Oficinista de Administración y Compras

PCTM Construction Corp; San Juan (PR); On-site; USD 30,000 - 46,000; Full time

Job summary

PCTM Construction Corp busca un Oficinista de Administración y Compras para apoyar procesos administrativos y la gestión de compras de materiales en proyectos de construcción. Debe coordinar con suplidores, validar solicitudes y asegurar entregas a tiempo dentro del presupuesto.

Se requieren habilidades en Word/Excel, dominio de español e inglés, y capacidad para trabajar en equipo y con múltiples áreas de la empresa. Ubicación en San Juan, PR.

Qualifications

• Dominio del idioma inglés y español (bil ingüe).
• Experiencia básica en herramientas de oficina y sistemas administrativos.
• Habilidad para coordinar múltiples gestiones simultáneamente.

Responsibilities

• Gestionar procesos de compras y coordinar con proveedores.
• Mantener seguimiento de solicitudes, cotizaciones y órdenes de compra.
• Preparar órdenes de compra en QuickBooks y coordinar pagos.
• Mantener comunicación entre áreas y apoyar operaciones de oficina.
• Recibir y distribuir correspondencia y registrar información administrativa.

Skills

Bilingüe: Inglês/Español

Comunicación efectiva

Trabajo en equipo

Aprendizaje rápido de sistemas

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Oficinista de Administración y Compras

Resumen del Puesto:

Responsable de brindar apoyo administrativo y gestionar los procesos de compras de materiales y coordinación con suplidores para los diferentes proyectos de construcción. Asegura el seguimiento oportuno de las solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra y entregas de materiales, procurando cumplir con los tiempos y presupuestos establecidos. Además, apoya las operaciones generales de oficina y mantiene una comunicación efectiva con las diferentes áreas de la empresa.

Compras y Coordinación de Materiales

• Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de materiales para los diferentes proyectos.
• Validar con los supervisores o personal que solicita los materiales las cantidades, medidas, especificaciones y demás información necesaria antes de solicitar cotizaciones.
• Contactar suplidores por teléfono, correo electrónico o medios electrónicos para solicitar precios y disponibilidad de materiales.
• Buscar y comparar más de una alternativa de suplidor cuando sea necesario para identificar las mejores opciones disponibles.
• Proveer información sobre precios, disponibilidad y alternativas de materiales a las personas correspondientes.
• Procurar que los materiales requeridos para los proyectos se obtengan a tiempo y de acuerdo con el presupuesto establecido.
• Solicitar las aprobaciones correspondientes antes de completar una compra.
• Preparar las órdenes de compra en QuickBooks una vez la compra haya sido autorizada.
• En compras a crédito, enviar la orden de compra al suplidor, confirmar su recibo y verificar la fecha y hora en que el material estará disponible para entrega o recogido.
• Cuando la compra requiera pago mediante tarjeta de crédito o cheque, coordinar con Contabilidad el procesamiento correspondiente.
• Mantener informado al Supervisor que solicitó los materiales sobre la fecha y hora estimada de entrega o recogido.
• Dar seguimiento continuo a los suplidores para confirmar que los materiales estarán disponibles según lo coordinado.
• Resolver situaciones relacionadas con materiales que no estén disponibles, no estén preparados para recogido o presenten algún cambio que pueda afectar la continuidad de los trabajos.
• Buscar alternativas de manera ágil cuando surjan situaciones con suplidores, procurando minimizar cualquier impacto sobre los proyectos.
• Identificar nuevos suplidores, productos y alternativas que puedan beneficiar las operaciones de la empresa.
• Mantener registros detallados, actualizados y organizados de cotizaciones, compras, órdenes y coordinaciones realizadas.

Coordinación de Equipos y Entregas

• Canalizar las solicitudes de alquiler de equipos al Coordinador de Equipos para la búsqueda de precios y disponibilidad.
• Una vez aprobado el alquiler, preparar la orden de compra correspondiente y dar seguimiento a la coordinación para asegurar que el equipo llegue al proyecto según solicitado.
• Coordinar, junto con el Coordinador de Equipos, los horarios de entrega o recogido de materiales que requieran la participación del chofer.

Apoyo a Proyectos y Presupuestos

• Brindar apoyo a los Ingenieros y personal de proyectos con información relacionada con costos de materiales.
• Apoyar en la identificación de alternativas que puedan contribuir al manejo eficiente de los costos presupuestados.
• Mantener comunicación efectiva con supervisores, ingenieros, Contabilidad y otras áreas involucradas para atender oportunamente las necesidades de cada proyecto.
• Brindar apoyo en funciones de recepción cuando sea necesario, incluyendo atender llamadas y recibir visitantes.
• Mantener control del inventario de materiales y suministros de oficina y gestionar pedidos cuando sea necesario.
• Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y comunicaciones internas.
• Crear, mantener y actualizar registros administrativos.
• Utilizar los sistemas y herramientas tecnológicas de la empresa para registrar información, mantener controles y apoyar las operaciones.
• Coordinar reuniones, citas y otras actividades administrativas cuando sea requerido.
• Apoyar otras tareas administrativas relacionadas con las necesidades de la operación.
• Realizar otras funciones a fines que le sea requerido.

Educación, Certificaciones y Habilidades:

• Dominio del idioma inglés y español (bilingüe).
• Experiencia y conocimiento en el uso de Microsoft Word y Excel.
• Facilidad para aprender y utilizar sistemas administrativos y herramientas tecnológicas.
• Habilidad para comunicarse efectivamente con suplidores, supervisores y diferentes áreas de la organización.
• Capacidad para trabajar en equipo y coordinar múltiples gestiones simultáneamente.
• Capacidad para mantener documentación y registros de manera organizada.

Requerimientos Físicos:

• Capacidad para permanecer sentado por periodos prolongados realizando tareas administrativas y utilizando equipos de oficina.
• Uso frecuente de computadoras, teléfonos y otros equipos electrónicos, incluyendo movimientos repetitivos de manos y dedos.
• Capacidad para caminar, permanecer de pie y desplazarse dentro de las instalaciones de la empresa, según sea necesario.
• Capacidad para levantar, mover o transportar ocasionalmente documentos, materiales y suministros livianos de oficina, de hasta 10 libras.