Secretaria Administrativa III

Puerto Rico's Office of Management and Budget; San Juan (PR); On-site; USD 13,000 - 16,000; Full time

Benefits offered by this job

Oportunidad de Estudio

Plan Médico

Bono de Navidad

Licencias pagadas

Beneficios del Sistema de Retiro

Job summary

Universidad de Puerto Rico (UPR) convoca al puesto de Secretaria Administrativa III en la región de San Juan. El/La candidato(a) gestionará tareas secretariales complejas, atención al público y coordinación de documentos institucionales.

El nombramiento es especial y requiere experiencia en secretariado; se espera dominio de herramientas Microsoft Office, Google Apps y gestión de archivos. Se ofrece beneficios y desarrollo dentro de la universidad.

Qualifications

• Grado asociado en secretariado o administración de oficinas de universidad acreditada.
• Dos (2) años de experiencia progresiva en trabajos secretariales; uno (1) en funciones similares a Secretaria Administrativa II.
• Estar ocupando o haber ocupado Secretaria Administrativa II en la Universidad de Puerto Rico, con un año de experiencia en la clase.

Responsibilities

• Iniciar, recibir y atender llamadas en inglés y español; canalizarlas a las agencias y dependencias.
• Tomar y transcribir dictados en inglés y español; realizar firmas de supervisión.
• Recibir, abrir, clasificar y distribuir correspondencia; registrar correspondencia de forma electrónica.
• Trabajar con Microsoft Office, Google Apps y Adobe Sign para gestionar documentos.
• Mantener archivos e inventario de propiedad y preparar formularios requeridos.
• Realizar otras tareas afines con el puesto.

Education

Grado Asociado en Ciencias Secretariales o en Administración de Sistemas de Oficinas

Job description

Detalle de la Convocatoria

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Título del Puesto

Secretaria Administrativa III

Entidad o Municipio

Universidad de Puerto Rico (UPR)

Región

San Juan

Región / Municipio

No items found.

Convocatoria parte del Plan Piloto

Número de la Convocatoria

UPR-SEA-26-01AE

Fecha De Cierre

September 30, 2026

Hasta Nuevo Aviso

Tipo De Convocatoria

1300.00

Universidad de Puerto Rico (UPR)

San Juan

Profesional y Administrativo

Será responsabilidad del solicitante incluir toda la información requerida en los apartados relacionados con la preparación académica y experiencia de empleo, de manera que se pueda determinar la puntuación a otorgar en el examen. De lo contrario, su solicitud se considerará incompleta y no podrá ser radicada.

Salario Mínimo Mensual

$1,300.00

Salario Máximo Mensual

$0

Salario Mínimo Anual

$0

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Salario Máximo Anual

$0

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Salario Autorizado Para Reclutar

$1,706.50

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Escala Salarial Periodo Probatorio:

Destrezas Preferibles

Destrezas Preferibles

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Naturaleza Del Trabajo

Trabajo secretarial de responsabilidad, complejidad y de índole administrativa.

El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación:

• Iniciar, recibir y atender llamadas telefónicas, en inglés y español, de las diferentes agencias estatales y federales que nos otorgan fondos y canalizarlas al personal correspondiente. De igual manera, deberá hacerlo con las diferentes dependencias universitarias.
• Tomar y transcribir dictados en inglés y español. Transcribir comunicados y documentos en español e inglés para la firma de su supervisora.
• Recibir, abrir, ponchar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y por correo diariamente y mantener un registro computadorizado de la correspondencia recibida y enviada. Mantenerse al día con la utilización del Internet para recibir y enviar correspondencia de forma electrónica.
• Recibir, organizar y tramitar distintos documentos, utilizando las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams), las aplicaciones de Google (Gmail, Meet, Drive y Calendar) y Adobe Sign.
• Preparar una lista de los valores (recaudaciones) recibidos por correo, que incluya: Nombre de la persona que envía el valor, cantidad, fecha de recibido, firma del Recaudador, a quién se le entregan los valores y fecha de entrega. Hacer entrega de una copia de la lista de los valores al Recaudador y retener el original para control y archivo.
• Preparar las requisiciones de compra solicitadas por el personal y una vez aprobadas por el Oficial de Finanzas II. Dar seguimiento a la Oficina de Compras para que se emitan las órdenes de compra correspondientes.
• Atender al público y otro personal que visite la oficina y anunciar la visita al empleado(a) correspondiente.
• Mantener el archivo de la correspondencia y documentos oficiales del Oficial de Finanzas II. Particularmente deberá mantener los expedientes de propuestas federales cuya información o contenido es en inglés
• Ser el Enlace de la Propiedad que realiza el inventario de la propiedad del personal de la Oficina Finanzas una vez al año y preparar los siguientes formularios:
• Hoja de Inventario
• Hoja de Devolución de Inventario
• Descargo y Aceptación de la Propiedad
• Realizar otras tareas a fines con el puesto.

