HR & Finance Administrative Assistant

TPIS; San Juan (PR); On-site; USD 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

TPIS busca una persona organizada, ágil y orientada al detalle para brindar apoyo administrativo y clerical a las áreas de Recursos Humanos y Finanzas. La posición facilita operaciones diarias de oficina y maneja documentación confidencial entre distintas ubicaciones.

Las responsabilidades incluyen atender llamadas, gestionar correspondencia, coordinar envíos y mantener directorios de contactos, con foco en la eficiencia y la calidad del servicio interno.

Qualifications

• 1–2 años de experiencia en funciones administrativas o clericales.
• Conocimiento y manejo de Microsoft Office.
• Excelente atención al detalle y capacidad de organización.
• Agilidad para manejar múltiples tareas y prioridades.
• Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción.
• Comunicación oral y escrita efectiva.
• Escucha activa y orientación de servicio.
• Comprensión de documentos relacionados con el trabajo.
• Pensamiento crítico y capacidad para identificar soluciones.
• Organización, seguimiento y manejo de prioridades.

Responsibilities

• Apoyo administrativo y de oficina.
• Atender llamadas y recibir visitantes, canalizar solicitudes al área correspondiente y tomar mensajes cuando sea necesario.
• Recibir, fechar, digitalizar, clasificar y distribuir correspondencia y documentación interna.
• Coordinar servicios de mensajería, envíos internos y externos, y la distribución de materiales entre las distintas ubicaciones.
• Ordenar materiales y suministros de oficina y dar seguimiento a situaciones relacionadas con equipos, impresoras y servicios técnicos.
• Mantener actualizados los directorios de contactos y apoyar la reservación de salones y coordinación de actividades internas.
• Preparar paquetes de bienvenida y comunicaciones para personal de nuevo ingreso.
• Archivar, digitalizar e indexar documentos de personal, incluyendo información confidencial, en el sistema de Recursos Humanos.
• Apoyar a líderes y gerentes en la verificación de documentos incluidos en los expedientes de empleados.
• Dar seguimiento a la documentación de personal activo y cesante.
• Colaborar en auditorías periódicas de expedientes y formularios de elegibilidad de empleo.
• Recibir y verificar documentación financiera enviada por las distintas ubicaciones, incluyendo evidencias de depósitos, reportes de ventas y otros comprobantes.
• Apoyar el proceso semanal de cheques mediante el escaneo de documentos, impresión de detalles de facturas, preparación de sobres y coordinación de envíos o recogidos.
• Archivar facturas, reportes de ventas, evidencias de depósitos y otros documentos financieros.
• Preparar y coordinar envíos periódicos de documentación y materiales a un almacén externo.

Skills

Organización

Multitarea

Comunicación

Atención al detalle

Discreción

Gestión de prioridades

Tools

Microsoft Office

Job description

TPIS busca una persona organizada, ágil y orientada al detalle para brindar apoyo administrativo y clerical a las áreas de Recursos Humanos y Finanzas. La posición facilita operaciones diarias de oficina y maneja documentación confidencial entre distintas ubicaciones.

Las responsabilidades incluyen atender llamadas, gestionar correspondencia, coordinar envíos y mantener directorios de contactos, con foco en la eficiencia y la calidad del servicio interno.