İdari İşler Müdürü

Obilet Bilişim Sistemleri A.Ş.: TÜRSAB Group; Fatih; On-site; TRY 180,000 - 280,000; Full time

Job summary

Obilet Bilişim Sistemleri A.Ş.: TÜRSAB Group, Marmara Bölgesi Fatih’te ofis operasyonlarının idari süreçlerini yönetecek deneyimli bir İdari İşler Müdürü arıyor. Pozisyon, çok lokasyonlu ofis yönetimi ve bütçe takibi gerektirir.

Şirketin idari dokümantasyonunu ve resmi işlemlerini koordine edecek, ekip yönetimiyle verimli bir çalışma ortamı sağlayacak, iletişim ve müşteri hizmetine odaklı bir yaklaşıma sahip adaylar aranmaktadır.

Qualifications

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun olması
• İdari İşler alanında en az 8 yıl deneyim ve bu sürenin en az 3 yılında ekip yönetimi tecrübesi
• Birden fazla lokasyonda ofis ve idari süreçleri yönetebilme
• MS Office, özellikle Excel’i ileri düzeyde kullanabilme; raporlama ve veri takibi tecrübesi
• İdari İşler süreçlerine ilişkin prosedür, iş akışı ve kontrol mekanizmaları oluşturma deneyimi
• Bütçe planlama, gider takibi ve maliyet kontrolü bilgisi
• İSG ve yasal süreçlerin koordinasyonu becerisi
• Güçlü iletişim, hizmet odaklı yaklaşım ve koordinasyon yeteneği
• Orta seviyede İngilizce bilgisi

Responsibilities

• Şirketin farklı lokasyonlarındaki idari işler ve ofis operasyonlarının uçtan uca yönetimini sağlamak
• İdari süreçleri inceleyip gerekli prosedür, iş akışı ve standartları oluşturmak ve geliştirmek
• Ofislerin günlük operasyonlarının kesintisiz ve belirlenen hizmet standartlarında yürütülmesini güvence altına almak
• Temizlik, güvenlik, ulaşım, bakım-onarım gibi destek hizmetlerini yönetmek ve hizmet kalitesini izlemek
• Şirket araçları, filo, demirbaş ve ofis ekipmanlarının idaresini yürütmek
• İdari işlerin yıllık bütçesini hazırlamak ve gerçekleşmeleri düzenli olarak takip etmek
• Departman ihtiyaçlarını karşılamak üzere zamanında çözümler üretmek
• Tedarikçi seçimi, teklif toplama, satın alma ve sözleşme süreçlerini koordine etmek
• Tedarikçi performansını ve maliyetleri takip etmek ve iyileştirme çalışmaları yapmak
• Ofis taşınması, yerleşim değişikliği ve idari projelerin planlanması ve paydaşlarla koordinasyonu
• İSG ve ilgili yasal süreçlerin koordinasyonunu sağlamak
• İdari dokümantasyon, resmi kurum ve noter işlemlerinin koordinasyonunu yürütmek
• İdari İşler ekibinin görevlerini planlamak ve gelişimini desteklemek
• İdari süreçlerle ilgili KPI ve maliyet raporlarını hazırlamak
• İşletme verimliliğini artıracak iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve hayata geçirmek

Skills

Ekip Yönetimi

İdari İşler Bilgisi

Prosedür Oluşturma

Raporlama & Veri Takibi

İngilizce (orta)

Education

Üniversite Lisans Mezunu

Tools

MS Office - Excel ileri

Job description

2012 yılında kurulan Obilet.com, otobüs, uçak ve feribot bileti satışının yanı sıra otel rezervasyonu ve araç kiralama hizmetleriyle önde gelen bir seyahat ve turizm uygulamasıdır.

Otobüs firmalarına sınıfının en iyisi SaaS Envanter Yönetim Sistemi (IMS) desteği, aylık 25 milyon ziyaretçisi ve 15 milyon mobil uygulama indirme sayısı ile Obilet, hem B2B hem de B2C pazarlarında Türkiye'de açık ara farkla lider konumundadır.

