Asistente Administrativo de Operaciones – Vivienda Pública

THE HOUSING AUTHORITY OF THE CITY OF DAYTONA BEACH; Daytona Beach (FL); On-site; USD 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

The Housing Authority of the City of Daytona Beach seeks a Administrative Assistant to support the COO in managing Public Housing, Section 8 (HCV), and PBV programs. This role coordinates communications among departments, residents, program participants, community partners, and executive leadership.

Approximately 60% of responsibilities support Public Housing operations, while 40% support HCV and PBV programs. Proficiency in Yardi and MS Office is valued; bilingual Spanish preferred.

Qualifications

• Título asociado en administración o campo relacionado; Bachiller preferido.
• Experiencia mínima de 3 años en apoyo administrativo.
• Capacidad para gestionar múltiples plazos y prioridades.
• Dominio de Microsoft Office y sistemas de oficina.
• Experiencia con el sistema Yardi es deseable.
• Se valorará bilingüismo en español.

Responsibilities

• Proporcionar apoyo administrativo directo al Director de Operaciones.
• Gestionar calendarios y programar reuniones.
• Preparar correspondencia y mantener archivos.
• Coordinar comunicaciones departamentales y reportes.
• Ayudar en la preparación y distribución de informes y presentaciones.
• Mantener calendarios para actividades departamentales y plazos de HUD.
• Coordinar reuniones y proyectos especiales.
• Rastrear asignaciones y fechas límite; procesar correspondencia.
• Mantener registros confidenciales; responder a consultas de residentes.
• Ayudar con las comunicaciones de los residentes y la lista de espera.
• Utilizar el sistema Yardi; apoyar preparativos para auditorías.
• Rastrear informes y registros; contribuir a procesos de mudanza.
• Apoyar a los programas HCV y PBV; programación de participantes.
• Mantener relaciones y responder a asuntos sensibles.
• Traducir comunicaciones cuando sea aplicable; salvaguardar recursos.

Skills

Gestión de múltiples plazos

Organización avanzada

Atención al detalle

Trabajo independiente

Comunicación efectiva

Confidencialidad

Microsoft Office

Yardi

Habilidades interpersonales

Bilingüe en español (opcional)

Education

Título asociado en Administración de Empresas/Administración Pública/Oficina/Servicios Humanos (preferible Bachiller)

Experiencia mínima en apoyo administrativo (3+ años)

Tools

Yardi

Microsoft Office

Job description

The Housing Authority of the City of Daytona Beach seeks a Administrative Assistant to support the COO in managing Public Housing, Section 8 (HCV), and PBV programs. This role coordinates communications among departments, residents, program participants, community partners, and executive leadership.

Approximately 60% of responsibilities support Public Housing operations, while 40% support HCV and PBV programs. Proficiency in Yardi and MS Office is valued; bilingual Spanish preferred.