Asistente de Administración IV

Puerto Rico's Office of Management and Budget; Hatillo (PR); On-site; USD 16,000 - 20,000; Full time

Benefits offered by this job

Oportunidad de Estudio

Plan Médico

Bono de Navidad

Job summary

Universidad de Puerto Rico (UPR) busca un Asistente de Administración IV para evaluar, registrar y gestionar información administrativa clave en la región Hatillo. El rol implica digitalizar archivos, gestionar documentos y coordinar comunicación interna.

El candidato trabajará con Microsoft Office, OneDrive y Adobe Sign, manteniendo archivos y preparando informes para la firma del supervisor. Se valorará experiencia en coordinación y procesos administrativos complejos.

Qualifications

• Se requiere formación académica adecuada para funciones administrativas.
• Experiencia mínima en gestión de documentos y archivos.
• Conocimientos de herramientas de oficina y digitalización de archivos.

Responsibilities

• Evaluar, registrar y monitorear información de documentos y formularios administrativos.
• Digitalizar y mantener archivos en la nube y gestionar Microsoft Office.
• Redactar informes y correspondencia para firma del supervisor y gestionar firmas electrónicas.
• Atender llamadas, brindar información sobre áreas programáticas y derivar a áreas correspondientes.
• Mantener récords de personal, presupuesto, licencias y gastos de viaje.
• Preparar requisiciones de compra y registrar requisiciones en SIA.
• Llevar inventarios y ser enlace con la Oficina de Propiedad.
• Realizar otras tareas afines al puesto.

Skills

Organización

Gestión documental

Redacción

Atención telefónica

Office management

Education

Bachillerato universitario

Grado asociado

Cuarto año de escuela secundaria

Tools

OneDrive

Google Drive

Microsoft Office

Adobe Sign

Job description

Región

Hatillo

Detalle de la Convocatoria

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Título del Puesto

Asistente de Administración IV

Entidad o Municipio

Universidad de Puerto Rico (UPR)

Región

Hatillo

Región / Municipio

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Número de la Convocatoria

UPR-SEA-26-08

Fecha De Cierre

September 25, 2026

Tipo De Convocatoria

1405.00

1755.00

UPR-SEA-26-08

Universidad de Puerto Rico (UPR)

Hatillo

Oficina y Administrativos

Será responsabilidad del solicitante incluir toda la información requerida en los apartados relacionados con la preparación académica y experiencia de empleo, de manera que se pueda determinar la puntuación a otorgar en el examen. De lo contrario, su solicitud se considerará incompleta y no podrá ser radicada.

Salario Mínimo Mensual

$1,405.00

$

1755.00

Salario Máximo Mensual

$1,755.00

$

1755.00

Salario Mínimo Anual

$0

$

Salario Máximo Anual

$0

$

Salario Autorizado Para Reclutar

$1,706.50

$

Escala Salarial

Periodo Probatorio:

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Si el candidato seleccionado no es empleado de la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, recibirá el salario mínimo asignado a la clase de puesto. En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

En el caso de que el candidato seleccionado ocupe un puesto en el Servicio de Carrera de una Entidad Gubernamental perteneciente a la Rama Ejecutiva, se utilizará como referencia el salario que este ostente, para calcular el que recibirá al momento de formalizar la transacción

Naturaleza Del Trabajo

• Evaluar, registrar y monitorear la información contenida en documentos y formularios administrativos, garantizando su trámite correcto y archivo, para cumplir con los protocolos y plazos establecidos.
• Digitalizar, organizar, mantener los archivos y récords de su área de trabajo de forma digital en la nube (OneDrive, Google Drive, entre otros) Trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams).
• Redactar y preparar informes, documentos, correspondencia y formularios de diversos asuntos para la firma del supervisor utilizando las aplicaciones de Microsoft Office y Adobe Sign. Mantenerse al día con la utilización del Internet, plataformas y programas electrónicos, para recibir y enviar correspondencia de manera electrónica.
• Originar, contestar y canalizar llamadas telefónicas, ofrecer información sobre las diferentes áreas programáticas y proyectos del SEA y referir al área correspondiente.
• Llevar récords administrativos relacionados con el personal, presupuesto, licencias, gastos de viaje, compras, suministros y otros servicios.
• Preparar las requisiciones para la compra de materiales y equipos a utilizarse en la oficina regional. Registrar en SIA las requisiciones de todas las oficinas que pertenecen a la Región Norte Central.
• Llevar registros y preparar los inventarios de propiedad de la oficina. Ser el enlace de la Región Norte Central con la Oficina de Propiedad del SEA.
• Realizar otras tareas afines con el puesto.

