Executive Assistant (m/w/d) für den CEO

Rochus Mummert Beteiligungs- und Dienstleistungs GmbH; United States; Hybrid; Confidential; Full time

Benefits offered by this job

Gestaltungsspielraum

Sichtbare Wirkung

Firmenwagen

30 Urlaubstage

Mobiles Arbeiten

Kurze Entscheidungswege

Langfristige Perspektive

Job summary

Rochus Mummert Beteiligungs- und Dienstleistungs GmbH in Deutschland sucht eine Executive Assistant (m/w/d) für den CEO der Holding. Sie sind die zentrale organisatorische Schaltzentrale, strukturieren Termine, bereiten Meetings vor und treiben Entscheidungen voran.

Sie arbeiten eng mit CFO/COO, Beteiligungsgesellschaften und externen Partnern zusammen, übernehmen Sonderprojekte und tragen maßgeblich zur Implementierung effizienter Strukturen bei.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Strukturierte Organisation und Priorisierung auch bei hoher Aufgabenvielfalt.
• Eigenständige Vorantreibung von Aufgaben bis zum Abschluss.
• Breites kaufmännisches Grundverständnis, wirtschaftliche Zusammenhänge erfassen.
• Sichere Kommunikation auf Deutsch und Englisch (B2) mit Stakeholdern.
• Umfassende Erfahrung mit gängigen Microsoft 365 Produkten und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Responsibilities

• Organisation und Priorisierung des CEO-Kalenders inkl. Termine, Meetings, Reisen und Events.
• Themen und offene Punkte strukturieren, Vorbereitung von Meetings, Umsetzung nachverfolgen.
• Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Managementunterlagen erstellen.
• Zusammenarbeit mit CFO, COO, Geschäftsführungen der Beteiligungen, externen Dienstleistern und Stakeholdern koordinieren.
• Sonderprojekte (Post-Merger-Integration, HR, Einkauf, Messen) vorantreiben und Strukturen/Prozesse mitaufbauen.

Skills

Organisationstalent

Deutsch (B2)

Englisch (B2)

MS 365

Reisebereitschaft

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Unser Mandant ist ein führender Anbieter von Dienstleistungen zur Instandhaltung unterirdischer Infrastruktur in Nordeuropa mit europaweiter Marktpräsenz. Die deutsche Niederlassung beschäftigt ca. 800 Mitarbeitende und erzielt einen Umsatz von rund 100 Millionen Euro jährlich. Die Organisation wächst dynamisch durch Akquisitionen und entwickelt ihre Strukturen, Prozesse und zentralen Funktionen kontinuierlich weiter. Die Zusammenarbeit ist direkt, pragmatisch, bodenständig und respektvoll. Für den CEO der deutschen Landesgesellschaft suchen wir eine unternehmerisch denkende und umsetzungsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d).

Aufgaben

Als Executive Assistant (m/w/d) sind Sie die organisatorische Schaltzentrale der deutschen Holding. Sie halten dem CEO den Rücken frei, schaffen Struktur in einem dynamischen Umfeld und sorgen dafür, dass aus Entscheidungen konkrete Ergebnisse werden.

• Sie organisieren und priorisieren den anspruchsvollen Kalender des CEO und koordinieren Termine, Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
• Sie strukturieren Themen, Entscheidungen und offene Punkte, bereiten Besprechungen vor und verfolgen die Umsetzung konsequent nach.
• Sie erstellen Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weitere Managementunterlagen.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem CFO, COO, den Geschäftsführungen der Beteiligungsunternehmen, externen Dienstleistern und weiteren Stakeholdern.
• Sie übernehmen vielfältige Sonderprojekte, unter anderem in den Bereichen Post-Merger-Integration, HR, Einkauf sowie Messen und Veranstaltungen und wirken beim Aufbau von Strukturen sowie Prozessen mit.

Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer eigenständigen Assistenz-, Operations-, Projektmanagement- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion mit.
• Sie organisieren sich und andere sehr strukturiert, setzen klare Prioritäten und behalten auch bei einer hohen Themenvielfalt den Überblick.
• Sie treiben Aufgaben eigenständig voran, bleiben verbindlich am Ball und bringen Themen konsequent bis zum Abschluss.
• Sie besitzen ein breites kaufmännisches Grundverständnis, denken unternehmerisch und können wirtschaftliche Zusammenhänge einschätzen.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und auf Englisch (B2) sowie souverän, verbindlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Sie arbeiten sicher mit den gängigen Microsoft 365 Produkten, treten diskret und vertrauenswürdig auf und bringen die Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen mit.

Benefits

• Großer Gestaltungsspielraum: Sie bauen Strukturen aktiv mit auf und gestalten die Zukunft der deutschen Holding.
• Sichtbare Wirkung: Als zentrale Vertrauensperson des CEO bewegen Sie Themen und schaffen konkrete Ergebnisse.
• Attraktives Paket mit Feingehalt, Firmenwagen und 30 Urlaubstage bei einer 40-Stunden-Woche.
• Flexibles Arbeiten: Mobiles Arbeiten und kurze Entscheidungswege in einer direkten, pragmatischen Unternehmenskultur.
• Zukunftssichere Perspektive: Sie arbeiten in einer krisenfesten, wachstumsstarken Branche mit langfristig stabilem Bedarf und sicheren Zukunftsperspektiven.

Sie möchten als Executive Assistant nicht nur organisieren, sondern in einem gesund wachsenden Unternehmen Verantwortung übernehmen, Themen vorantreiben und sichtbare Ergebnisse schaffen?