Asistente de administración

A CRYSTAL GLASS & MIRROR LLC; West Palm Beach (FL); On-site; USD 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

401(k) con contribución de la empresa

Seguro médico, dental y de la vista

Tiempo libre remunerado

Job summary

A CRYSTAL GLASS & MIRROR LLC está buscando un asistente administrativo en West Palm Beach, Florida. Esta persona será el primer punto de contacto para los clientes, responsable de manejar llamadas, preparar propuestas y procesar pagos.

Se requiere experiencia previa en una oficina de construcción, habilidades de comunicación y competencia en Microsoft Office. Ofrecemos un entorno de trabajo profesional, salario competitivo y beneficios como un 401(k) con contribución de la empresa.

Qualifications

• Experiencia en un entorno de oficina de construcción es obligatoria.
• Experiencia previa en administración o recepcionista.
• Capacidad para manejar múltiples tareas en un ambiente acelerado.

Responsibilities

• Atender y dirigir llamadas telefónicas.
• Preparar y procesar propuestas de clientes.
• Manejar pagos y mantener registros de los clientes.
• Colaborar con el equipo de ventas para convertir clientes potenciales.

Skills

Habilidades de comunicación

Servicio al cliente

Microsoft Office

Google Workspace

DocuSign

QuickBooks

Job description

El asistente administrativo es el primer punto de contacto para nuestros clientes y desempeña un papel clave para que nuestras operaciones funcionen sin problemas. Serás responsable de saludar a los clientes, manejar llamadas, preparar propuestas, procesar pagos, programar y brindar apoyo administrativo en todos los departamentos.

Buscamos a alguien que sea organizado, profesional y con experiencia en el trabajo en un entorno de oficina de construcción. La familiaridad con la industria del vidrio o el metal es una ventaja.

NECESITA TENER EXPERIENCIA TRABAJANDO EN UNA OFICINA DE CONSTRUCCIÓN ANTES!!!

Responsabilidades

• Responder y dirigir llamadas telefónicas profesionalmente.
• Saludar y ayudar a los clientes sin cita previa con cortesía.
• Manejar consultas generales de clientes, proveedores y socios.
• Preparar y procesar las propuestas de los clientes con precisión.
• Guardar, rastrear y archivar todas las propuestas en los sistemas de la empresa.
• Procesar pagos de clientes (tarjeta de crédito, cheque, etc.).
• Registrar y realizar un seguimiento de la actividad de pago en los registros / software de la empresa.
• Coordinar y programar citas para mediciones, instalaciones y llamadas de servicio.
• Proporcionar confirmaciones y actualizaciones a clientes y equipos internos.
• Ingresar todos los clientes potenciales (teléfono, correo electrónico, sin cita previa) en la hoja de seguimiento de clientes potenciales.
• Mantener actualizaciones diarias y seguimientos de los clientes potenciales.
• Colaborar con el equipo de ventas para ayudar a convertir clientes potenciales en ventas.
• Preparar y enviar contratos a través de DocuSign.
• Incluir formularios de acuse de recibo y confirmar el recibo.
• Mantener registros precisos de los contratos firmados.
• Ayudar a archivar, organizar y administrar suministros.
• Apoyar a varios departamentos con tareas administrativas.
• Mantener el área de recepción limpia y profesional.

Calificaciones

• Se requiere experiencia trabajando en un entorno de oficina de construcción.
• Experiencia previa en administración, recepcionista o apoyo de oficina.
• Fuertes habilidades de comunicación y servicio al cliente.
• Competente en Microsoft Office y Google Workspace.
• La experiencia con los sistemas DocuSign, QuickBooks o CRM es una ventaja.
• Capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar y mantenerse organizado en un entorno acelerado.
• Profesional, confiable y orientado a los detalles.

Lo que ofrecemos

• Salario competitivo (basado en la experiencia).
• Horario de tiempo completo, de lunes a viernes.
• Oportunidades de crecimiento en una empresa en rápida expansión.
• Ambiente de trabajo profesional y de apoyo.

Beneficios

• 401(k) con contribución de la empresa.
• Seguro médico, dental y de la vista.
• Seguro de enfermedad.
• Tiempo libre remunerado.
• Igualación 401(k).

Tipo de trabajo: Tiempo completo

Experiencia

• Oficina de construcción: 1 año (Obligatorio)