Condiciones De Trabajo

Puesto a cubrirse mediante Nombramiento Especial. Este nombramiento no constituye un compromiso de empleo regular, permanente o compromiso de renovación o continuidad del trabajo. El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico define en la Sección 30.1.4 Nombramiento Especial como: Será el nombramiento que se otorga para cubrir un cargo o puesto que se paga con fondos de procedencia extrauniversitaria, cuya recurrencia no está garantizada. Las autoridades universitarias podrán considerar la experiencia adquirida por los empleados con este tipo de nombramiento, si pasan a ocupar plazas regulares.

El Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico en la Sección 84.2 dispone además: El traslado dentro de una misma unidad institucional requerirá la aprobación de la autoridad nominadora, en consulta con el director de la dependencia de origen del empleado y el director de la dependencia a donde se traslada. En la aplicación de esta norma se tratará, en lo posible, de armonizar el interés de la institución con el bienestar y seguridad del empleado.

La Sección 84.4 dispone: No se efectuará traslado alguno que requiera un cambio de residencia, sin mediar el previo consentimiento escrito del personal afectado, y la consulta de las autoridades nominadoras correspondientes, con el decano y director de la dependencia donde trabaje el empleado a ser trasladado. Se exceptúa de esta disposición al Servicio de Extensión Agrícola y aquellas unidades en cuyas condiciones de empleo se estipula que el personal está sujeto a traslado.

Requisitos Mínimos

Bachillerato de una universidad acreditada y un (1) año de experiencia en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Asistente de Administración III de la Universidad de Puerto Rico.

- o en su lugar -

Grado Asociado de una universidad acreditada y tres (3) años de experiencia oficinesca, administrativa o de supervisión; uno (1) de estos años deberá ser en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Asistente de Administración III de la Universidad de Puerto Rico.

- o en su lugar -

Cuarto año de escuela superior y cinco (5) años de experiencia oficinesca, administrativa o de supervisión; dos (2) de estos años deberán ser en funciones de naturaleza, complejidad y responsabilidad similares o comparables a las que se realizan en un puesto de Asistente de Administración III de la Universidad de Puerto Rico.

- o en su lugar -

Estar ocupando o haber ocupado un puesto de Asistente de Administración III con un (1) año de experiencia en la clase en la Universidad de Puerto Rico.

Experiencias adquiridas en las siguientes clases se considerarán comparables:

• Administrador Postal I
• Agente Comprador
• Analista de Recursos Humanos I
• Archivero
• Asistente de Administración III
• Auxiliar de Estadísticas II
• Auxiliar de Investigaciones I
• Auxiliar en Contabilidad II – III
• Bibliotecario Auxiliar I
• Coordinador de Actividades Extracurriculares
• Coordinador de Horarios Académicos
• Coordinador de Investigaciones y Transacciones
• Corrector de Pruebas
• Director Auxiliar de Residencias
• Entrevistador de Empleo
• Especialista en Conservación de Energía II
• Libretista
• Maestro Asistente
• Oficial de Admisiones I – II
• Oficial de Asistencia Económica I
• Oficial de Cobros y Reclamaciones
• Oficial de Convalidaciones
• Oficial de Evaluación de Expedientes Académicos
• Oficial de Investigaciones I
• Oficial de la Propiedad I – II
• Oficial de Nóminas I – II
• Oficial de Orientación
• Oficial de Seguridad III – IV
• Oficial Pagador I
• Recaudador
• Secretaria Administrativa IV – V
• Secretaria de Récord
• Supervisor de Actividades Extracurriculares
• Supervisor de Artes Gráficas
• Supervisor de Hospedajes Privados
• Supervisor de Mantenimiento de Edificios II
• Supervisor de Operaciones y Mantenimiento
• Supervisor de Operaciones de Cuadro Telefónico
• Supervisor de Producción de Imprenta
• Técnico de Investigaciones Clínicas
• Técnico de Laboratorio II
• Técnico de Récords Médicos
• Técnico de Servicios Sociales I
• Traductor

