İdari İşler Müdürü

oBilet Bilişim Sistemleri A.Ş; Ümraniye; On-site; TRY 350,000 - 550,000; Full time

Job summary

Obilet Bilişim Sistemleri A.Ş. için idari işler ve ofis operasyonlarının uçtan uca yönetilmesini sağlayacak deneyimli bir İdari İşler Müdürü arıyoruz. Farklı lokasyonlarda süreçleri koordine ederek standartlar oluşturmalı ve hizmet kalitesini sürdürmelisiniz.

Geniş bütçe sorumluluğu, tedarikçi yönetimi ve OSGB/SGK süreçlerinin koordinasyonu gibi görevler ön plandadır. İleri düzey MS Office ve orta İngilizce bilgisi aranmaktadır.

Qualifications

• İdari İşler alanında en az 8 yıl deneyimli ve en az 3 yıldır ekip yönetimi yapmış.
• Birden fazla lokasyonda ofis ve idari süreçleri yönetmiş.
• MS Office programlarını ileri seviyede kullanabilen; raporlama ve veri takibi konusunda güçlü.
• İdari İşler süreçlerine ilişkin prosedür, iş akışı, standart ve kontrol mekanizmaları oluşturma konusunda deneyimli.
• Bütçe planlama, gider takibi ve maliyet kontrolü konularına hakim.
• İş Sağlığı ve Güvenliği konularında bilgi sahibi ve koordinasyon yapabilir.
• Orta seviyede İngilizce bilgisine sahip

Responsibilities

• Şirketimizin farklı lokasyonlarındaki idari işler ve ofis operasyonlarının uçtan uca yönetilmesini sağlamak.
• İdari İşler kapsamındaki süreçleri gözden geçirerek gerekli prosedür, iş akışı ve standartları oluşturmak ve geliştirmek.
• Ofislerin günlük operasyonlarının kesintisiz ve belirlenen hizmet standartlarında yürütülmesini sağlamak.
• Temizlik, güvenlik, ulaşım, bakım-onarım ve benzeri destek hizmetlerini yönetmek ve hizmet kalitesini takip etmek.
• Şirket araçları ve filo, demirbaş, ofis ekipmanları ve benzeri idari varlıkları yönetimini sağlamak.
• İdari İşler yıllık bütçesini oluşturmak ve gerçekleşmeleri düzenli takip etmek.
• Departmanlardan gelen ihtiyaçların zamanında karşılanmasını sağlamak.
• Tedarikçi seçiminden satın almaya kadar süreçleri ilgili ekiplerle koordineli yürütmek.
• Tedarikçi performansını, hizmet seviyelerini ve maliyetleri izlemek ve iyileştirmeler yapmak.
• Ofis taşınması ve idari projeleri planlamak ve paydaşlarla koordine etmek.

Skills

Liderlik

Bütçe planlama

Tedarikçi yönetimi

Çok lokasyonlu koordinasyon

Süreç iyileştirme

İletişim

İngilizce (orta)

Education

İlgili alanda lisans mezuniyeti

Tools

MS Office

Excel

Job description

2012 yılında kurulan Obilet.com, otobüs, uçak ve feribot bileti satışının yanı sıra otel rezervasyonu ve araç kiralama hizmetleriyle önde gelen bir seyahat ve turizm uygulamasıdır.

Otobüs firmalarına sınıfının en iyisi SaaS Envanter Yönetim Sistemi (IMS) desteği, aylık 25 milyon ziyaretçisi ve 15 milyon mobil uygulama indirme sayısı ile Obilet, hem B2B hem de B2C pazarlarında Türkiye'de açık ara farkla lider konumundadır.

2025 yılında 50 milyondan fazla işleme aracılık etmesi öngörülen Obilet, yurt dışı açılımlarıyla seyahat teknolojileri alanında dünyanın en büyük küresel oyuncularından biri olmayı hedeflemektedir.

Obilet olarak, farklı lokasyonlardaki idari işler süreçlerimizin etkin, düzenli ve çalışan deneyimini destekleyecek şekilde yürütülmesini sağlayacak İdari İşler Müdürü arıyoruz.

Aradığımız Özellikler

• Üniversitelerin ilgili lisans bölümlerinden mezun

• İdari İşler alanında en az 8 yıl deneyimli ve bu sürenin en az 3 yılında ekip yönetimi yapmış

• Birden fazla lokasyonda ofis ve idari işler süreçlerini yönetmiş

• MS Office programlarını, özellikle Excel’i ileri seviyede kullanabilen; raporlama ve veri takibi konusunda güçlü

• İdari İşler süreçlerine ilişkin prosedür, iş akışı, standart ve kontrol mekanizmaları oluşturma konusunda deneyimli

• Bütçe planlama, gider takibi ve maliyet kontrolü konularına hakim

• İş Sağlığı ve Güvenliği konularında bilgi sahibi ve ilgili süreçlerin koordinasyonunu yürütebilecek

• Çalışan ihtiyaçlarını doğru anlayan, hizmet odaklı ve çözüm üreten bir yaklaşıma sahip

• Tedarikçi seçimi, sözleşme, satın alma ve hizmet kalitesi süreçlerinde deneyimli

• Güçlü planlama, organizasyon ve koordinasyon becerilerine sahip

• Farklı departmanlar, lokasyonlar ve paydaşlarla eş zamanlı çalışabilecek güçlü iletişim becerilerine sahip

• Orta seviyede İngilizce bilgisine sahip

İş Tanımı

• Şirketimizin farklı lokasyonlarındaki idari işler ve ofis operasyonlarının uçtan uca yönetilmesini sağlamak

• İdari İşler kapsamındaki süreçleri gözden geçirerek gerekli prosedür, iş akışı ve standartları oluşturmak ve geliştirmek

• Ofislerin günlük operasyonlarının kesintisiz ve belirlenen hizmet standartlarında yürütülmesini sağlamak

• Temizlik, güvenlik, ulaşım, bakım-onarım ve benzeri destek hizmetlerini yönetmek ve hizmet kalitesini takip etmek

• Şirket araçları ve filo, demirbaş, ofis ekipmanlarıve benzeri idari varlıkların yönetimini sağlamak

• İdari İşler yıllık bütçesini oluşturmak ve gerçekleşmeleri düzenli takip etmek

• Departmanlardan gelen ihtiyaçların zamanında ve çözüm odaklı şekilde karşılanmasını sağlamak

• Tedarikçi seçimi, teklif toplama, satın alma, sözleşme ve hizmet performans süreçlerini ilgili ekiplerle koordineli şekilde yürütmek

• Tedarikçi performansını, hizmet seviyelerini ve maliyetleri düzenli olarak takip etmek ve gerekli iyileştirmeleri gerçekleştirmek

• Ofis taşınması, yerleşim değişikliği, tadilat ve benzeri idari projeleri planlamak ve ilgili paydaşlarla koordineli şekilde yürütmek

• İSG, işyeri hekimi, OSGB ve ilgili yasal/idari süreçlerin koordinasyonunu sağlamak

• Şirketin idari dokümantasyon, resmi kurum, noter ve benzeri operasyonel süreçlerinin koordinasyonunu sağlamak.

• İdari İşler ekibinin görev ve sorumluluklarını planlamak, iş dağılımını yapmak ve gelişimini desteklemek

• İdari İşler süreçlerine ilişkin KPI, maliyet, hizmet seviyesi ve operasyonel performans raporlarını hazırlamak

• Süreçlerde verimlilik ve çalışan deneyimini geliştirecek iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve hayata geçirmek