Office Assistant

Auto’s Verschueren; Powderhorn (CO); On-site; USD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Auto's Verschueren zoekt een Office Assistant voor dagelijkse administratieve, boekhoudkundige en organisatorische opvolging. Je verwerkt facturen, dossiers en verzekeringen en volgt mailbox en telefonie accuraat op zodat de werking efficiënt verloopt.

Je werkt met Exact Online, Zenvoices en Apple-software, hebt basiskennis Frans en Engels en geniet van een stabiele familiale KMO-omgeving met moderne infrastructuur en correcte verloning.

Qualifications

• Bachelor of gelijkwaardige administratieve ervaring is vereist.
• Ervaring met facturatie en dossierbeheer is gewenst.
• Goede kennis van Excel en algemene Office-applicaties.
• Kennis van Exact Online is een troef.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in Frans en Engels.
• Een zorgvuldige en georganiseerde werkaanpak is cruciaal.

Responsibilities

• Opvolgen en verwerken van aankoop- en verkoopfacturen.
• Inboeken van facturen via Exact Online en Zenvoices.
• Koppelen van facturen aan voertuigdossiers en documenten.
• Administratie van bedrijfswagens, verzekeringen en dossiers.
• Mailbox, telefoon en algemene administratie opvolgen.

Skills

Nauwkeurig

Betrouwbaar

Klantvriendelijk

Zelfstandig

Stressbestendig

Familiale KMO

Education

Bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring

Tools

Excel

Office

Exact Online

Zenvoices

Apple Software

Job description

Auto's Verschueren is een vaste waarde in de automobielsector, actief in de verkoop van jonge, kwalitatieve tweedehandswagens. Kwaliteit, correcte voorbereiding en een professionele presentatie van voertuigen staan centraal.

AVI Mobility is het zusterbedrijf en fungeert als B2B servicepartner voor autobedrijven. Wij staan in voor de technische, cosmetische en logistieke voorbereiding van voertuigen vóór verkoop, aflevering of remarketing.

Werken bij Auto's Verschueren en AVI Mobility staat voor een nieuwe, ruime werkplaats met moderne machines en de beste materialen. Duidelijke processen, structuur en bovenal respect voor vakmanschap en kwaliteit.

Als Office Assistant ondersteun je in de dagelijkse administratieve, boekhoudkundige en organisatorische opvolging. Je zorgt voor een correcte verwerking en opvolging van facturen, voertuigdossiers en verzekeringen. Je volgt de mailbox en telefonie accuraat op zodat de dagelijkse werking efficiënt en overzichtelijk verloopt.

Facturatie

• Opvolgen en verwerken van aankoop- en verkoopfacturen
• Inboeken van facturen via Exact Online en Zenvoices
• Opvolgen van openstaande of afwijkende situaties, zoals creditnota's, voorschotten, betalingen of leveranciers- en klantenvragen rond facturatie
• Koppelen van facturen en bijhorende documenten aan het juiste voertuig, zodat elk autodossier volledig en makkelijk raadpleegbaar is

Wagenpark & verzekeringen

• Administratie van bedrijfswagens en vervangwagens opvolgen
• Nummerplaten, contracten, verzekeringen en voertuigwijzigingen correct verwerken en opvolgen
• Stocklijsten opmaken, actueel houden en waar mogelijk verbeteren
• Verzekeringsdossiers en schadegevallen administratief in orde brengen
• Garantiedossiers administratief opvolgen

Administratie & onthaal

• Mailbox, telefonie en algemene administratie opvolgen, met een klantvriendelijke en professionele aanpak
• Vragen van leveranciers, klanten en collega's correct registreren, opvolgen en doorgeven waar nodig
• Voertuigdocumentatie ordelijk klasseren en volledig houden, inclusief gelijkvormigheidsattesten, contracten en relevante documenten
• Voorbereidend werk rond preventie en bescherming op het werk
• Ondersteuning aan het onthaal wanneer nodig

Wie zoeken we?

Competenties

• Nauwkeurig en ordelijk
• Betrouwbaar en discreet
• Klantvriendelijk en beleefd
• Zelfstandig en proactief
• Stressbestendig en prioriteitsgericht
• Flexibel in een familiale KMO

Praktische vaardigheden

• Goede kennis van Excel en Office in het algemeen
• Kennis van Exact Online is een troef
• Ervaring met of bereidheid om snel te leren werken met Apple Software
• Basiskennis Frans en Engels, vooral mondeling
• Sterk administratief inzicht en gestructureerd te werk gaan

Opleiding & ervaring

• Bij voorkeur een bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring
• Een aantal jaren relevante administratieve, boekhoudkundige ervaring is gewenst
• Attitude, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid zijn minstens even belangrijk als diploma of sectorervaring
• Een veelzijdige rol waarin je structuur brengt in de dagelijkse werking en echt mee impact maakt op het bedrijf
• Een vaste en voltijdse arbeidsovereenkomst in een 40/u week met 12 ADV dagen
• Werken binnen een stabiel en professioneel bedrijf
• Een familiale werkomgeving
• Moderne infrastructuur op een nieuwe locatie
• Correct loon en extralegale voorwaarden volgens kennis en ervaring
• Bedrijfswagen is bespreekbaar