Administrative Assistant

Premier Warranty; San Juan (PR); On-site; USD 52,000 - 70,000; Full time

Job summary

Premier Warranty busca un/a asistente ejecutivo/a para brindar soporte directo a la Presidencia y al equipo directivo. Actuará como enlace entre la gestión ejecutiva y la operación diaria de la oficina, priorizando proactividad y organización.

Entre sus funciones estará gestionar agendas, coordinar viajes, preparar presentaciones e informes y mantener la comunicación interna y externa del equipo ejecutivo.

Qualifications

• Gestión de agendas ejecutivas, coordinación de viajes y logística de reuniones.
• Preparación de presentaciones e informes corporativos.
• Organización y gestión del tiempo, capacidad para manejar múltiples proyectos.
• Manejo avanzado de herramientas de oficina, especialmente Google Workspace.
• Fluidez en inglés y español, oral y escrito.

Responsibilities

• Gestionar la agenda de la Presidencia, incluyendo reuniones, viajes y reservaciones para eventos clave.
• Coordinar y dar seguimiento a proyectos estratégicos, manteniendo un flujo de trabajo ágil y eficiente.
• Preparar presentaciones e informes que reflejen la imagen corporativa y los valores de la Compañía.
• Servir de enlace de comunicación entre gestión ejecutiva y operación diaria de la oficina.
• Mantener las operaciones diarias de la oficina, control de suministros y seguridad.

Skills

Gestión de agendas

Coordinación de viajes

Presentaciones e informes

Google Workspace

Inglés y español

Education

Bachillerato en Administración de Empresas

Tools

Google Workspace

Job description

En este rol, brindará soporte administrativo directo a la Presidencia y a otros miembros del equipo ejecutivo, actuando como enlace clave entre la gestión ejecutiva y la operación diaria de la oficina. Su proactividad, organización y capacidad para manejar múltiples prioridades simultáneamente contribuirán al funcionamiento eficiente y coordinado del entorno ejecutivo.

• Gestionar la agenda de la Presidencia, incluyendo reuniones, viajes y reservaciones para eventos clave.
• Coordinar y dar seguimiento a proyectos estratégicos, manteniendo un flujo de trabajo ágil y eficiente.
• Preparar presentaciones e informes que reflejen la imagen corporativa y los valores de la Compañía.
• Servir de enlace de comunicación efectiva, tanto interna como externa, para el equipo ejecutivo.
• Actuar como punto focal de conexión con clientes, proveedores y compañeros de trabajo, de manera profesional y efectiva.
• Mantener las operaciones diarias de la oficina, incluyendo el control de suministros y materiales necesarios.
• Asegurar que las instalaciones estén en óptimas condiciones y cumplan con los estándares de seguridad y regulaciones.
• Gestionarcontratos con proveedores de servicios para asegurar la calidad y eficiencia de los servicios prestados.
• Colaborar en la organización de eventos y actividades internas de la Compañía.
• Mantener flexibilidad en la agenda para el manejo ágil de situaciones imprevistas.
• Cumplir con las políticas y los procedimientos administrativos y de recursos humanos establecidos por la Compañía.
• Bachillerato en Administración de Empresas o campo relacionado.
• Mínimo 4 años de experiencia en gestión administrativa o soporte ejecutivo.

Skills Técnicos / Funcionales

• Gestión de agendas ejecutivas, coordinación de viajes y logística de reuniones.
• Preparación de presentaciones e informes corporativos.
• Organización y gestión del tiempo, con capacidad de manejar múltiples proyectos simultáneamente.
• Manejo avanzado de herramientas de oficina, especialmente Google Workspace, y adaptabilidad a nuevas tecnologías.
• Fluidez en inglés y español, tanto oral como escrito.

Competencias Esenciales

Orientación al Cliente

Atención al Detalle

Manejo de Presión

Confidencialidad e Integridad

Un entorno dinámico donde podrás desarrollarte, aportar ideas y crecer profesionalmente, siendo parte de un equipo que trabaja con pasión y compromiso.

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