземного транспорту (включно з орендою авто)
• Пошук оптимальних та альтернативних маршрутів з урахуванням вартості та часу
• Контроль дотримання міжнародних правил подорожей та внутрішніх політик компанії
• Підтримка співробітників до, під час та після поїздок

Адміністративні та звітні завдання:

• Виконання адміністративних завдань, пов’язаних з організацією поїздок та внутрішніми процесами
• Підготовка та ведення щомісячних звітів (витрати на поїздки, бронювання, показники ефективності)
• Ведення точної документації та обліку в внутрішніх системах і таблицях
• Проведення досліджень щодо варіантів подорожей, постачальників, цін та логістичних рішень
• Моніторинг показників якості та ефективності для визначених цілей

Командна робота та розвиток:

• Виконання складних і різнопланових завдань
• Тісна співпраця з внутрішніми командами для забезпечення ефективної комунікації
• Участь у внутрішніх навчаннях та програмах професійного розвитку

Вимоги до кандидата:

• Володіння англійською мовою на рівні B2 (усно та письмово)
• З туристичних мов буде перевагою
• Впевнене користування Google Sheets та/або Microsoft Excel
• Відмінні організаційні навички та навички тайм-менеджменту
• Сильні комунікативні та міжособистісні навички
• Аналітичне мислення Европы за вирішувати проблеми
• Орієнтація на клієнта та уважність до деталей