Asistente administrativo

THE HOUSING AUTHORITY OF THE CITY OF DAYTONA BEACH; Daytona Beach (FL); On-site; USD 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

The Housing Authority of the City of Daytona Beach seeks a Administrative Assistant to support the COO in managing Public Housing, Section 8 (HCV), and PBV programs. This role coordinates communications among departments, residents, program participants, community partners, and executive leadership.

Approximately 60% of responsibilities support Public Housing operations, while 40% support HCV and PBV programs. Proficiency in Yardi and MS Office is valued; bilingual Spanish preferred.

Qualifications

• Título asociado en administración o campo relacionado; Bachiller preferido.
• Experiencia mínima de 3 años en apoyo administrativo.
• Capacidad para gestionar múltiples plazos y prioridades.
• Dominio de Microsoft Office y sistemas de oficina.
• Experiencia con el sistema Yardi es deseable.
• Se valorará bilingüismo en español.

Responsibilities

• Proporcionar apoyo administrativo directo al Director de Operaciones.
• Gestionar calendarios y programar reuniones.
• Preparar correspondencia y mantener archivos.
• Coordinar comunicaciones departamentales y reportes.
• Ayudar en la preparación y distribución de informes y presentaciones.
• Mantener calendarios para actividades departamentales y plazos de HUD.
• Coordinar reuniones y proyectos especiales.
• Rastrear asignaciones y fechas límite; procesar correspondencia.
• Mantener registros confidenciales; responder a consultas de residentes.
• Ayudar con las comunicaciones de los residentes y la lista de espera.
• Utilizar el sistema Yardi; apoyar preparativos para auditorías.
• Rastrear informes y registros; contribuir a procesos de mudanza.
• Apoyar a los programas HCV y PBV; programación de participantes.
• Mantener relaciones y responder a asuntos sensibles.
• Traducir comunicaciones cuando sea aplicable; salvaguardar recursos.

Skills

Gestión de múltiples plazos

Organización avanzada

Atención al detalle

Trabajo independiente

Comunicación efectiva

Confidencialidad

Microsoft Office

Yardi

Habilidades interpersonales

Bilingüe en español (opcional)

Education

Título asociado en Administración de Empresas/Administración Pública/Oficina/Servicios Humanos (preferible Bachiller)

Experiencia mínima en apoyo administrativo (3+ años)

Tools

Yardi

Microsoft Office

Job description

Bajo la dirección del Director de Operaciones (COO), el Asistente Administrativo proporciona apoyo administrativo y operativo de alto nivel para garantizar el funcionamiento eficiente de los programas de Vivienda Pública, Vales de Elección de Vivienda (HCV) y Vales Basados en el Proyecto (PBV). Este cargo sirve como punto clave de coordinación entre departamentos, residentes, participantes del programa, socios comunitarios y la dirección ejecutiva.

Aproximadamente el 60 % de las responsabilidades de la posición apoyan las operaciones administrativas de la Vivienda Pública, mientras que el 40 % restante se dedica al apoyo administrativo de los programas HCV y PBV.

• proporcionar apoyo administrativo directo al Director de Operaciones
• gestionar calendarios
• programar reuniones
• preparar correspondencia
• mantener archivos
• coordinar comunicaciones departamentales
• ayudar en la preparación y distribución de informes y presentaciones
• mantener calendarios para actividades departamentales y plazos de la HUD
• coordinar reuniones y proyectos especiales
• rastrear asignaciones y fechas límite
• procesar correspondencia
• mantener registros confidenciales
• responder a consultas de residentes
• ayudar con las comunicaciones de los residentes
• mantener listas de espera y archivos
• utilizar el sistema Yardi
• apoyar la preparación de archivos para auditorías
• rastrear informes y registros
• ayudar con los procesos de mudanza de entrada/salida
• proporcionar apoyo administrativo para los programas HCV y PBV
• ayudar con la correspondencia y la programación de los participantes
• mantener los registros de la lista de espera
• preparar informes
• responder llamadas
• documentar comunicaciones
• mantener relaciones
• responder a asuntos sensibles
• ayudar con proyectos especiales
• traducir comunicaciones cuando sea aplicable
• salvaguardar los recursos de la agencia y realizar otras funciones relacionadas

Las calificaciones requeridas incluyen:

• un título asociado en Administración de Empresas, Administración Pública, Administración de Oficina, Servicios Humanos o un campo relacionado (se prefiere título de bachiller)
• un mínimo de 3 años de experiencia en apoyo administrativo
• capacidad para gestionar múltiples plazos
• fortes habilidades organizativas
• atención al detalle
• capacidad para trabajar de forma independiente
• excelentes habilidades de comunicación
• confidencialidad
• dominio del paquete Microsoft Office
• experiencia con el sistema Yardi
• capacidad para establecer relaciones efectivas
• Se prefiere, pero no es obligatorio, ser bilingüe en español.

El horario de trabajo es de lunes, miércoles y jueves de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con posibles reuniones o eventos adicionales.

Las demandas físicas incluyen sentarse durante periodos prolongados, usar equipos de oficina y, ocasionalmente, levantar hasta 25 libras. El entorno de trabajo es principalmente una oficina con un nivel de ruido moderado. Puede ser necesario viajar entre las comunidades de vivienda asequible.

La Autoridad de Vivienda de la Ciudad de Daytona Beach ofrece oportunidades de empleo equitativas y prohíbe el acoso en el lugar de trabajo.