Helsingborgs Kulturskola söker administratör på 50%!

Helsingborgs kommun; Helsingborgs kommun; On-site; SEK 357,120 - 468,720; Full time

Job summary

Helsingborgs kulturskola söker en administratör som blir spindeln i nätet mellan pedagoger, elever och vårdnadshavare. Placeringsområdet omfattar kontorstid och ett utvecklingsfokuserat uppdrag i en kommunal kulturverksamhet.

Du arbetar med vikariehantering, fakturering utöver elevavgifter, diarieföring och samordning av prova-på-dagar i samverkan med grundskolan. Förutom Speedadmin‑vana ingår stöd i IT‑frågor och bemanningssystemet Medvind.

Qualifications

• Slutförd eftergymnasial utbildning.
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete.
• Erfarenhet av diarieföring inom offentlig sektor.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.
• God digital kompetens och vana att arbeta i olika administrativa system.

Responsibilities

• Arbeta med vikariehantering, instrumentutlån och inköp som en naturlig del av det dagliga administrativa arbetet.
• Stötta pedagogerna i frågor kring elevhanteringssystemet Speedadmin.
• Samordna IT-relaterade frågor inom verksamheten.
• Ansvara för samordning av prova‑på‑dagar i samverkan med grundskolan.
• Ansvara för all fakturering utöver elevavgifter, diarieföring samt hantering av samarbetsavtal och överenskommelser med andra verksamheter.
• Ansvara för pedagogernas instrumentersättning och stödja vid behov i schema‑ och bemanningssystemet Medvind.
• Ge administrativt stöd för både vårdnadshavare och pedagoger och bidra till att vardagen fungerar smidigt.

Skills

Administrativ erfarenhet

Svenska kommunikation

Digital kompetens

Systemvana

Education

Eftergymnasial utbildning

Tools

Speedadmin

Job description

Helsingborgs Kulturskola är i ett spännande utvecklingsskede och nu söker vi en administratör som vill vara spindeln i nätet för pedagoger, elever och vårdnadshavare!

Om arbetsplatsen

Kulturen är en viktig drivkraft för att göra Helsingborg till den mest attraktiva staden. Här bedrivs en aktiv och synlig kulturpolitik utifrån kulturinstitutionerna, de fria kulturutövarna och det civila samhällets engagemang. Förvaltningens publika verksamheter innefattar Helsingborgs bibliotek, Helsingborgs museum, Helsingborgs kulturskola och Dunkers kulturhus. Tillsammans stöds de av gemensamma stabsfunktioner för kommunikation, administration, ekonomi och HR.

Helsingborgs kulturskola har sin huvudsakliga verksamhet på Dunkers kulturhus, men vårt uppdrag innebär också att vi ska finnas tillgängliga på andra platser i staden. Vi möter varje vecka elever mellan 6‑19 år som tar del av våra kurser, utbildningar och öppna verksamhet. Helsingborgs kulturskolas mission är att berika andra människors liv, vi ska vara en kulturskola i ständig utveckling och vara attraktiva, synliga och tillgängliga. Vi utgår från individens behov och har alltid invånarna i fokus. På Helsingborgs kulturskola har vi ett rikt och mångfasetterat utbud inom en mängd olika konstnärliga uttryck.

Arbetsuppgifter

• Arbeta med vikariehantering, instrumentutlån och inköp som en naturlig del av det dagliga administrativa arbetet.
• Stötta pedagogerna i frågor kring elevhanteringssystemet Speedadmin.
• Samordna IT‑relaterade frågor inom verksamheten.
• Ansvara för samordning av prova‑på‑dagar i samverkan med grundskolan.
• Ansvara för all fakturering utöver elevavgifter, diarieföring samt hantering av samarbetsavtal och överenskommelser med andra verksamheter.
• Ansvara för pedagogernas instrumentersättning och stödja vid behov i schema‑ och bemanningssystemet Medvind.
• Ge administrativt stöd för både vårdnadshavare och pedagoger och bidra till att vardagen fungerar smidigt.

Arbetstiderna är förlagda till kontorstid, huvudsakligen under förmiddagar, och omfattar 4‑5 dagar per vecka.

Krav

• Slutförd eftergymnasial utbildning.
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete.
• Erfarenhet av diarieföring inom offentlig sektor.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.
• God digital kompetens och vana att arbeta i olika administrativa system.

Meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete inom kulturskola eller liknande verksamhet.
• Erfarenhet av att arbeta i elevadministrativt system, exempelvis Speedadmin.
• Erfarenhet av samverkan med skolverksamhet eller andra externa aktörer.

Som person tar du ansvar för dina arbetsuppgifter från ax till limpa. Du är noggrann, effektiv och har förmåga att både arbeta detaljorienterat och samtidigt se verksamheten ur ett helhetsperspektiv. Du arbetar proaktivt och strukturerat, och känner arbetstillfredsställelse i att inte enbart administrera utan också följa upp, analysera och bidra med förslag till utveckling av arbetssätt och rutiner.

Du har ett starkt service‑ och invånarperspektiv, trivs med att stödja både interna och externa kontakter och bidrar till ett professionellt och tillmötesgående bemötande.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.