2025 yılında 50 milyondan fazla işleme aracılık etmesi öngörülen Obilet, yurt dışı açılımlarıyla seyahat teknolojileri alanında dünyanın en büyük küresel oyuncularından biri olmayı hedeflemektedir.

Obilet olarak, farklı lokasyonlardaki idari işler süreçlerimizin etkin, düzenli ve çalışan deneyimini destekleyecek şekilde yürütülmesini sağlayacak İdari İşler Müdürü arıyoruz.

Aradığımız Özellikler:

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun
• İdari İşler alanında en az 8 yıl deneyimli ve bu sürenin en az 3 yılında ekip yönetimi yapmış
• Birden fazla lokasyonda ofis ve İdari İşler süreçlerini yönetmiş
• MS Office programlarını, özellikle Excel’i ileri seviyede kullanabilen; raporlama ve veri takibi konusunda güçlü
• İdari İşler süreçlerine ilişkin prosedür, iş akışı, standart ve kontrol mekanizmaları oluşturma konusunda deneyimli
• Bütçe planlama, gider takibi ve maliyet kontrolü konularına hakim
• İş Sağlığı ve Güvenliği konularında bilgi sahibi ve ilgili süreçlerin koordinasyonunu yürütebilecek
• Çalışan ihtiyaçlarını doğru anlayan, hizmet odaklı ve çözüm üreten bir yaklaşıma sahip
• Tedarikçi seçimi, sözleşme, satın alma ve hizmet kalitesi süreçlerinde deneyimli
• Güçlü planlama, organizasyon ve koordinasyon becerilerine sahip
• Farklı departmanlar, lokasyonlar ve paydaşlarla eş zamanlı çalışabilecek güçlü iletişim becerilerine sahip
• Orta seviyede İngilizce bilgisine sahip

İş Tanımı:

• Şirketimizin farklı lokasyonlarındaki İdari İşler ve ofis operasyonlarının uçtan uca yönetilmesini sağlamak
• İdari İşler kapsamındaki süreçleri gözden geçirerek gerekli prosedür, iş akışı ve standartları oluşturmak ve geliştirmek
• Ofislerin günlük operasyonlarının kesintisiz ve belirlenen hizmet standartlarında yürütülmesini sağlamak
• Temizlik, güvenlik, ulaşım, bakım-onarım ve benzeri destek hizmetlerini yönetmek ve hizmet kalitesini takip etmek
• Şirket araçları ve filo, demirbaş, ofis ekipmanlarıve benzeri idari varlıkların yönetimini sağlamak
• İdari İşler yıllık bütçesini oluşturmak ve gerçekleşmeleri düzenli takip etmek
• Departmanlardan gelen ihtiyaçların zamanında ve çözüm odaklı şekilde karşılanmasını sağlamak
• Tedarikçi seçimi, teklif toplama, satın alma, sözleşme ve hizmet performans süreçlerini ilgili ekiplerle koordineli şekilde yürütmek
• Tedarikçi performansını, hizmet seviyelerini ve maliyetleri düzenli olarak takip etmek ve gerekli iyileştirmeleri gerçekleştirmek
• Ofis taşınması, yerleşim değişikliği, tadilat ve benzeri idari projeleri planlamak ve ilgili paydaşlarla koordineli şekilde yürütmek
• İSG, işyeri hekimi, OSGB ve ilgili yasal/idari süreçlerin koordinasyonunu sağlamak
• Şirketin idari dokümantasyon, resmi kurum, noter ve benzeri operasyonel süreçlerinin koordinasyonunu sağlamak.
• İdari İşler ekibinin görev ve sorumluluklarını planlamak, iş dağılımını yapmak ve gelişimini desteklemek
• İdari İşler süreçlerine ilişkin KPI, maliyet, hizmet seviyesi ve operasyonel performans raporlarını hazırlamak
• Süreçlerde verimlilik ve çalışan deneyimini geliştirecek iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve hayata geçirmek