Notas Importantes

Sienta el orgullo y la satisfacción de servir a la Universidad de Puerto Rico a la vez que disfruta de los beneficios tales como: Oportunidad de Estudio, Plan Médico, Bono de Navidad, Licencia Ordinaria, Licencia por Enfermedad, Licencia por Maternidad o Paternidad con sueldo completo y Beneficios del Sistema de Retiro, entre otros beneficios.

REQUISITOS PARA SOLICITAR

La Oficina de Recursos Humanos del Servicio de Extensión Agrícola establece las siguientes instrucciones para que las personas interesadas puedan ser consideradas.

https://www.uprm.edu/sea/mdocs-posts/formulario-de-solicitud-de-empleo/

• Los interesados que cumplan con los requisitos establecidos en esta convocatoria deben completar el formulario Solicitud de Empleo. El mismo está disponible en el siguiente enlace:

• Deberá indicar el título del puesto que solicita en el espacio provisto para ello y el número de convocatoria en el encasillado correspondiente. Además, deberá completar la sección correspondiente a las experiencias de trabajo en todas sus partes e incluir las fechas exactas (día, mes y año) de inicio y terminación del empleo. El resumé no será considerado oficial; por lo que no sustituye cada encasillado de la Solicitud. No se aceptarán solicitudes incompletas.
• Todo solicitante deberá incluir copia de diploma, transcripción de créditos, certificación de graduación, seminarios, adiestramientos y talleres para ser considerados en la evaluación. Además, una certificación de empleo oficial de aquellas unidades institucionales, agencias o empresas donde preste o haya prestado servicios que incluya:
• Título de los puestos ocupados.
• Fechas exactas (día, mes y año) en que los ocupó.
• Tipo de nombramiento y tipo de jornada (completa o parcial, número de horas semanales).
• Descripción detallada de los deberes realizados en cada puesto o copia del cuestionario de clasificación oficial.

La Solicitud de Empleo y demás documentos requeridos se estarán recibiendo en o antes de la fecha límite establecida a través de correo electrónico en la siguiente dirección: [e-mail]. NO SE ACEPTARÁN SOLICITUDES O DOCUMENTOS DESPUÉS DE LA FECHA DE CIERRE DE LA CONVOCARORIA.

Toda persona que reclame derecho a Preferencia de Veterano o beneficios de igualdad de oportunidades de empleo para personas con impedimentos según lo establecen las correspondientes Leyes, deberá solicitarlo y someter la Forma DD-214 o la evidencia correspondiente. El solicitante no está obligado a informar que es veterano o persona con impedimento. No obstante, tiene derecho a hacerlo a los efectos de que se le considere para los beneficios de la legislación aplicable.

En cumplimiento con la Ley Pública Número 101-542, Ley de Seguridad en el Campus, la Universidad de Puerto Rico prepara un Informe Anual de Seguridad y Estadísticas de Actos Delictivos. Para más información o copia del informe puede comunicarse con el Decanato de Estudiantes, Oficina de Calidad de Vida, Recinto Universitario de Mayagüez al teléfono 787-832-4040, extensión 3107 o a través del siguiente correo electrónico: [e-mail]

El Servicio de Extensión Agrícola, del Colegio de Ciencias Agrícolas del Recinto Universitario de Mayagüez, es un patrono con igualdad de oportunidades en el empleo y no discrimina por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, origen o condición social, ascendencia, estado civil, ideas o creencias religiosas o políticas, género, preferencia sexual, nacionalidad, origen étnico, condición de veterano de las Fuerzas Armadas o incapacidad física.

PATRONO CON IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO – M/M/V/I

De interesar información adicional relacionada con esta convocatoria, favor de comunicarse con la Sra. Jennice G. Colón Santos, Coordinadora de Recursos Humanos, al 787-652-0065 extensiones 2130 o 2132 o al correo electrónico [e-mail].

Descargar Convocatoria

Descargar Solicitud Examen