Üst Yönetim Asistanı

Işıkkent Eğitim Kampüsü; Konak; On-site; TRY 180,000 - 240,000; Full time

Job summary

Işıkkent Eğitim Kampüsü İzmir'de anaokuldan lise sonuna kadar eğitim veren vakıf okuludur. Üst yönetim için deneyimli bir yönetici asistanı arıyoruz; toplantı planlaması, evrak takibi, protokol ve resmi yazışmalarla kurum içi ve dış paydaşlarla etkili iletişim sağlar.

İş, tam zamanlı ofis ortamında yürütülür; KVKK ve güvenlik ilkeleriyle uyumlu çalışma beklenir. Adaylar profesyonel ve disiplinli bir ekip içinde çalışacaktır.

Qualifications

• Üst düzey yönetici asistanlığı veya yönetim ofisi koordinasyonu konusunda en az 5 yıl deneyim
• İngilizce yazılı ve sözlü iletişimde ileri düzey (C1) becerisi
• Türkçe ve İngilizce kurumsal yazışma yeteneği
• Üst yönetim takvimi, toplantı, seyahat, ziyaret ve konaklama organizasyonları yönetimi
• Toplantı gündemi, tutanak, rapor, sunum ve resmi yazışma hazırlama yeteneği
• Protokol davetlerinin iletilmesi, katılım takibi ve ilgili birimlerle koordinasyon
• KVKK ve bilgi güvenliği ilkelerine hakim
• Microsoft 365 uygulamaları ve Zoom’u etkin kullanabilme
• Akreditasyon/uluslararası programlar veya çok paydaşlı kurumlarda deneyim tercihen

Responsibilities

• Üst yönetim, Yönetim Kurulu ve Vakıf Genel Kurulu arasındaki bilgi akışını koordine etmek
• Toplantı gündemi, dosya, tutanak, yönetici özeti ve raporları hazırlamak
• Toplantı, seyahat, ziyaret, etkinlik, ulaşım ve konaklama organizasyonlarını yönetmek
• Davet ve protokol süreçlerini yürütmek ve ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak
• İdari yazışmaları hazırlamak ve akreditasyon/kurumsal süreçleri desteklemek

Education

İlgili bölümlerden üniversite mezunu

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

OneDrive

Zoom

Job description

Işıkkent Eğitim Kampüsü, 1998 yılında Çimentaş Eğitim ve Sağlık Vakfı tarafından İzmir’de kurulmuş, özgün öğrenme ortamı, genişletilmiş eğitim programı, araştırmaya ve sorgulamaya dayanan yenilikçi, yaratıcı öğretim yaklaşımlarıyla anaokulundan 12. Sınıfa kadar öğretim veren bir vakıf okuludur. Işıkkent Eğitim Kampüsü IB(Uluslararası Bakalorya) programlarının üçünü de okul öncesinden lise bitinceye kadar bütünsel uygulayan Ege Bölgesi’ nin tek, Türkiye’ nin ise on iki okulundan biridir.

Genel müdür ve kurucu temsilcisinin iş süreçlerini etkin biçimde koordine edecek; üst yönetim, Yönetim Kurulu, Vakıf Genel Kurulu, kurum içi birimler ve dış paydaşlar arasındaki bilgi ve iletişim akışını yönetecek; Yönetim Kurulu ve Genel Kurul toplantıları ile Vakıf protokolü kapsamındaki davet, ziyaret ve organizasyonları koordine edecek; üyelik ve akreditasyon süreçlerinin düzenli ve zamanında yürütülmesine destek olacak bir Üst Yönetim Asistanı arıyoruz.

Aranan Nitelikler

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• Üst düzey yönetici asistanlığı, yönetim ofisi koordinasyonu veya benzer bir görevde en az 5 yıl deneyimli,
• İngilizceyi yazılı ve sözlü iletişimde ileri düzeyde (C1) kullanabilen,
• Türkçe ve İngilizce kurumsal yazışma hazırlama becerisi güçlü,
• Üst yönetim takvimi ile toplantı, seyahat, ziyaret, etkinlik, ulaşım ve konaklama organizasyonlarını yönetme konusunda deneyimli,
• Toplantı gündemi, toplantı dosyası, tutanak, yönetici özeti, rapor, sunum ve resmî yazışma hazırlayabilen,
• Karar, aksiyon ve imza süreçlerini düzenli olarak takip edebilen,
• Protokol kapsamındaki davetlerin iletilmesi, katılım durumlarının takibi ve ilgili birimlerle koordinasyon konularında deneyimli,
• Microsoft 365 uygulamalarını (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams ve OneDrive) ve Zoom’u etkin kullanabilen,
• Dijital takvim, toplantı, doküman ve arşiv yönetimi ile sürüm takibi konularında yetkin,
• KVKK, gizlilik ve bilgi güvenliği ilkeleri konusunda bilgi sahibi,
• Tercihen eğitim kurumu, vakıf, uluslararası okul veya çok paydaşlı kurumsal yapılarda çalışmış, akreditasyon, uluslararası program, kurumsal üyelik veya denetim süreçlerinde görev almış.

Temel Yetkinlikler

• Planlama, organizasyon ve takip becerileri güçlü,
• Birden fazla süreci eş zamanlı yönetebilen ve doğru önceliklendirme yapabilen,
• Ayrıntılara özen gösteren ve sonuç odaklı çalışan,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü,
• Farklı düzeylerdeki iç ve dış paydaşlarla etkili iletişim kurabilen,
• Temsil, protokol ve kurumsal nezaket kurallarına uygun davranan,
• Gizlilik ve etik ilkelere bağlı,
• Değişen koşullara ve önceliklere hızla uyum sağlayabilen,
• Sorunları öngörebilen, çözüm geliştirebilen ve gerektiğinde inisiyatif alabilen,
• Yoğun çalışma dönemlerinde sakin, dikkatli ve kontrollü çalışabilen,
• İş birliğine açık ve kurumsal destek anlayışı güçlü.

Tüm başvurular gizlilik esasına göre değerlendirilecek olup yalnızca ihtiyaçlar doğrultusunda adaylara geri dönüş sağlanacaktır.

CIS Uluslararası Çocuk Koruma Standartları ile uyumlu bir öğrenme ortamı sağlamak önceliğimizdir. Tüm adaylar çocuk koruma politikası ilkelerine ve etik değerlere bağlılıklarını kabul etmiş sayılırlar.