Condiciones De Trabajo

TIPO DE NOMBRAMIENTO

Puesto a cubrirse mediante Nombramiento Especial. Este nombramiento no constituye un compromiso de empleo regular, permanente o compromiso de renovación o continuidad del trabajo. El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico define en la Sección 30.1.4 Nombramiento Especial como: Será el nombramiento que se otorga para cubrir un cargo o puesto que se paga con fondos de procedencia extrauniversitaria, cuya recurrencia no está garantizada. Las autoridades universitarias podrán considerar la experiencia adquirida por los empleados con este tipo de nombramiento, si pasan a ocupar plazas regulares. El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico en la Sección 84.2 dispone además: El traslado dentro de una misma unidad institucional requerirá la aprobación de la autoridad nominadora, en consulta con el director de la dependencia de origen del empleado y el director de la dependencia a donde se traslada. En la aplicación de esta norma se tratará, en lo posible, de armonizar el interés de la institución con el bienestar y seguridad del empleado. La Sección 84.4 dispone: No se efectuará traslado alguno que requiera un cambio de residencia, sin mediar el previo consentimiento escrito del personal afectado, y la consulta de las autoridades nominadoras correspondientes, con el decano y director de la dependencia donde trabaje el empleado a ser trasladado. Se exceptúa de esta disposición al Servicio de Extensión Agrícola y aquellas unidades en cuyas condiciones de empleo se estipula que el personal está sujeto a traslado.

Requisitos Mínimos

Grado Asociado en Ciencias Secretariales o en Administración de Sistemas de Oficinas en cualquiera de sus variantes, de universidad acreditada.

• o en su lugar –

Cuarto año de escuela superior que incluya o esté suplementado por cursos en mecanografía y taquigrafía (o escritura rápida) de institución acreditada. Dos (2) años de experiencia progresiva en trabajos secretariales; uno (1) de estos en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Secretaria Administrativa II en la Universidad de Puerto Rico.

• o en su lugar –

Estar ocupando o haber ocupado un puesto de Secretaria Administrativa II en la Universidad de Puerto Rico, con un (1) año de experiencia en la clase.

Requisitos Especiales

Naturaleza del Examen

Notas Importantes

Sienta el orgullo y la satisfacción de servir a la Universidad de Puerto Rico a la vez que disfruta de los beneficios tales como: Oportunidad de Estudio, Plan Médico, Bono de Navidad, Licencia Ordinaria, Licencia por Enfermedad, Licencia por Maternidad o Paternidad con sueldo completo y Beneficios del Sistema de Retiro, entre otros beneficios.

IMPORTANTE PARA SOLICITAR

Los interesados que cumplan con los requisitos establecidos en esta oferta de empleo deben completar el formulario Solicitud de Empleo. El mismo está disponible en el siguiente enlace:

https://www.uprm.edu/sea/mdocs-posts/formulario-de-solicitud-de-empleo/

• Deberá indicar muy en particular el título correcto de la oferta de empleo. Deberá completar, además, el encasillado correspondiente a las experiencias de trabajo en todas sus partes e incluir las fechas exactas (día, mes y año) de inicio y terminación del empleo. El resumé no será considerado oficial; por lo que no sustituye cada encasillado de la Solicitud. No se aceptarán solicitudes incompletas.
• Todo solicitante deberá incluir resumé, copia de diploma, transcripción de créditos y certificación de graduación.

El solicitante debe asegurarse de tener disponibles los documentos en original, en caso de que le sean solicitados.

• Para salvaguardar la salud y seguridad de nuestros empleados así como de los solicitantes, la Solicitud de Empleo y demás documentos se estarán recibiendo en o antes de la fecha límite establecida y solo a través de correo electrónico en la siguiente dirección: [e-mail]. NO SE ACEPTARÁN SOLICITUDES O DOCUMENTOS DESPUÉS DE LA FECHA DE CIERRE DE LA OFERTA DE EMPLEO.
• Toda persona que reclame derecho a Preferencia de Veterano o beneficios de igualdad de oportunidades de empleo para personas con impedimentos según lo establecen las correspondientes Leyes, deberá solicitarlo y someter la Forma DD-214 o la evidencia correspondiente. El solicitante no está obligado a informar que es veterano o persona con impedimento. No obstante, tiene derecho a hacerlo a los efectos de que se le considere para los beneficios de la legislación aplicable.

En cumplimiento con la Ley Pública Número 101-542, Ley de Seguridad en el Campus, la Universidad de Puerto Rico prepara un Informe Anual de Seguridad y Estadísticas de Actos Delictivos. Para más información o copia del informe puede comunicarse con el Decanato de Estudiantes, Oficina de Calidad de Vida, Recinto Universitario de Mayagüez al teléfono 787-832-4040, extensión 3107 o a través del siguiente correo electrónico: [e-mail]

El Servicio de Extensión Agrícola, del Colegio de Ciencias Agrícolas del Recinto Universitario de Mayagüez, es un patrono con igualdad de oportunidades en el empleo y no discrimina por razones de edad, raza, color, religión, sexo, origen nacional, condición social, creencias políticas, impedimento físico o mental, estado civil, estatus de veterano, preferencia sexual o identidad de género o por otra condición protegida.

DE INTERESAR INFORMACIÓN ADICIONAL RELACIONADA CON ESTA OFERTA DE EMPLEO FAVOR DE COMUNICARSE CON LA SRA. JENNICE G. COLÓN SANTOS, COORDINADORA DE RECURSOS HUMANOS, AL 787-652-0065 EXT. 2130 / 2132 O AL CORREO ELECTRÓNICO [e-mail].

PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO – M/M/V/I

Autorizado por la Oficina del Contralor Electoral: OCE-SA-2024-00659

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