HR Administrator / HR Student

Instabee Group; Stockholms kommun; On-site; SEK 207,000 - 289,000; Part time

Job summary

Instabee Group söker en strukturerad HR-student som vill få praktisk erfarenhet av HR-administration i en snabb verksamhet. Under en intensiv period stöder du våra chefer med löpande administration kopplad till anställningar och medarbetardata i Stockholm.

Rollen är timanställning upp till cirka 50 %, vilket passar bra för studier inom HR/personalvetenskap eller annan aktivitet. Du arbetar självständigt utifrån tydliga processer och har lätt för att sätta dig in i nya system och rutiner.

Qualifications

• Studier inom HR/personalvetenskap
• Erfarenhet av administrativt arbete är meriterande men inget krav
• Förmåga att hantera flera ärenden samtidigt och följa upp detaljer

Responsibilities

• Upprätta och administrera avtal samt driva administrativa processer i rekrytering
• Följa upp signering och säkerställa fullständighet av avtal inför start
• Registrera och uppdatera medarbetar- och anställningsdata i HR-system
• Säkerställa att informationen stämmer mellan avtal och olika system
• Följa upp saknade underlag och kommande slutdatum
• Genomföra löpande kvalitetskontroller och eskalera vid behov

Skills

Strukturerad

Noggrann

Snabbt lärande

Självständig

Education

HR/personalvetenskap studier

Tools

HR-system

Job description

Vi söker en strukturerad och noggrann HR-student som vill få praktisk erfarenhet av HR-administration i en verksamhet med högt tempo. Under en intensiv period kommer du att stötta våra chefer med den löpande administrationen kopplad till anställningar och medarbetardata.

Tjänsten är en timanställning med placering i Stockholm, där vi ser ett behov på upp till cirka 50 %. Rollen passer därför bra för dig som vill kombinera arbetet med exempelvis HR-/personalvetarstudier eller annan sysselsättning.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Upprätta och administrera anställningsavtal samt driva den administrativa processen från underlag till färdigt avtal.

• Följa upp signering och säkerställa att avtal är kompletta och på plats inför anställningsstart.

• Registrera och uppdatera medarbetar- och anställningsinformation i våra HR- och bemanningssystem.

• Säkerställa att informationen är korrekt och konsekvent mellan avtal och olika system.

• Följa upp exempelvis saknade underlag, ofullständiga avtal och kommande slutdatum.

• Genomföra löpande kvalitetskontroller, identifiera avvikelser och eskalera vid behov.

Vem vi söker

Vi tror att du studerar HR/personalvetenskap och vill kombinera studier med värdefull praktisk erfarenhet.

Du är strukturerad, noggrann och ansvarstagande och trivs med administrativa uppgifter där kvalitet och detaljer är viktiga. Du har lätt för att sätta dig in i nya system och processer, kan hantera flera ärenden parallellt och reagerar när något inte ser ut att stämma.

Tidigare erfarenhet av HR-administration, avtal eller HR-system är meriterande, men inget krav. Det viktigaste är att du är snabblärd, har ett öga för detaljer och känner dig bekväm med att arbeta självständigt utifrån tydliga processer och rutiner.

Övrigt

Denna rekryteringsprocess består av personlighets- och logiktest via Alva Labs samt bakgrundskontroll via Svensk Bakgrundsanalys för granskning av tidigare offentliga kriminalregister. Resultatet är offentlig information som hanteras konfidentiellt. Detta är obligatoriskt för alla rekryteringsprocesser på Instabee i Sverige.