Coordinador(a) de Oficina

ACE Wellness Center; Kentucky; On-site; USD 35,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Dental Insurance

Paid Time Off

Job summary

ACE Wellness Center busca un Coordinador de Oficina y Asistente de RRHH para gestionar operaciones diarias en Cidra, Puerto Rico. El rol requiere experiencia en administración y servicio al cliente, con dominio de MS Office y capacidad para coordinar agendas y viajes.

Se valorará experiencia en entorno clínico o de salud mental, y fluidez en inglés. Puesto presencial de tiempo completo con beneficios de la empresa.

Qualifications

• Experiencia en administración de oficinas, ideal en clínica o salud mental.
• Competente en MS Office (Word/Excel/Outlook/PowerPoint).
• Capacidad para leer, escribir y hablar inglés con fluidez.

Responsibilities

• Supervisar operación general de la oficina.
• Recibir visitantes y atender llamadas con servicio de primera clase.
• Coordinar citas y calendarios del personal.
• Gestionar viajes nacionales e internacionales y reservas.
• Comprar suministros y mantener inventario.
• Apoyar RRHH: reclutamiento, onboarding y documentos.
• Verificar seguros de salud para clientes y servicios.
• Archivar y gestionar expedientes de pacientes y documentos.
• Atender quejas de clientes y coordinar servicios terapéuticos.
• Apoyar en facturación médica y cobros; seguimiento de cuentas.

Skills

Oficina administrativa

Recepción

Microsoft Office

Inglés fluido

Facturación/ cobranzas

Apoyo de RRHH

Education

Título de secundaria o equivalente

Licenciatura deseada

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Microsoft PowerPoint

Job description

Future Opening: Coordinador(a) de Oficina

• Training & development

para encargarse de la operación general de nuestra oficina en Cidra, Puerto Rico. Las funciones incluyen recibir a los visitantes, contestar llamadas telefónicas, comprar suministros de oficina, llevar el inventario adecuado y supervisar al personal de oficina para asegurar la máxima productividad.

Para tener éxito, necesitará experiencia previa en administración de oficinas, preferiblemente en un entorno clínico. También debe ser competente en aplicaciones de Microsoft Office, como Word y Excel.

Responsabilidades del Coordinador(a) de Oficina y Asistente de Recursos Humanos

• Supervisar la operación general de la oficina.
• Recibir a los visitantes, contestar llamadas telefónicas entrantes y brindar un servicio de primera clase a nuestros clientes.
• Coordinar citas, reuniones y gestionar calendarios y horarios del personal.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hoteles y alquiler de autos cuando sea necesario.
• Comprar suministros y equipos de oficina, manteniendo niveles adecuados de inventario.
• Encargarse de la gestión y coordinación de toda la información de la agencia.
• Apoyar las funciones administrativas como programación, recepción, admisiones, solicitudes de expedientes médicos y coordinación de documentación de la agencia.
• Verificar la cobertura y beneficios de seguros médicos para los clientes.
• Programar citas para los servicios.
• Atender quejas o inquietudes de los clientes.
• Realizar tareas administrativas como archivar, copiar y enviar faxes.
• Preparar y mantener los expedientes de los clientes.
• Realizar las admisiones de individuos que participen en servicios terapéuticos utilizando todos los formularios requeridos y asegurando la calidad de la atención.
• Responder solicitudes relacionadas con servicios terapéuticos por teléfono o en persona.
• Asistir en el proceso de reclutamiento: publicar vacantes, coordinar entrevistas y comunicación con candidatos.
• Apoyar las actividades de incorporación, preparación de materiales, asistencia con papeleo y orientación para nuevos empleados.
• Asistir en la administración de beneficios: inscripción en seguros médicos, procesamiento de licencias y gestión de registros de tiempo libre.
• Mantener actualizados los documentos, formularios y plantillas de RRHH.
• Coordinar programas de capacitación y desarrollo, registrar asistencia y apoyar en su ejecución.
• Participar en proyectos de RRHH como mejoras de procesos, actualizaciones de políticas e iniciativas de participación de empleados.
• Asistir con facturación de Medicare, Medicaid y seguros privados; verificación de reclamaciones no pagadas; seguimiento de cuentas; y monitoreo de cuentas por cobrar.
• Otras tareas asignadas.

Requisitos del Coordinador(a) de Oficina y Asistente de RRHH

• De 3 a 5 años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente en un entorno clínico o de salud mental/conductual.
• Experiencia como recepcionista.
• Capacidad para leer, escribir y hablar inglés con fluidez.
• Excelentes habilidades informáticas, con un alto dominio de Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint.
• Preferiblemente experiencia en ajustes de facturación médica y cobros (se brindará capacitación).
• Preferiblemente experiencia en verificación de reclamaciones no pagadas (se brindará capacitación).
• Capacidad para adaptarse a cargas de trabajo cambiantes constantemente.

Tipo de empleo: Tiempo completo

Beneficios

• Seguro dental
• Tiempo libre remunerado

Horario

• Turno de 8 horas
• De lunes a viernes

Capacidad para viajar/trasladarse

• Cidra, Puerto Rico: Capacidad para trasladarse o mudarse confiablemente antes de comenzar a trabajar (Requerido)
• Escuela secundaria o equivalente (Requerido)
• Título universitario (Preferido)

Experiencia

• Servicio al cliente: 2 años (Requerido)
• Administración de oficina: 2 años (Requerido)

Lugar de trabajo: Presencial

Race/Ethnicity